Введення
З точки зору технології управління організацією,так само як і управління галуззю господарства або державою, являє собою процесотримання, обробки і передачі інформації. Документування управлінської діяльностіполягає у фіксації цієї інформації, тобто у створенні документів. Практичнокожне управлінське дію знаходить відображення у відповідному документі. Недокументіруемиеуправлінські операції (що не вимагають створення документів) є допоміжними,оперативно-організаційними і складають мізерний відсоток у порівнянні з документовані.
Як відомо, в даний час людствопереживає період лавиноподібного зростання кількості інформації. У повній мірі цевідноситься і до інформації, яка виникає у сфері управління і зафіксованої в документах.Здійснення документаційних процесів пов'язано із створенням, обробкою, зберіганням,передачею та використанням воістину величезних масивів документів, зафіксованихна паперових та інших носіях.
Діяльність будь-якої організації залежитьвід здатності ефективно використовувати інформацію. Перш ніж зробити будь-управлінську дію, прийняти управлінське рішення необхідно зібрати, переробитиі проаналізувати необхідну для цього інформацію, як правило, зафіксованув документах. В умовах використання традиційної технології обробка зростаючихобсягів документів стає все більш трудомісткою. Разом з тим в умовах становленняринкових відносин і конкуренції, що загострюється цінність оперативної та достовірноїінформації для прийняття оптимальних управлінських рішень постійно зростає.
У міру розширення і ускладнення діяльностібудь-якої організації, зростання кількості ділових документів процеси, пов'язані з обробкою,пошуком і зберіганням документної інформації, а також управлінням документообігув цілому, загрожують остаточно вийти з-під контролю, що змушує вживати заходівщодо підвищення ефективності управлінської праці за рахунок використання сучаснихтехнічних засобів і інформаційних технологій.
Більшою мірою для використання новихтехнічних засобів і технологій пристосовані діловодних процесів, т.оскільки для створення і обробки документів використовуються стандартні операції. Доситьчітко можна уявити і структуру документів більшості організацій. Для документуванняпевних управлінських дій використовуються стандартні види і різновидидокументів. Стандартна структура формуляра і тексту управлінських документів. Крімтого, значна частина управлінських операцій (зокрема, всі діловодніоперації) носить формально-логічний характер, тобто порівняно легко піддаєтьсярозчленування на більш прості операції.
Отже, в даний час мають місце, зодного боку, нагальна необхідність використання сучасної техніки і технологіїв управлінських процесах, з іншого - об'єктивні передумови для їх реалізації.
У зв'язку з вищесказанимправомірний висновок: актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику"техніки залишається вельми високою.
Тема актуальна тим, щоз розвитком інформаційного суспільства в усі сфери діяльності людини, в тому числіі діловодство впроваджуються все більш нові технології. З кожним роком документообігв організаціях збільшується і необхідні технічні засоби для спрощення обробки,зберігання, складання документації, в свою чергу слабке застосування засобів оргтехнікипризводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінськогоі технічного персоналу.
Об'єкт дослідження: засобиобробки інформації.
Предмет дослідження: сучаснітехнічні засоби, що використовуються для створення і обробки документів.
Мета роботи: вивчити особливостівикористання сучасних технічних засобів обробки документів у діловодстві.
Для досягнення мети булипоставлені наступні завдання:
- вивчити способи документуванняінформації;
- класифікувати типиі види документів;
- розглянути різновидиносіїв документів;
- описати способи зміни,тиражування і фізичної обробки документів;
- виявити особливості застосуваннязасобів телекомунікацій.
1. Технічні засобив широкому і вузькому значенні
Техніка - загальна назварізних пристосувань, механізмів і пристроїв, що не існують в природі і виготовленихлюдиною.
Основне призначення техніки- Позбавлення людини від виконання фізично важкої або рутинної (одноманітної)роботи, щоб надати йому більше часу для творчих занять полегшити йогоповсякденне життя.
Основними завданнями технікиє :
В·Створенняматеріальних і культурних цінностей;
В·Виробництво,перетворення і передача різних видів енергії;
В·Збір,обробка та передача інформації;
В·Створенняі використання різних засобів пересування;
В·Підтриманняобороноздатності
Універсальна класифікаціятехнічних засобів ще не створена, та й навряд чи буде створена в майбутньому. В данийчас техніка класифікується по областях застосування, наприклад: промислова техніка,транспорт, побутова техніка, обчислювальна техніка і т. д. Додатково технікуможна розділити на виробничу, наприклад, верстати, інструменти, засоби вимірюванняі т. д., і невиробничу - побутова техніка, легковий транспорт, техніка длядозвілля.
Історія розвитку техніки
Техніка - це доля людини,супроводжує його з моменту пробудження свідомості. Спочатку в епоху кам'яногостоліття техніка була знаряддям вбивства і обробки: спис, бумеранг, кам'яна сокира,голка, шило. В епоху неолітичної революції з'являється агротехніка, транспорт ігідротехнічні споруди, а також найпростіші механічні пристосування: важіль,клин, воріт, блок, колесо. Якщо взяти її сучасний стан, то можна позначитинаступні основні етапи її становлення:
Кінець XVIII - початок XIXстоліття. Промислова революція - створення парової машини і універсальних прядильнихверстатів, що ознаменувало занепад ремісничого виробництва і перехід до промисловоїекономіці (машинного виробництва).
Кінець XIX століття. Створеннядвигуна внутрішнього згоряння, що дозволило створити новий клас компактних машин,у тому числі автомобілів, судів і т. д. Широке впровадження електрики, в тому числіспособів його генерації та використання в електричних машинах.
Початок XX століття. Розвитокрадіотехніки та радіоелектроніки. Створення конвеєрного виробництва.
Середина XX століття. Впровадженняширокої автоматизації виробництва, створення обчислювальної техніки. Вихід в космос.
Кінець XX - початок XXI століття.Дослідження в області біо-і нанотехнологій, які можуть призвести до черговоїреволюції у багатьох областях діяльності людини.
Окремим класом такожстоїть військова техніка, в яку входять всі технічні пристрої і машини, призначенідля підтримки обороноздатності та ведення бойових дій на суші, у морі, вповітрі і в космосі.
Різні технічні пристроїдозволяють значно підвищити ефективність і продуктивність праці, більш раціональновикористовувати природні ресурси, а також знизити ймовірність помилки людини привиконанні яких складних операцій.
1.1 Способи документування
Фіксація інформації на матеріальнихносіях, як це випливає з визначення документа, здійснюється створеним людиноюспособом. Під способом документування розуміється дія або сукупність дій,які застосовуються в процесі запису інформації. У міру розвитку людськогосуспільства кількість цих способів постійно збільшувалася і ставало все більшрізноманітним
Історично першим способомдокументування був нарисної спосіб. Цей спосіб полягає в нанесеннімовних знаків і знаків зображень на поверхню матеріального носія, зазвичайза допомогою якого або барвника. Спочатку з використанням найпростіших пишучихзасобів (стило, калам) VII-VIв.до Р.Х.
На зміну простих засобівприходять пір'я гусячі, качині, Воронова перші згадки про них у VIIстоліттю.Проте вже в Древньому Римі з'явилися пір'я з бронзи і міді. У 1809 році була запатентованаперша ручка винахідником якої став Ф...
