МІНІСТЕРСТВООСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
РОСІЙСЬКИЙДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ІСТОРИКО-АРХІВНИЙІНСТИТУТ
Факультетдокументознавства
ТЕХНОЛОГІЯРОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В НЕДЕРЖАВНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ НА ПРИКЛАДІ ЗАТБУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ "ТЕХНОЛІГА"
Дипломнаробота
студентки 5курсу заочного відділення
Завідуючакафедрою
Науковийкерівник
"_____" ____________2004г.
ПрофесорТ.В. Кузнєцова
доцент І.В.Топчієва
"_____" ____________2004г.
Калуга 2006р.
ЗМІСТ
ВСТУП
ГЛАВА 1. ІСТОРІЯ І ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА ЗАТ БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ"ТЕХНОЛІГА"
1.1. Історія створення компанії, її завдання, функції, структура
1.2. Організація документаційного забезпечення управління ЗАТБудівельна Компанія "Техноліга"
РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ системи документаційного забезпечення У ЗАТ БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ"ТЕХНОЛІГА"
2.1. Організація документообігу
2.2. Порядок роботи з вхідними документами в компанії
2.3. Порядок роботи в компанії з вихідними документами
2.4. Реєстрація документів
2.5. Організація контролю виконання документів
2.6. Складання номенклатури справ
2.7. Формування справ
2.8. Підготовка документів до передачі в архів
РОЗДІЛ 3. рекомендацій щодо вдосконалення документаційного забезпеченняДЕЯТЕЬНОСТІ ЗАКРИТОГО АКЦІОНЕРНОГО ТОВАРИСТВА "ТЕХНОЛІГА"
3.1. Удосконалення нормативної бази документаційногозабезпечення ЗАТ "Техноліга"
3.2. Удосконалення документаційного забезпеченнядіяльності на основі автоматизації
ВИСНОВОК
СПИСОК використаних джерел та літератури
ДОДАТКИ
Введення
Кожне підприємство, внезалежності від форми власності, масштабів і структури, прагне допідвищення ефективності своєї діяльності. В умовах стрімкогопрогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне іправильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначаєжиттєздатність фірми, організації. Важливим кроком на шляху до досягнення цієїмети є оптимізація основних управлінських процедур, зокрема,створення сучасних систем діловодства та організації документообігу напідприємстві.
В управлінськійдіяльності велике значення має періодичність або частота передачіінформації, так як вона робить істотний вплив на її цінністьінформації. Занадто часті надходження інформації відволікають увагу і викликаютьперевантаження людей, що сприймають її. Повинні бути визначені і строго витриманіінтервали часу, протягом яких будуть надходити відомості. У сучаснихумовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатнюувагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки всяке управлінськерішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Раціональне управліннядокументами призводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшеннюдоступу до інформації для прийняття управлінських рішень, поліпшеннювиконавської дисципліни і, отже, загального підвищення якостіуправління. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апаратууправління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того,наскільки професійно ведеться документація залежить успіх управлінськоїдіяльності в цілому.
Найважливішими умовамиреалізації управлінської інформації є своєчасність її отримання тапередачі. Як би сповнена й достовірна ні була інформація, якщо вона отримана ззапізненням, важко, а іноді й неможливо її використовувати. Швидкість передачі іприйому інформації людиною визначається не тільки досконалістювідповідної апаратури, але і часом, необхідним для з'ясування ситуаціїситуації.
За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стаєодним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства. Правильноорганізоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку,підвищує і своєчасності інформації, усуває її надмірність.
Під час ринковихвідносин важливе значення надається механізації і автоматизаціїділоводних процесів, які збільшують продуктивність праціпрацівників, зайнятих в управлінні.
Рішення в області системелектронного документообігу та діловодства являє собою не тількидобре розроблене програмне забезпечення, але і збалансований підхід,дозволяє в комплексі вирішити проблеми замовника, пов'язані з неефективністюобміну інформацією та управління документами. Робота будь-якого управлінськогоапарату, як і взагалі будь-яка робота сьогодні, тримається на засадах науковоїорганізації праці. Кожен процес роботи повинен бути методичнорозкладений на свої складові частини, до найпростіших операцій. Зпродуманих, правильно організованих операцій і будується повна ланцюжокнаукової організації праці.
Принцип роботи поінформаційно-документаційного обслуговування зводиться до набору одних і тих жеоперацій. Тільки в одних організаціях вони виконуються вручну, в інших - здопомогою засобів механізації, в третіх - ці процеси повністюавтоматизовані. При цьому етапи діловодного циклу роботи здокументами аналогічні. Тому грамотний працівник управлінського апаратуповинен вміти не тільки правильно складати і оформляти самі документи, а йзнати, які види робіт виконуються з цими документами.
Найважливішим завданнямпроектування електронного діловодства є раціональна організаціядокументообігу. В рамках цього завдання слід виділити підзадачі, по сутіпредставляють основні етапи роботи з документами:
- прийом - передачадокументів;
- реєстрація та контрольвиконання документів;
- інформаційно -довідкова робота;
- забезпеченнязбереження;
- систематизація тазберігання документов.1
Комплекс автоматизаціїділоводства повинен дозволяти вирішити наступні завдання: інтеграції з програмамистворення документів; реєстрації всієї що надходить, створюваної і отправляемойдокументації; контролю руху документів і виконання певних етапівроботи з документами; прискорення руху документів між виконавцями;забезпечення збереження документів та конфіденційності в роботі з документами,поліпшення інформаційно - довідкової роботи; оптимального використання офіснихплощ і персоналу фірми.
На жаль, багатокерівники підприємств, працівники, відповідальні за документаційне забезпеченняуправління, не знайомі з основами сучасного діловодства, а тим більше-зтонкощами ведення документації.
Разом з тим, правильнескладання та оформлення документів у відповідності з новими нормативами -найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.
Інформація фіксується вдокументах, які надають їй організаційну форму й переміщають у часі іпросторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінськихрішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою.Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щобпрацівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.
Актуальність обраноїтеми обумовлюється недостатньою розробкою проблеми документаційногозабезпечення управління в організаціях. Вирішення питання управління документацієюв сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційніресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкритидоступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу,праці і засобів.
В ході дипломної роботибули вивчені і проаналізовані організація та технологія документаційногозабезпечення діяльності Закритого акціонерного товариства В«ТехнолігаВ».
Метою написання дипломноїроботи є аналіз організаційного забезпечення діяльності ЗАТ В«ТехнолігаВ», А також розробка внесення раціональних пропозицій щодо їївдосконаленню.
Виходячи з цього,вибудовується ряд завдань, а саме:
- ознайомлення зорганізаційн...
