Частина I .
Діловодство сьогодні визначаєтьсястандартом як "галузь діяльності", забезпечує документуванняі організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-9).
Документування - це процесстворення та оформлення документа. Державний стандарт визначаєдокументування як В«запис інформації на різних носіях за встановленимиправилам В».
Посадова інструкція -це правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правовогоположення працівника, його обов'язків, прав і відповідальності і забезпечуєумови для його ефективної роботи. Нормативною базою для розробкипосадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посадкерівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений ПостановоюМіністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 21 серпня 1998 р. № 37. Довідник містить кваліфікаційні характеристики посад службовців, які єнормативним документом, що регламентує зміст виконуваних функційпрацівників. У якості нормативної бази кваліфікаційні характеристикипосад службовців призначені для застосування в організаціях і напідприємствах усіх форм власності незалежно від їх відомчоїпідпорядкованості. На основі кваліфікаційних характеристик розробляютьсяпосадові інструкції для конкретних працівників.
На схемі 1розглядається порядок роботи з вхідними, вихідними і внутрішнімидокументами. Організація роботи з вхідними документами (отмеч. Червонимистрілками) починається з прийому документів, попереднім переглядом, потімреєстрацією, розглядом документів керівниками, далі напрямкомдокументів користувачам для ознайомлення і виконання, далі організовуєтьсяконтроль над виконанням доручень, а слідом документи формуються в справи ірозподіляються в місцях зберігання, і в ув'язненні документи або передаються вархів, або знищуються, або ними користуються далі.
Дещо інший оборотвідбувається в роботі з вихідними документами (відзначені зеленими стрілками). Тутдокументи готуються, обговорюються і узгоджуються, потімрозглядаються і затверджуються керівниками, після чого розсилаютьсякористувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюєтьсяконтроль за виконанням документів та доручень, а порядок формуваннядокументів у справи і розподіл у місцях зберігання такої ж, як з вхіднимидокументами.
Також, крім вхідних івихідних документів, існують внутрішні документи (відзначені синімистрілками). Вони перетинаються як з вхідними документами, так і з вихідними.Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім, як правило,реєструються, а після направляються користувачам для ознайомлення івиконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням внутрішніхдокументів, а порядок формування документів у справи і розподіл в місцяхзберігання абсолютно ідентичний попереднім документам.
Отже, технологія роботи здокументами об'єднує шістнадцять основних діловодних процедур. Перехідвід однієї процедури до іншої називають "технологічним кроком". До прикладу: після реєстрації, вихідний документ відправляється (поштою)адресату; або після того, як керівник розглянув документ, його направляютьспівробітникам для ознайомлення або (з дорученням) виконання.
Схема 1 .
Частина II
Номенклатура справ - цесистематизований перелік заголовків справ, формованих в діловодствіустанови, розташованих у певній послідовності з вказівкою термінівїх зберігання.
Номенклатура справоформляється на загальному бланку організації. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ -пишуть прописними (заголовними) літерами. Дата номенклатури справ - дата їїпідписання, але вона не може бути пізніше 1 січня року, на який вонапоширюється. Індекс (№) номенклатури справ - це її реєстраційний номер.Місце складання - місце розташування організації (Москва, м. Орел або ін). Взаголовку до тексту (на ______ рік) вказується рік, на який поширюєтьсядана номенклатура справ.
Індекссправи
Темасправи
Кількістьод. хр.
Термінзберігання та № статей за переліком
Примітка
Ознаки закладу справ
1
2
3
4
5
6
02 -Управління з персоналу
02/1- Відділ кадрів
02/1-01
Посадовіінструкції співробітників
копії
Пост.ст.35
Оригіналив ОК
Предметно-питальний,номінальний,
авторський
02/2-02
Штатні розстановки
75 років ст. 34
Предметно-питальний,номінальний,
авторський
02/2-03
Накази генеральногодиректора по особовому складу (прийом, переведення, звільнення)
75 л. ЕПК ст.66
Номінальний, авторський,предметно-питальний
02/2-04
Річний звіт за 2007
Пост. ст. 575а
т/п 1989
Номінальний,предметно-питальний, хронологічний
02/2-05
Листування з філіямиз питань основної діяльності організації
5 л. ЕПК ст. 56
Номінальний,кореспондентський, географічний
02/2-06
План роботи ОКорганізації
Пост. Ст. 572а
Номінальний,предметно-питальний, хронологічний
Найменування посадикерівника
структурногопідрозділи Підпис Розшифровка підпису
Дата
Зазакінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюєтьсяпідсумковий запис про кількість заведених справ (одиниць зберігання) окремопостійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться в підсумковій записиноменклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівномуустанові (якщо документи здаються в відомчий або державний архів)або у власний архів організації (якщо документи не здаються надержавне або відомчої-дарське зберігання). Про те, що відомості переданоархіву, в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади тапідписом співробітника архіву.
Частина III
Оригінал
гір. Москва 27 березня 2007
Наказ N 356/5
1. Морозову Надію Олексіївну - товарознавця, звільнити за систематичні порушення трудової дисципліни, що виразилися в запізнення на роботу.
2. Головному бухгалтеру забезпечити виробництво розрахунку з Н.А. Морозової в установленому порядку.
3. Начальнику відділу кадрів видати Н.А. Морозової трудову книжку, оформлену відповідно до законодавства.
4. Ознайомити Н.А. Морозову з цим наказом під розписку.
Підстава:
доповідні про запізнення Н.А. Морозової від 15.02.96 р., 23.02.96 р., 17.03.96 р.; пояснювальні Н.А. Морозової, згода профкому підприємства від ...
