Реферат Експертиза цінності документів

-->rong>

2. Завдання експертизи цінності документів

Перша задача - відбір найбільш цінних документів з відомчих до державних архівів на державне (постійне) зберігання і визначення профільності документів того чи іншого державному архіву.

Друге завдання - визначення термінів зберігання документів, інформація в яких може бути використана протягом якогось періоду часу. В залежності від встановлених термінів зберігання такі документи можуть бути розділені на дві групи:

1. для довготривалого зберігання (наприклад, документи з особового складу з термінами зберігання 75 років на момент закладу справи);

2. для тимчасового зберігання.

Третє завдання - забезпечення повноти складу архівного фонду шляхом заповнення втрачених документів, що можна зробити за рахунок ідентичних документів з фондів однорідних установ, а також вище-або нижчестоящих установ.

Четверта задача - відбір на зберігання найбільш інформативно ємних документів.

Експертиза цінності документів проводиться в три етапи: у діловодстві, у відомчому і державному архівах. У діловодстві вирішується проблема визначення строків зберігання документів вже при складанні номенклатури справ, тобто коли справа ще В«не народилосяВ».

В відомчому архіві відбувається виділення з документального фонду установи справ для постійного зберігання і підготовка їх до здачі в державний архів.

Якщо в установі є юридично самостійні структурні підрозділи, то з цінних документів формують декілька архівних фондів.

Крім цього відбирають для знищення документів тимчасового зберігання, термін зберігання яких минув. При цьому особлива увага повинна бути приділена документам, термін зберігання яких 75 років (по особовому складу), адже за кожним з них стоїть доля людини. Всі ці важливі завдання вирішуються спільно з комісією, яка по-науковому може називатися центральною експертною комісією (ЦЕК) або просто експертною комісією (ЕК).

В державному архіві, по-перше, перевіряють рішення експертних органів відомчих архівів та затверджують їх і, по-друге, проводять цільову комплексну експертизу цінності документів або розбір розсипи документів.

Цільова комплексна експертиза - це експертиза, яка проводиться з метою виявлення дублетних відразу за декількома фондам:

вищестоящих і підлеглих одному відомству установ;

однорідних установ, що діяли на одній території (школи одного району);

осіб, пов'язаних родинними або особистими відносинами.

Такий комплексний підхід можливо здійснити тільки в державному архіві, куди надходять сотні і тисячі фондів різних установ.

В результаті експертизи цінності документів виділяються дві групи справ:

справи для постійного та довгострокового (75 років) зберігання;

справи, призначені для знищення.

На справи, що підлягають знищенню, складається акт; справи для постійного і довготривалого зберігання в подальшому заносяться в описи.

Акти і опису подаються на розгляд відповідної експертної комісії, або експертно-перевірної комісії, або центральної експертно-перевірної комісії ЦЕПК.

3. Принципи відбору документів та критерії їх оцінки

В Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактується ширше, розкриває методологію, якою керується експерт: "Експертизою цінності документів називається вивчення документа на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для зберігання ".

Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:

а) при розробці номенклатури справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;

б) при реєстрації вступників до установи документів (При проставленні на документі індексу визначається його приналежність до конкретній справі, з позначеним на обкладинці терміном збереження);

в) при напрямі документа в справу (виконавець, докладно вивчивши питання, аналізований в документі, більш кваліфіковано може судити про приналежність документа, ніж реєструвати його секретар).

Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі у відомчий архів після завершення їх діловодством (Здійснюється діловодних персоналом у структурних підрозділах та контролюється експертною комісією установи).

Третій етап - на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання {проводиться працівниками відомчого архіву, членами експертної комісії установи і працівниками державного архіву). Серед них матеріали, що відбивають не тільки перемоги і досягнення, але й ті труднощі, які доводилося і доводиться долати.

Важливим принципом відбору документів на зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин!

Принцип всебічності і комплексності вивчення документів припускає оцінку документів у комплексі, тому що одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.

Для успішного проведення експертизи цінності необхідно користуватися критеріями цінності документів. Критеріїв таких багато. Одні з них - головні, інші - допоміжні, але застосовуються вони в сукупності, У цьому - один з проявів принципу всебічності та комплексності оцінки.

В Основних правилах роботи відомчих архівів критерії об'єднані в три групи: критерії походження (роль і місце організації або особи в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних ними функцій; час і місце освіти документів); критерії змісту (значимість події, відображеного в документі, значення міститься в ньому інформації, її повторення в інших документах); критерії зовнішніх особливостей (юридична достовірність документа, тобто наявність підписів, дат, печатки; наявність резолюцій і послід; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документа; особливості фізичного стану документів).

Розглянемо найважливіші критерії.

1; Значимість установи чи особи, які створили документи. У процесі розвитку держави створюються установи, організації, підприємства з різноманітними функція...