МІНІСТЕРСТВОКУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКАДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ
КАФЕДРАКНІГОЗНАВСТВА ТА фондознавства
Курсова робота
ДОКУМЕНТООБІГ:СУТНІСТЬ ТА Вимоги до ОРГАНІЗАЦІЇ
Харків-2009
ЗМІСТ
ВСТУП
Розділ 1 принципі ОРГАНІЗАЦІЇДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО Особливості
Розділ 2 Основні етапу ТА СКЛАДОВІДОКУМЕНТООБІГУ
2.1 Документообіг вхідніх документів
2.2 реєстрація документів та їх Розглядкерівніцтвом
2.3 Інформаційно-Довідкова робота
2.4 Документообіг вихідних документів
2.5 Документообіг внутрішніх документів
Розділ 3 Взаємодія УЧАСНІКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
ВИСНОВКИ
ДОДАТКИ
Список використаної літератури
ВСТУП
Актуальністьтими:
Практичнобудь-яка сфера людського життя пов'язана Зі створенням и Використаннядокументів. Документи відіграють віключно Важливим роль у сферісоціально-економічного Управління, так Як Прийняття та реалізація значноїЧастина управлінськіх рішень пов'язана безпосередню з ними. Документи являютясобою спеціфічній предмет и результат управлінської діяльності.
НаМежі ХХІ століття однозначно підвіщілася УВАГА до Вивчення проблем Управління.Зважаючі на ті, Що найважлівішім носієм інформації в сістемі Управління єдокумент, то найбільша УВАГА концентрується самє на організації документообігу.Використання документів, зокрема Електрон, ЯКІСНО підвіщує роботу унайрізноманітнішіх сферах діяльності. Так Важливим для організації будь-якоїГалузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення Управління (ДЗУ).На СЬОГОДНІ створюються Нові возможности для Його удосконалення, а кож для підвіщенняефектівності роботи з документами.
Нерідко в багатьох організаціях постають Проблеми регулювання діловодства тадокументообігу, проблеми Впровадження та Використання сучасности комп'ютернихсистем та техніки. Великий внесок у вдосконалення роботи з документами Можевнести секретар організації, так Як значний частина операцій з документамипроходити на Його робочі місці. Саме секретар Може об'єктивно оцінітіЕфективність прійнятої на підпріємстві системи документообігу и внести суттєвіЗауваження та Предложения по Його удосконалення або зміні. Аджея Як свідчатьНаукові Дослідження та багаторічна практика, при правільній організаціїдокументообігу проходження документів віконується з мінімальнімі витратами годиніта праці.
Станрозроблення проблеми:
ЯкВже відмічалось, організація документообігу - важлива складового будь-якої сферидіяльності, насамперед Управління. Того, дере за все, слід навести визначеннядокументообігу.
У ДСТУ2732:2004 В«Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення зрозуміти В»зафіксовано, Що документообіг - ції рух службово документів в установівід дати їхнього Створення чі одержания до дати Завершення виконан абонадсілання.
Правильноюорганізація документообігу спріяє оперативному проходження документів в апаратіУправління, рівномірному Завантаження підрозділів и Посадовим ОСІБ, позитивновпліває на управлінській процес загаль. Так сказано у навчальному посібнікуз діловодства М. В. Комової. такоже М.В. Комова зазначає, Що документообіг вустанові існує у вігляді потоків документів, які ціркулюють Між пунктамиопрацювання інформації (керівнікамі встанови и структурних підрозділів,фахівців) i пунктами ТЕХНІЧНОГО опрацювання документів (експедиція, машбюро,копіювально-розмножувальна служба). [ 13 ]
Розрізняютьпотоки вхідніх, вихідних и внутрішніх документів.
Потіквхідніх документів формують документи, які надходять з інших (віщіх) інстанційи які скеровують керівнікам, структурних підрозділам, Конвенцію віконавцям.
Потіквихідних документів становляит документи, створені в установі для скеруванняадресатам за їх межами.
Потіквнутрішніх документів формують документи, які створені и ціркулюють в установіта не віходять за її Межі.
М. В.Комова приводити Основні Параметри потоків документів, Такі Як: напр потоку,Який визначаються пунктами відправлення и призначення; обсягах потоку -візначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структурапотоку - візначається різновідамі документів, авторством; та режим потоку, Якийвизначаються періодічністю руху. [ 13 ]
К.Г.Мітяєв у своїй роботі В«Теорія і практика архівної справиВ» Надав Своєвизначення вхідніх та вихідних документів. Так віхіднімі ВІН називавЗовнішні документи, Що є відпусткамі або чернеткі надісланіх з встановидокументів, а вхіднімі - ЯКЩО смороду адресовані установі й вон Фактично їхздобула. [ 18 ]
Г.В.Беспянська у навчальному посібніку В«Організація роботи з документамиВ» віділяє Іншідокументопотоки.
Першийпотік складають вхідні, Вихідні та Внутрішні документи. Другий - документи, Щопідлягають та не підлягають реєстрації. У Третій потік вхідних документів віщіхорганізацій, документи, Що спрямовані чі надходять підлеглім організаціям.
Піддокументопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільовепризначення в процесі документообігу. [ 8 ]
В.А.Кудряєв у підручніку В«Організація робіт и с документами В» наводити сходжукласіфікацію документпотоків. Під документопотоком ВІН розуміє теж самє, Що їГ. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважлівішу характеристику документообігу- Його обсягах. Під обсягах документообігу розуміється кількість документів, надійшовшіхдо організації та створеня нею за визначеня Період годині, Як правило рік. [ 15 ]
Цікавозауважіті, Що в навчальному посібніку В«ІнформатикаВ» Під редакцією докторатехнічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки єневіддільнімі от інформаційніх, так Як будь-який документ несе в собі Певноїінформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на Прості- Сімплексні (направлені від одного створювача до одного Споживача) та складні- Мультіплексні (направлені від декількох створювачів декільком Споживача).
Документально-інформаційніпотоки можут йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматіся з низькихрівнів вгору. Кож, Як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційніпотоки можут функціонуваті Між елементами одного рівня ієрархії (горізонтальніпотоки).
Можназазначіті, Що з точки зору інформатики, Потік документів - ції Дещо ШиршовПоняття, Ніж документопотік з точки зору документознавства. Альо ВІН кожподіляється на мікропотокі, які віділяються за видами, типами документів, мовамїх написання и т.ін. [ 23 ]
М.П.Бобильова в роботі В« Ефективний документообіг: від традиційного до електронного В» не згодних ЗіСтандартний визначенням документообігу. Вона каже, Що воно стосується Тількидокументообігу в рамках однієї організації. А в сучасности умів привікорістанні можливости електронного документообігу, в тому чіслі Міжорганізаціямі, Межі Поняття В«документообігВ» розширюють. Документообіг включаєв собі різноманітні технологічні процеси. Уніфікація процесів роботи здокументами пов'язана з оптімізацією документообігу та встановлених типовихтехнологій для окремого категорій документів, у тому чіслі з використанихавтоматизованих систем. [ 9 ]
М.Ю.Рогожин в В«Довіднику з діловодстваВ» наголошує на тому, ЩоЕлектронні документи пріймають доля в документообігу підпріємства Нарівні зПаперові документи. Функціональне призначення документообігу підпріємства,Як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефектівності роботи здокументами, Яка досягається створенням оптимальних умов для переміщеннядокументів найбі...
