МОСКОВСЬКИЙ ВІДКРИТИЙ СОЦІАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
РЕФЕРАТ
з дисципліни
Інформаційні технології управління
Тема : ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Виконала: студентка V курсу
Заочного відділення
Фінансово-економ. факультету
МОСКВА
2006р.
ЗМІСТ:
Введення
1.Поняття В«Документаційне забезпечення управлінської діяльностіВ».
2. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
3. Основні методи уніфікації та стандартизації управлінських документів.
4.Понятіе В«ДокументообігВ» та його організація.
Висновок
Література
Введення
Вищий менеджмент починає усвідомлювати, яке важливе вплив надають інформаційно-технологічні рішення на сам господарський процес і культуру підприємства. Тому він почуває себе все більш обмеженим у тому плані, що змушений делегувати відповідні питання внутрішньофірмовим підрозділам або зовнішнім організаціям. До того ж перший досвід роботи внефірменних інформаційно-технологічних служб не дає особливих приводів для оптимізму щодо ефективності вирішення зазначених проблем. Також велике значення приділяється документообороту.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття В«документВ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, перш за все, способом докази або свідоцтва чогось, для історика - Історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
1.Поняття В«документаційне забезпечення управлінської діяльності В».
Термінологічний стандарт визначає В«ДіловодствоВ» як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Термін В«діловодствоВ», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терміну В«документаційне забезпечення управління В», який увійшов у науковий обіг понад 10 років тому.
Документознавство - наукова дисципліна, вивчає закономірності формування і функціонування систем документаційного забезпечення управління (ДОП).
Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством. Термін В«діловодствоВ» виник в Росії в 2-ій половині XVIII в. Він утворений від поєднання слів В«виробництво справи В». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін В«справаВ» позначав спочатку питання (судовий чи адміністративний), вирішуване органом управління. Отже, під діловодством розумілося, перш всього, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи, - діяльність, пов'язана з прийняттям рішень по якомусь питанню. Значення терміна В«справаВ» як зібрання документів - пізнішого походження. Документаційне забезпечення управління передбачає, насамперед, створення мають юридичну силу документів, або документування, тобто запис інформації на папері або іншому носії за правилами, встановленими правовими нормативними актами або виробленим традицією.
Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи - документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ - це традиційний документ на паперовому носії або відеограма, тобто його зображення на екрані монітора.
При створенні документів використовуються засоби документи-вання. Ними можуть бути:
В· прості знаряддя (ручки, олівці і ін);
В· механічні та електромеханічні засоби (друкарські машини, магнітофони, диктофони, фото-, кіно-та відеотехніка та ін);
В· комп'ютерна техніка.
Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.
Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме у документах інформація фіксується вперше. Це властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації - книг, газет, журналів і ін, містять перероблену, вторинну інформацію.
Будь-який документ є елементом системи документації більш високого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформленню. Як букви складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документоведении немає стрункої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її емпірично що склався варіант.
Віднесення документів до тій чи іншій системі починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх відносяться документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності або виконання громадських обов'язків: особиста листування, спогади (мемуари), щоденники.
Офіційні документи залежно від обслуговуваної ними сфери людської діяльності поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін Управлінські документи становлять ядро ​​засновницької документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках держави, так і окремої орга-нізації. Управлінські документи представлені наступними основними видами (системами) документації:
• організаційно-правова документація;
• планова документація;
• розпорядча документація;
• інформаційно-довідкова і довідково-аналітична до-документація;
• звітна документація;
• договірна документація;
• документація щодо забезпечення кадрами (з особового складом);
• документація щодо забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
• документація з матеріально-технічного забезпеченню;
• документація з документаційного та інформаційного забезпеченню діяльності установи та ін;
• документація по основній діяльності установи, організації або підприємства, наприклад, на виробничому підприємстві - це виробнича документація (технологічна і конструкторська документація та ін), в лікувальному закладі - медична документація (медичні карти, страхові документи та ін), у вузі - документація з вищої освіти (Навчальні плани, екзаменаційні відомості та ін.)
Документи, складові одну систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності.
Документообіг - це сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. В цілях раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки, наприклад: реєстровані і незареєстровані документи, вхідні, ис-14
ходять і внутрішні документи, документи, що надходять або направлені на вищі організації, документи, що направляються або надходять з ...
