Зміст
Введення
1.Поняття документообігу
2.Загальна структура документаційного забезпечення управління
3.Класифікація документів
4.Нормативна база діловодства
5.Автоматизація документообігу
6.Особливості організації документообігу в бухгалтерському обліку ТОВ В«Рязанськачайна фабрика В»
Висновкиі рекомендації
Висновок
Списоквикористаної літератури
Додаток1
Введення
Документи - цеосновні інформаційні ресурси підприємства, робота з якими вимагаєправильної організації. Документи забезпечують інформаційну підтримкуприйняття управлінських рішень на всіх рівнях і супроводжують ведення всіхбізнес-процесів. Стосовно до бухгалтерського обліку можна сказати, щодокумент - це закодоване певним чином і зафіксоване наспеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує,що факт господарського життя або існує, або вчинений, або повинен бутиздійснений [1]. Документація- Це спосіб оформлення господарських операцій за допомогою документів в момент їхвчинення. [2] Документообіг- Це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльністьпідприємства і дозволяє оперативно керувати ним. Тривалий пошук потрібногодокумента, втрати, дублюючі документи, затримки з відправкою і одержанням,помилки персоналу можуть сильно загальмувати, а то й паралізувати роботу підприємства,особливо якщо оноімеет у своєму складі територіально віддалені підрозділи -організувати наскрізний документообіг, а значить і централізоване оперативнеуправління в даному випадку вкрай важко.
Ефективнийдокументообіг є обов'язковою складовою ефективного управлінняпідприємством. Документообіг виключно важливий для правильної організаціїфінансового та управлінського обліку, його не можна розглядати у відриві відспецифічних бізнес-процесів конкретного підприємства. Ось чому дана темає дуже важливою для вивчення. У контрольній роботі ми розглянемо поняттядокументообігу, реєстр використовуються на підприємстві документів, схему їхруху, підходи, що дозволяють оптимізувати документообіг, виключитидублюючі один одного документи і операції, прискорити роботу над документами.
1. Поняттядокументообігу
Документообіг -рух документів з моменту їх отримання або створення до завершеннявиконання або відправлення. Документообіг є важливою ланкоюділоводства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головнеправило документообігу - оперативне рух документів по найбільшперспективному шляху з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігудають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи,положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції пороботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків,шляху проходження окремих видів документів. Документообіг яктехнологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюютьпрямий і зворотний зв'язок в управлінні. Вони розрізняються по напряму і повідношенню до управлінського об'єкту.
По напрямку :
-горизонтальні -пов'язують організації одного рівня
-вертикальні -спадні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів (висхідні -вхідні, що надходять у вищестоящі організації від підлеглихорганізацій.Нісходящіе - направляються вищестоящими органами влади підлеглиморганізаціям).
По відношенню доуправлінському об'єкту документообіг утворюють потокивходять (що надходять з інших організацій), витікаючих (що відправляються в іншіорганізації) та внутрішніх (створених і діючих у межах організації)документів.
Основними завданнями,що стоять перед бухгалтерською службою будь-якої організації, є [3]:
формування повної ідостовірної інформації про господарські процеси і фінансові результатидіяльності організації, необхідної для оперативного управління, а також дляїї використання інвесторами, кредиторами, податковими і фінансовими органами,банками та іншими зацікавленими особами;
забезпечення контролю занаявністю і рухом майна, використанням матеріальних, трудових іфінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами ікошторисами;
своєчаснепопередження негативних явищ у фінансово - господарської діяльності,виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів.
Виконання цих завданьбезпосередньо залежить від повноти та своєчасності відображення на рахункахбухгалтерського обліку господарських операцій, здійснюваних організацією впроцесі своєї діяльності, що, в свою чергу, є наслідкомдокументального оформлення здійснених операцій. Від правильності його виконаннязалежить достовірність облікової інформації, що подається бухгалтерієюорганізації її користувачам.
При розрахунку обсягудокументообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завіренікопії.
2. Загальнаструктура документаційного забезпечення управління
Управління будь-якимпідприємством - це інформаційний процес, в якому інформація приймається,обробляється, виробляється рішення, рішення доводитьсядо виконавців, дії яких контролюються (рис.1).
Рис.1. Схемадокументаційного забезпечення управління
Документообігявляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодстваі проблему технології документаційних процесів, тому займає місцевузлового ланки будь-якої системи делопроізводства.Процесс організації роботи здокументами, включаючи їх створення, реєстрацію, контроль, просування,систематизацію та зберігання, називають діловодством.
Будь-який документ,доставлений в організацію, повинен бути зареєстрований і оброблений. Обробкавхідних документів повинна включати реєстрацію в журналі. Після розглядукерівником і реєстрації документи передаються виконавцям. Документзнаходиться у виконавця до остаточного вирішення питання. Після виконаннядокумент повинен бути підшиті до справи. Справа - це сукупність документів,відносяться до певного питання (папка або картотека, всередині якоїдокументи розташовані в певному порядку.
Після закінченнявстановленого строку справи передаються на зберігання до архіву.
Документообіг - церух документів від моменту їх створення до моменту закінчення роботи з ними.
Рис. 2. Документообігна підприємстві
Організаціядокументообігу має багато спільного з організацією механічного конвеєра(Рис. 2). У свій час введення конвеєрного складання поряд з типізацієюпродукції та стандартизацією деталей призвело до значного зростанняпродуктивності праці, зниженню вартості процесу виробництва і поклалопочаток масового виробництва. Правда, при цьому ритм, що задається конвеєром,привів до збільшення інтенсивності праці і нервового напруження працівників.
Організаціядокументообігу заснована на тих же принципах, що і механічний конвеєр:рух документів повинно мати мінімальні повернення на попередні щаблі,документи повинні направлятися виконавцям відповідно до їх обов'язками,щоб уникнути дублювання операцій.
Розрізняють зовнішній івнутрішній контури документообігу (рис. 3). Зовнішній контур починається звходять (зовнішніх) документів, які надходять на підприємство ззовні. Цеможуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи відпартнерів і замовників і т.п. Отримані документи реєструються секретарями тапотім надходять на виконання.
Вхідна документація -це документація, яка надходить на підприємство від інших організацій. Вихіднідокументи - це документи, які підприємство (організація) відправляє іншимпідприємствам. Вихідна документація - це документи, які несуть в собіінформацію, вироблену на підприємстві в цілях передачі її в іншіорганізації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми іт.п.
Рис. 3. Схемадокументообігу
Якщо документ створюєтьсяв самі...
