Зміст
1.Введення
1.1Діловодство
1.2Документ та реквізити
1.3Організація служби діловодства
1.4 СхемаДОУ служби діловодства
2. Облікдокументів на підприємстві. Контроль виконання документів
2.1Правила обліку документів на підприємстві
2.2Контроль виконання документів
2.3Програми при ведення обліку на ПК
3.Висновок
Списоклітератури
1. Введення
1.1 Діловодство
Діловодство - це галузь діяльності,забезпечує документування і організацію роботи з офіційнимидокументами. Предмет В« Діловодство В» є спеціальноюдисципліною навчального плану при підготовці по професіях В«Секретар -друкарка В»,В« Секретар В»,В« Секретар-референт В». Термін В« Діловодство В»характеризує сукупність робіт з документування управлінськоїдіяльності установ і з організації в них документів. Поняттям В«документВ» визначаєтьсяінформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, видана чи отриманабудь-яким фізичним або юридичною особою, в будь-якій організації для використання усвоєї діяльності. Таким чином, поняття В«управлінняВ», В«інформаціяВ»,В«ДіловодствоВ», В«документВ» органічно взаємопов'язані.
Облік - встановлення кількостічого-небудь, шляхом підрахунків. Реєстрація з занесенням до списків осіб, які перебуваютьде-небудь. Прийняття до уваги чого-небудь, при обліку всіх обставин.
Контроль - цифрові показники, що вказуєкількісні межі вироблення планової продукції, збору коштів, витрати їхі т.п., а також перевірка і спостереження з метою перевірки (суспільний контроль,держконтроль, система державних органів перевірки і т.п.).
Секретар -це одна з найпоширеніших управлінських професій. У сучаснихсловниках В«секретарВ» визначається як В«особа, яка веде ділове листуванняокремої особи чи якогось закладу, а також провіднеділоводством В».
Умовнороботу секретаря можна розділити на дві честі:
1) робота здокументами (інформаційно-документаційне обслуговування);
2) організаційнаробота (бездокументальное обслуговування), зазвичай на ці роботи секретар витрачаєвід 55 до 60% свого робочого часу.
Документипотрібно не тільки скласти і оформити, але і передати, зберегти, швидко знайти вразі потреби. Тому в роботі будь-якого секретаря так багато місцявідводиться, насамперед, роботі з документами. Яка вимагає спеціальнихзнань і навичок, наприклад: знання ГОСТу Р 6.30-2003; вміння складати і оформлятидокументи та ін
1.2 Документ і реквізити
Документ- цезафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяютьїї ідентифікувати.
Реквізитдокумента - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Чіткеоформлення і робота з документами гарантують організації її стійкеположення в бізнесі, так як документ, тобто зафіксована інформація, що маєюридичну силу, служить основним доказом того чи іншого факту привирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або прирозгляді трудових конфліктів з працівниками підприємства.
Різнідокументи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів,характеризують документ, визначається цілями створення документа, його призначенням,вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документівчисло реквізитів суворо обмежено, відсутність або не правильне вказівкуякогось реквізиту робить документ недійсним. Для ряду документів,видаються органами державної влади і державного управління,склад реквізитів встановлений законодавчими та нормативними актами. Сторінкиномеруются з другої, посередині верхнього поля і арабськими цифрами - без знаківпунктуації, без вказівки слова В«сторінкаВ» або його скорочених варіантів-В«зВ»,стр.
Бланки можутьбути виготовлені типографським способом, за допомогою засобів оперативноїполіграфії, також засобів обчислювальної техніки. Виключно друкарськимспособом повинні бути виготовлені бланки із зображенням Державного гербаРосійської Федерації або герба суб'єкта Російської Федерації.
Встановлюютьдва варіанти реквізитів на бланках: кутовий і поздовжній. У межах зонрозташування, реквізити - розміщувати одним із способів:
- центровані - Початок і кінець кожної з рядка реквізиту рівновіддалені від меж зонрозташування реквізиту.
- прапоровим - Кожний рядок реквізиту вирівнюється по лівій межі зони розташування реквізитів.
1.3 Організація службиділоводства
Діловодство як частина управління. Відповідальність за організацію діловодства покладається на керівника.
Організація праці працівників служби діловодства повинна відповідати сучасним вимогам і можливостям техніки і технології виконуваних робіт. Для ефективної роботи апарату управління необхідно правильно організувати роботу співробітників цієї служби, яка передбачає:
1. Чітке організаційне побудова служби діловодства, вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами. Основним чинником, що визначає структуру чисельності служби діловодства, є нормативна чисельність зайнятих у ній працівників;
2. Правильне розмежування функцій між окремими виконавцями і підрозділами відповідно до їх кваліфікації. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів - інструкції з документування управлінської діяльності, посадових інструкцій;
3. Нормування праці працівників служби діловодства, яке покликане забезпечити нормальне завантаження співробітників протягом робочого дня, тижня, місяця, року при нормальній напруженості на кожному робочому місці, визначити критерії оцінки роботи кожного співробітника.
4. Впровадження прогресивних методів управління, застосування організаційної техніки при обробці документів;
5. Раціональну організацію робочих місць і сприятливих умов праці, від якої безпосередньо заздрості працездатність людини, продуктивність і якість праці, її здоров'я;
6. Організаційне і методичне керівництво служби діловодства.
Один із способів поліпшення організації праці - взаємозамінність працівників. Кожен виконавець відповідає за отриману ділянку роботи. Для цього складається перелік робіт і визначається наявність співробітників діловодного підрозділу, враховується, які види робіт виконує кожен виконавець і які його обов'язки щодо виконуваних видів робіт.
Робоче місце кожного управлінського працівника має бути належним чином організовано, з тим щоб всі розумові та фізичні зусилля службовця направлялися на виконання трудових функцій без подолання незручностей у роботі. Технічні засоби та сучасне обладнання в процесі управлінської праці сприяють створенню умов для нормального функціонування співробітників установи.
1.4Схема ДОУ служби діловодства
2.Облік документів на підприємстві. Контроль виконання документів
2.1Правила обліку документів на підприємстві
Облікобсягу документообігу - здійснюється з метою одержання даних для розрахунку штатуперсоналу діловодства, вибору технічних засобів і коректування завантаженняпідрозділів і окремих виконавців при роботі з документами.
В облікуобсягу документообігу установи розрізняють наступні потоки документів:
- входять - Вступники
- створювані - Внутрішні та відправляються .
Вхідна документація - це документація, яка надходить на підприємствовід інших організацій.
Вихідні документи - це документи, які підприємство(Організація) відправляє іншим підприємствам. Вихідна документація - Це документи, які несуть в собі інформацію, в...
