і пересилає за призначенням.
Конверти здокументами, в тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряється правильністьдоставки, цілісність упаковки документів. Розкриваються конверти і нищатьсявручну, що вимагає значного часу. Конверти від вступників документів,в тому числі листів громадян, не знищуються у випадках, коли лише з конвертаможна визначити:
Г?адресувідправника;
Г?часвідправлення та отримання документа;
Г?принадходженні особистих або доплатних документів.
На отриманомудокументі проставляється реєстраційний штамп, він проставляється в правому нижньомукуті лицьового боку, він складається з облікового номера і дати надходження.Документи з грифом В«особистоВ» секретарем не розкриваються і передаються адресатові.Документація, що надходить на ім'я Генерального директора, передається секретарюГенерального директора.
Закінчуєтьсяпервинна обробка розподілом на документи реєструються танезареєстровані. Іноді надходить така кореспонденція, при розглядіякої секретар-референт важко визначити до реєстрованої чи вонавідноситься чи ні. Для уточнення він іде до керівника. В організації повиненбути список нерегістріруемой документації.
Попереднєрозгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшлина потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляютьсябезпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців.
Попереднєрозгляд здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, на підставівстановленого в організації розподілу обов'язків.
Безпопереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресованібезпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.
Нарозгляд керівництва передаються документи, отримані від урядовихі вищих органів, що містять інформацію з принципових питаньдіяльності організації, які потребують вирішення керівництва. Решту документівпісля попереднього розгляду направляються виконавцям.
Обробка іпередача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження вЗагальний відділ або в перший робочий день при надходженні документів у неробочийчас.
Кореспонденція,надійшла на ім'я Генерального директора готелю В«ТуристВ» передаєтьсясекретарю Генерального директора. Він розглядає надійшов кореспонденцію,реєструє і відносить на розгляд керівнику. Рекомендується наділитисекретаря Генерального директора додатковим правом самостійнорозподіляти документацію по ряду питань.
Для цьогонеобхідно скласти класифікатор питань діяльності із зазначеннямвиконавців з кожного питання. Це потрібно зробити для того, щоб однаоперація не повторювалася двічі, а також для звільнення керівника відзайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
Післярозгляду документів Генеральний директор завдає резолюцію - розподіляєдоручення між заступниками. З документа знімаються копії, оригіналпідшивається до справи, копії розносяться виконавцям. Якщо документ вимагаєконтролю виконання, то секретар Генерального директора ставить на контроль івносить дані в комп'ютерну базу.
Відповідноз існуючими вимогами оригінал повинен передаватися відповідальномувиконавцю, названому в резолюції першим.
2.5 Схема проходженнявихідних документів у готелі
Відправляютьсяпідприємством документи називаються вихідними. Обробка вихідних документівскладається з наступних операцій:
Г?складанняпроекту документа виконавцем;
Г?перевіркаправильності оформлення проекту документа секретарем;
Г?узгодженняпроекту документа;
Г?підписаннядокумента керівником (у необхідних випадках - затвердження);
Г?реєстраціядокумента;
Г?відправкадокумента адресату;
Г?підшивкадругого примірника (копії) у справу.
Проектвихідного документа складається виконавцем, правильність його оформленняперевіряється співробітником Спільного відділу. Начальник Загального відділу Компанії вправівнести зміни і в що підписується документ або повернути його надоопрацювання виконавцю.
Вихіднідокументи оформляються в двох примірниках, крім факсів ітелефонограм, який складають в одному примірнику. [4]
У готеліВ«ТуристВ» проект вихідного документа обов'язково узгоджується з юристомКомпанії. Таке узгодження оформляється візою.
Післяпідписання керівником, вихідний документ передається секретарю-референту дляреєстрації.
Дляреєстрації вихідних документів потрібні такі дані: порядковий номердокумента, що включає номер справи; адресат (кореспондент); короткий змістабо заголовок; позначка про виконання (запис про вирішення питання, номеридокументів-відповідей); виконавець; примітка.
Післяреєстрації і присвоєння виходить документа номери, фіксують його номер ідату рукописним чи машинописним способом на обох екземплярах.
Потімвихідні документи в той же день відправляються адресату. Другий примірниквідправленого листи й єдине примірник факсу підшиваються в справу звиходить перепиской.
2.6 Робота з внутрішнімидокументами в готелі
У Компаніїреєстрацією внутрішніх документів займаються секретарі структурнихпідрозділів. Всі внутрішні документи, що надходять на ім'я Генеральногодиректора, а також накази з основної та адміністративно-господарськоїдіяльності реєструє секретар керівника Компанії.
ГотельВ«ТуристВ» має в своєму складі кілька філій, територіально знаходятьсяза межами головного офісу. Документи, що надходять з цих філій, реєструютьсяяк вхідні, що є помилкою, так як вони відносяться до групи внутрішніхдокументів.
Дляреєстрації вихідних документів пропонується використовувати тільки електроннуформу з можливістю пошуку по максимально більшій кількості реквізитів.Базу, яка буде утворюватися при реєстрації документів, можна будевикористовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило бзробити інформаційно-пошукову роботу більш упорядкованим і централізованої.
Висновок
Проведенийаналіз дозволив зробити ряд висновків щодо вдосконалення організаціїділоводного обслуговування Компанії:
Слідрозробити всі необхідні нормативні документи: інструкцію зділоводству, положення про Спільний відділі, положення про комісії з проведенняекспертизи цінності документів, посадову інструкцію секретаря Генеральногодиректора.
Внесенозміни в наступні етапи діловодства:
- первиннаобробка документів, що надходять (розробити і використовувати списокнерегістріруемой документації; при розподілі надходить документаціїоригінали передавати відповідальному виконавцю; пропонується наділитисекретаря-референта Генерального управління додатковим правомсамостійно розподіляти вхідну кореспонденцію);
- реєстраціїдокументів (рекомендується проводити реєстрацію тільки в комп'ютерній формі);
- формуваннята оформлення справ (необхідно всі документи сформувати в справи і оформити їх зурахуванням вимог сучасного законодавства; при формуванні справдодатка підшивати у справу разом з документами, поміщати разом всідокументи, що відносяться до вирішення одного питання; при складанні опису справнеобхідно проставляти підпис секретаря з зазначенням посади і відмітку проузгодженні з начальником Спільного відділу готелю В«ТуристВ»);
- прискладанні опису справ необхідно проставляти підпис секретаря з зазначеннямпосади і відмітку про погодження з керівником діловодної службиготелю В«ТуристВ».
3. Внесенопропозиції щодо посилення контролю за дотриманням правил оформлення і підготовкидокументів, встановлених законодавством.
4. Необхідноскласти номенклатура справ Компанії з урахуванням строків зберігання документів вВідповідно до Переліку.
5.Пропонується впровадити автоматизовану систему документаційного забезпеченняуправління.
6. Необхідноскоротити кількість внутрішніх документів (при внутрішньому листуванніспівробітників Компанії пропонується використовувати тільки доповідні записки татільки з питань, які неможливо вирішити...