Зміст
Основні можливості Microsoft Office Outlook
Запуск Outlook
Елементи і папки Outlook
Завершення роботи з Outlook
Вибір завдань, які слід відображати
Стилі
Календар
Зміна уявлення завдань в Календарі
Контакти
Адресна книга і контакти
Щоденник
Нотатки
Перегляд папки або файлу
Електронна пошта
Як отримати і подивитись пошту
Як написати електронний лист
Список використаної літератури
Основні можливості Microsoft Office Outlook
Додаток Microsoft Outlook - могутній інструмент для організації індивідуальної та групової роботи на комп'ютері. Outlook являє собою програму управління даними. Outlook може використовуватися для документообігу, формування завдань і завдань групи, управління електронною поштою, планування справ і зборів, ведення списку контактних осіб і щоденника виконуваних дій. Деякі можливості Outlook можна використовувати з іншими додатками Office. Зокрема, можна додати завдання, яку слід виконати з документами Word і Excel, а також записувати відомості про роботу, виконану над будь-яким документом. За допомогою Outlook можна швидко з'ясувати, з якими документами, скільки часу і коли ви працювали. Outlook дозволяє створювати особисті списки адрес, зберігати їх, управляти масової розсилкою для відправки повідомлень або документів адресатам. Електронні повідомлення можуть створюватися у будь-якій програмі Office, включаючи Word, Excel, Access і PowerPoint. Ці повідомлення зручніше відправляти у форматі HTML, що робить їх читання можливим незалежно від того, чи встановлена ​​на комп'ютері адресата відповідна програма Office. Крім того, для відправки файлу, створеного в, будь програмі Office як повідомлення Outlook, не потрібно виходити з цієї програми. Outlook дозволяє підтримувати бази даних таких інформаційних елементів, як замітки, адреси і телефони кореспондентів, щоденникові записи і т.д. Додаток Microsoft Outlook відноситься до програм інформаційних менеджерів (ПІМ) і включає функції таких програм Microsoft, як Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange і Explorer (Провідник Windows). Outlook складається з наступних взаємопов'язаних компонентів, в яких використовується единообразная форма подання інформації: Outlook сьогодні - зведення подій; електронної адресної та телефонної книги ( Контакти); Календаря; планувальника завдань ( Завдання); журналу подій комп'ютера ( Щоденник); електронної пошти ; записної книжки ( Нотатки).
Запуск Outlook
Запуск програми можна здійснити декількома способамі.1. Натисніть кнопку Пуск і з пункту Програми виберіть Microsoft Outlook.2. Двічі клацніть мишею по ярлику Microsoft Outlook на робочому столе.3. Натисніть кнопку Microsoft Outlook на панелі Microsoft Office. Відкриється головне вікно Outlook з відкритою (по замовчуванням) папкою Вхідні, де зберігається повідомлення "Вас вітає Microsoft Outlook" (рис.1).
Рис.1. Головне вікно Microsoft Outlook
Головне вікно Outlook дуже схоже на вікна інших додатків. Воно складається з рядка заголовка, в якій відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання та закриття вікон. Нижче розташовані рядок меню і панель інструментів. Ліва вікно - панель з ярликами папок, в ній знаходяться значки для швидкого доступу до них. За замовчуванням панель Outlook містить три групи ярликів: Ярлики Outlook, Мої ярлики і Інші ярлики. Група Ярлики Outlook містить наступні ярлики; Outlook сьогодні, Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Нотатки, Видалені. Група Мої ярлики містить ярлики: Чернетки, Вихідні, Відправлені, Щоденник, Оновлення Outlook. Група Інші ярлики містить ярлики для роботи з файловою структурою комп'ютера: Мій комп'ютер, Мої документи, Favorites (Избранное). Праворуч - панель зі списком папок і панель перегляду інформації, де відображається вміст вибраної папки. Робота з панеллю Список папок аналогічна роботі з Провідником Windows.
Елементи і папки Outlook
Основними одиницями інформації в Outlook є елементи різних типів зустрічі, повідомлення, замітки, контакти, завдання, нотатки в Щоденнику . Ontlook зберігає елементи інформації в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, всі нотатки зберігаються в папці Нотатки , всі завдання - в папці Завдання і т.д. Фактично Outlook організовує базу даних цих елементів. Папка Outlook - це логічне сховище інформації, не пов'язане з фізичним способом зберігання інформації на диску. Хоча всі ці папки мають імена, вони не видні з програми Провідник Windows , оскільки вся інформація Outlook зберігається в єдиному файлі на диску. При першому запуску Outlook користувач має доступ до кількох типів елементів інформації. Outlook зберігає ці елементи в наступних папках, які містяться в папці Особисті папки . Outlook сьогодні показує зведення подій, що відбулися і запланованих та день. На ній представлено число нових повідомлень, перераховані зустрічі, заплановані на тиждень, і завдання. Ця сторінка зручна для огляду поточного дня і майбутнього тижня. Вхідні містить надходять повідомлення електронної пошти і факси. У Календарі відображаються зборів і нагадування про зустрічі, а також плануються зустрічі і зборів з іншими користувачами. Можна встановити висновок оповіщення для елементів Календаря. Якщо оповіщення встановлено, то в заданий час на екрані з'являється вікно з нагадуванням про майбутню подію або зустріч. При плануванні зборів є можливість перегляду відомостей про зайнятість учасників і вибору зручного часу. Також Outlook спрощує відстеження щорічних подій, наприклад відпусток і днів народження. Контакти Outlook використовуються для зберігання імен, номерів телефонів і адрес ділових партнерів. Списки контактних осіб можуть імпортуватися в Outlook з інших програм. Завданнями , призначуваними на робочі дні, можна керувати за допомогою службових та особистих списків завдань Outlook. Можна встановити важливість завдань, включити видачу нагадувань про термін завершення і оновлювати відомості про хід виконання завдання. В Outlook виконується відстеження повторюваних завдань. Outlook також може використовуватися для призначення завдань іншим користувачам і спостереження за їх виконанням. Нотатки в Outlook полегшують створення і публікацію відомостей, важливих для вас і ваших співробітників, а також управління цими відомостями. У папці Дистанційні знаходяться всі видалені елементи. Чернетки містять чернетки і повідомлення, не готові до відправки. Вихідні - Повідомлення та факси, готові до відправки, але ще не відправлені. Папка Відправлені містить копії відправлених повідомлень електронної пошти. Щоденник містить щоденні записи про особисте діяльності. Запис у Щоденнику автоматично створюється при відправці та прийомі електронних повідомлень, роботі в якому додатку Microsoft Office. Є можливість створювати будь-які записи вручну. Загальний принцип роботи з Outlook такий: відкривши папку, потрібно вибрати необхідний елемент і автоматично запуститься обслуговуюча його форма. Щоб швидко знайти елемент, не переглядаючи списки елементів Outlook, можна скористатися кнопкою Знайти на панелі інстр...
