Федеральне агентство з освітиРосії
ГОУ СПО В«Барнаульськийторговельно-економічний коледж В»
ПЦК правових дисциплін
Дисципліна В«Організація зберігання,консервація і реставрація документів В»
Курсова робота
на тему: В«Облік і забезпечення збереженнядокументів Архівного фонду Російської Федерації В»
Виконав студент Н.А. Шестова
Спеціальність 0611 ДОУ і архівознавство
Керівник роботи О.І.Горшкова
Барнаул 2009
Зміст
Введення
1. Теоретичні основиобліку і забезпечення збереження документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняття обліку документів в державному(Відомчому) архіві
1.2 Облік особливо цінних документів АФ РФ. Облікстрахових копій
1.3 Порядок розміщення та топографірованіедокументів в архіві
1.4 Порядок видачі справ зі сховища
1.5 Повірка наявності та стану документів вархівах
Висновок
Список використанихджерел
Введення
Державні архіви Росії є основними хранителями ірозпорядниками Архівного фонду Російської Федерації - історично сформованоїі постійно поповнюється сукупності архівних документів, що відображаютьматеріальне і духовне життя її народів.
Державні архіви - це спеціалізовані державніустанови, основна ланка системи установ Федеральної архівної службиРосії. З метою постійного (вічного) зберігання довіреній їм державноїчастини Архівного фонду Російської Федерації вони здійснюють облік архівнихдокументів, забезпечують їх збереження, комплектуються документамидержавних організацій і переданими їм документами недержавнихорганізацій та фізичних осіб; створюють і вдосконалюють науково-довідковийапарат до
архівних документів та інформаційні технології; забезпечують умовидля використання архівних документів юридичними та фізичними особами,здійснюють інформаційне обслуговування органів державної влади тасамостійне використання архівних документів в інтересах зміцненняросійської державності, забезпечення суспільних потреб уретроспективної документної інформації. [2, стр.4]
Настає в роботі організацій документація відображає різністорони діяльності трудящих у сфері матеріального виробництва, науки,культури, суспільного життя, а також функціонування органів державногоі господарського управління.
Інформація, що міститься в даних матеріалах, виступає в якостідокументальної пам'яті про звершення народу і являє собою історичнуцінність.
Склад організацій і категорії їх документів, що підлягають включеннюв Гаф РФ, визначаються Федеральним архівним агентством.
Відповідальність за стан і вдосконалення архівної справи іділоводства в організаціях несуть їх керівники. [3, стор.7]
Система обліку архівних документів є невід'ємною частиноюорганізації роботи архіву, вона забезпечує швидкий пошук архівних документів,їх облік та перевірку наявності стану документів.
Предметом курсової роботи є облік і забезпечення схоронностідокументів Архівного фонду Російської Федерації.
Таким чином, мета даної курсової роботи - вивчення системиобліку і забезпечення збереження документів Архівного фонду Російської Федерації.
Мета роботи зумовлює наступні задачі:
1.Вивчитилітературу з даної теми;
2.Визначитипоняття В«облік документівВ»;
3.Розглянутипроведення обліку особливо цінних документів АФ РФ;
4.Розглянутипорядок розміщення та топографірованіе документів в архіві;
5.Простежитипорядок видачі справ зі сховищ;
Можна виділити кілька груп джерел, використовуваних внаписанні курсової роботи. Це закони, наприклад, Федеральний закон від22.10.2004 № 125-ФЗ В«Про архівну справу в Російській ФедераціїВ» - Закон № 125-ФЗ;нормативно-методична база:
ГјГОСТР. 51141-98 В«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення В»;
ГјОсновніправила, роботи державних архівів Російської Федерації;
ГјОсновніправила роботи архівів організацій.
Питання обліку та забезпечення схоронності документів АФ РФ доситьдобре освітлений в навчальній літературі з архівознавства, наприклад, у таких авторівяк Михайлов О.А. В«Електронні документи в архівахВ», Тельчаров А.Д.В«АрхівознавствоВ», Артем'єва СІ., Іванцова Н.Ф. В«АрхівознавствоВ», Крайська З.В.,Челліні Е.В. В«АрхівознавствоВ».
Формуючи, зберігаючи і організовуючи використання архівних документів,державні архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні,зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. Вони являють собоюособливу інформаційну систему, виступають в якості суб'єктів інформаційнихпроцесів. При цьому архівні документи та інформаційні технологіїдержавних архівів є об'єктом відносин фізичних та юридичнихосіб, держави, об'єктом права власності, авторського та інших прав, ізахищаються законом. [7, стр.9]
1. Теоретичні основи обліку та забезпечення збереження
документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняттясистеми обліку документів в державному
(відомчому) архіві
Основною функцією всіх архівів є забезпечення схоронностідокументів. Це комплекс робіт, який в принципі майже однаковий длядержавних і відомчих архівів. Комплекс взаємопов'язаних робіт,проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберіганнядокументів; розміщення документів у сховищах і їх топографірованіе; дотриманняпорядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності тастану; виявлення унікальних і особливо цінних документів і створення на нихстрахового фонду; забезпечення фізико-хімічної схоронності документів. Облікархівних документів сприяє їх збереженості, допомагає здійснювати контрольза наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік документів, що зберігаються ввідомчих архівах, дозволяє держархіву проводити планомірнекомплектування відповідно до їхнього профілю та є основою плануванняроботи держархіву.
Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення їхкількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівнихорганів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві (оброблені,неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страховогофонду). [7, стор.10]
Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (абоархівна колекція), одиниця зберігання. Крім основних одиниць обліку в архівах,що зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть враховуватися документиокремих категорій справ (особисті, слідчі та ін) і особливо цінні документи;обов'язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливоцінні документи враховуються відповідно до правил. Облік аркушів справпостійного зберігання закріплюється листом-завірителя і зазначенням кількостіаркушів у опису справ.
Облік ведеться в державних архівах за сховищ і в цілому поархіву спеціальним підрозділом або особами, які відповідають за цю ділянкуроботи. У відомчому архіві облік, як правило, ведеться централізованозавідуючим архівом (відповідальним за архів особою) або одним із співробітників,спеціально займаються обліком. Однак у великих відомчих архівах, маютькілька сховищ, облік може вестися і по сховищам. У цьому випадку всіоблікові дані по архіву узагальнюються і зберігаються централізовано.
Державний облік документів організується на основі наступнихпринципів:
ГјЦентралізованийдержавний облік здійснюється за допомогою облікових документів встановленоїформи і системи організації облікових відомостей в масштабах області, краю,республік, країни в цілому. Державні та відомчі архіви заповнюють карткифондів на кожен архівний фонд (колекцію) і відсилають їх відповіднимархівними управлінням - відділам. З цих карток, що містять дані про кількістьі склад фондів, у місцевих архівних органах створюються фондові каталоги. ВРосархіву діє Центральний ...
