Міністерство освіти і науки України
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
Реферат
з інформатики
на тему:
Використання електронної таблиці як бази даних. Сортування і фільтрація даних в Microsoft Excel 97
Підготувала
учениця 11-А класу
Воронова Олена
Перевірила
Девяткова В.Н.
2002
Використання електронної таблиці як бази даних. Сортування і
фільтрація даних в Microsoft Excel 97
Електронні таблиці Excel 9x часто використовують для ведення найпростіших баз даних Таблиця, використовувана в Як база даних, зазвичай складається з декількох стовпців, які є полями бази даних. Кожен рядок представляє окремий запис.
Існують обмеження, що накладаються на структуру бази даних:
В· перший ряд бази даних повинен містити неповторювані імена полів;
В· інші ряди бази даних повинні містити записи, які не є порожніми рядами;
В· інформація по полях (Стовпцям) повинна бути однорідною, тобто тільки цііфри або тільки текст;
Основна робота будь-якої бази даних полягає в пошуку інформації по певним критеріям. Зі збільшенням кількості запису пошук інформації утруднюється.
Якщо дані представлені в такому вигляді, програма Excel дозволяє спростити цей процес шляхом сортування та фільтрації даних.
Сортування - це впорядкування даних за зростанням або за спаданням. Простіше всього зробити таку сортування, вибравши одну з комірок і клацнувши на кнопці Сортування за зростанням або Сортування по спаданню на панелі інструментів.
Параметри сортування задають командою Дані> Сортування . При цьому відкривається діалогове вікно Сортування діапазону . У ньому можна вибрати від одного до трьох полів сортування, а також задати порядок сортування по кожному полю.
Інший спосіб пошуку інформації в базі даних - використання засобу Автофільтр. Це засіб відображає підмножину даних, не переміщаючи і не сортуючи дані.
При фільтрації бази відображаються лише записи, володіють потрібними властивостями. Найпростіше засіб фільтрації - автофільтр. Він запускається командою Дані> Фільтр> Автофільтр.
По команді Автофільтр в осередках, що містять заголовки полів з'являються розкривають кнопки. Клацання на такій кнопці відкриває доступ до списку варіантів фільтрації. Варіанти фільтрації записуються зазвичай за допомогою простих або складених умов. Складові умови формуються за допомогою логічних виразів і логічних операції І або АБО. Записи, не задовольняють умові фільтрації, не відображаються.
Іноді вам буде потрібно працювати з підмножиною даних. Наприклад, ви могли б виділити частину списку даних і передати його користувачеві, якому не потрібен повний список, або вам потрібно буде отримати відфільтроване подання даних, щоб створити звіт, не включає непотрібну інформацію. Можна фільтрувати дані, переносити їх на інший робочий лист, в іншу робочу книгу або взагалі в інший додаток. На деякому етапі роботи, можливо, ви вважаєте за необхідне видалити непотрібні більш записи з бази даних. Це також можна зробити шляхом фільтрації і виділення даних із загального списку.
Команда Дані> Фільтр> Показати всі дозволяє відобразити всі записи. Щоб скасувати використання автофільтру, треба повторно дати команду Дані> Фільтр> Автофільтр.
Щоб створити довільний фільтр, слід в розкрився списку вибрати пункт Інші. Діалогове вікно Розширений фільтр дозволяє задати більш складну умову фільтрації по даному полю.
За допомогою діалогового вікна Розширений фільтр можна встановити критерій порівняння, а також створити критерії І або АБО. Наприклад, можна замовити пошук в базі даних відомостей про всі службовців, ідентифікаційні номери яких менше числа 650. А за допомогою критерію І можна відфільтрувати всіх службовців, ідентифікаційні номери яких менше числа 650 і які працюють в бухгалтерії. Використовуючи критерій або, можна знайти всіх службовців, ідентифікаційні номери яких більше числа 660, або службовців, які пропрацювали в компанії більше 10 років.
Фільтри дозволяють відобразити п'ять типів критеріїв
• Відобразити все. Відображаються всі записи в полі
• Розширений фільтр. Відкривається діалогове вікно Розширений фільтр , що дозволяє створити критерії з використанням І або АБО.
• Точні значення. Відображаються тільки ті записи, які містять точні значення в заданих полях.
• Порожні. Відображаються всі записи з порожніми полями.
• Непусті. Відображаються всі записи з непорожніми полями.
При використанні Розширеного фільтра необхідно спочатку визначити (створити) три області
В· інтервал списку - область бази даних, яка підлягає фільтрації;
В· інтервал критеріїв - область, де задаються критерії фільтрації;
Щоб зарезервувати місце для критерію порівняння, у верхню частину таблиці можна вставити кілька рядків (критерій можна задати в довільних комірках, але якщо розташувати його поруч з таблицею, буде набагато наочніше). Критерій може складатися з декількох стовпців, кожний з яких повинен мати заголовок з першого рядка таблиці (Ім'я поля). Використовувані в критерії заголовки в точності повинні відповідати заголовкам таблиці. Щоб не помилитися, можна просто скопіювати назви заголовків (полів) з таблиці в критерій. Під кожним ім'ям поля, яке використовується для фільтрації, повинно стояти умова, яка визначає критерії фільтрації.
В· інтервал витягання - область, в якій будуть з'являтися результати фільтрації.
Імена полів у всіх інтервалах повинні точно збігатися.
Для виконання дій по фільтрації необхідно скористатися командами меню Дані, Фільтр, Розширений фільтр . У діалоговому вікні треба вказати координати інтервалів.
Якщо необхідно отримати результати фільтрації в інтервалі витягу, потрібно вибрати Копіювати на інше місце та вказати інтервал витягу.
