Введення
Розширення міжнародних політичних і економічних зв'язків, відкриття країни для зовнішнього світу привели до того, що попит на кваліфікованих фахівців, які знають іноземні мови набагато перевищує пропозиція. Зросла також роль вивчення іноземних мов, серед яких, безумовно, лідирує англійська мова, знання якої дає доступ до скарбниці світової культури, досягнень науки і техніки, можливість діяльності практично в будь-якій країні світу.
Діловий лист було і до цих пір залишається важливим елементом ведення бізнесу у світі. Без ділової листування вести ділові відносини майже неможливо. Практично всі телефонні і телеграфні домовленості вимагають письмового підтвердження; при встановленні ж ділових контактів, добре складене, правильно сформульоване лист особистісного характеру може найкращим чином представити фірму і створити найсприятливіший про неї враження у вашого партнера. Уміння контактувати з людьми можна розвинути за допомогою вміння писати хороші ділові листи, засвоївши деякі досить прості основи.
Перш за все, ділові листи слід писати з позиції кореспондента. Необхідно подивитися на проблему з точки зору особи, якій пишеться лист, осмислити його бажання, визначити, в чому він зацікавлений і які в нього проблеми. Щоб лист було ефективним, важливо бачити речі не тільки своїми очима, а й очима іншої особи. Лист повинен звучати щиро, що читає повинен вірити тому, що в ньому пишеться, нічого не піддавати сумніву. В іншому випадку лист буде абсолютно неефективним. Ділове лист, пов'язане з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї, повинно бути живим, написаним з В«вогникомВ», переконливим, що не містить будь-яких негативних думок, (за принципом складання реклами). Переконливість в непідробності ділового пропозиції передається людям, і вони позитивно відгукуються на неї.
Гарні манери важливі не тільки в особистих контактах, вони важливі і в діловому листуванні. Тому люб'язність, повага прав і почуттів іншого боку повинні незмінно пронизувати діловий лист. Слід не звинувачувати, а приводити тільки факти, не критикувати або висміювати особа, якій пишеться ділове лист. Зле, дратівливе лист не приведе до бажаного результату. Будь думка може бути виражена ввічливо, стримано і з гідністю. Тактовність у ділових листах - запорука успіху. (5)
1. Правило написання ділового листа
Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листи - його інформаційне насичення, тобто включення до нього необхідного кількості інформації. Лист буває: одноаспектному і багатоаспектним. Один аспект письма зазвичай становить зміст усього листа, і найчастіше це листи, які не потребують відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай за схемою: вступ, основна частина, висновок. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, що послужили підставою складання листа; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: У відповідності з постановою Уряду Російської Федерації від 27 червня 2004 № 620 В«Про затвердження Типового положення ... » основній частині викладається опис події, що склалася ситуації, їх аналіз і приводяться докази. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що в проведеному нараді (конференції, круглому столі) необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д. Висновок листи являє собою висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну заключну частину. Основні питання листи треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальної для сприйняття. Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати. Діловий лист практично завжди починається із звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту виключно значуща для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, але й задає листуванню потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої вЂ‹вЂ‹уваги заслуговує знак пунктуації, наступний за зверненням. Кома після звернення надає письму буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. (3) Укладач тексту повинен взяти до уваги наступні фактори:
1. Громадську позицію адресата в співвідношенні з власної;
2. Ступінь знайомства, характер відносин;
3. Офіційність/неофіційність ситуації спілкування;
4. Етикетні дозволу на даний мовному колективі.
При друкуванні звернення вирівнюється по центру:
Шановний Сергій Петрович!
Текст листа може закінчуватися висловленням очікування виконання прохання (гарантії, уявлення, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:
Висловлюю свою вдячність за сприяння і запевняю, що представлена ​​Вами інформація матиме велике значення в справі розвитку взаємовигідного співпраці.
Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...
Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, в виробленні та реалізації наших подальших програмних дій.
Формула ввічливості розташовується перед реквізитом В«підписВ», друкується з абзацу і відділяється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нір мативно-правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті В«підписВ» найменування посади не вказується. (1)
В офіційній листуванні застосовується офіційно-діловий стиль.
Діловий стиль - Це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.
Особливості ділового стилю, специфічні риси, властиві йому, стильові норми цієї різновиди мови оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування. Ці умови полягають у наступному:
1. Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі діють від імені керівників та інших посадових осіб;
2. Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій досить жорстко регламентовані;
3. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін;
4. Управлінські документи в переважній більшості орієнтовані на конкретного одержувача;
5. Більшість ситуацій, що виникають в діяльності організацій і потребують письмовому оформленні, відносяться до повторюваним, однотипним ситуацій.
Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна володіти певними властивостями.
Вона повинна бути:
1. Офіційною по своєму характеру, що підкреслює ділову основу відносин, їх нелічностний характер, а також свідчить про певну дистанції, існуючої між учасниками ділового спілкування;
2. Адресної, оскільки управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій;
3. Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або іншого вико...
