Федеральнеагентство з освіти
СибірськаАвтомобільно-Дорожня Академія (СібАДІ)
КафедраОрганізації і технології будівництва
Реферат
Задисципліни В«Документація управлінської діяльностіВ»
Натему: В«Удосконалення діловодстваВ»
Виконала:студентка (ЕУС-07П1)
БарабановаНаталя
Перевірила:доцент Семенова С.М.
Омськ2009
Зміст
Введення
1. Проектування раціональної системи документообігу
2. Автоматизація роботи з документами
3. Автоматизовані робочі місця
4. Електронні офісні системи
Список літератури
Введення
В даний час длябільшості російських державних організацій і комерційних фірмхарактерна відсутність впорядкованої системи ведення діловодства, незважаючина те, що саме раціональне і чітко організоване діловодство,визначальне документаційне забезпечення управління організацією, можеістотно збільшити ефективність діяльності підприємства. Організаціяроботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління іприйняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність таякість управління. Процес прийняття управлінського рішення складається з:отримання інформації, її переробки, аналізу, підготовки та прийняття рішення.Всі ці етапи найтіснішим чином пов'язані з документаційне забезпеченняуправління. Для отримання економічного ефекту, насамперед, важлива якістьінформації, яке визначається не тільки її кількістю, але й оперативністю,ступенем складності і вартістю. Якщо на підприємстві відсутня чіткаорганізація роботи з документами, то, як наслідок цього, закономірнопоява документів поганої якості як в оформленні, так і в повноті іцінності міститься в них, збільшення термінів їх обробки. Цепризводить до погіршення якості управління та збільшення термінів прийняття рішень ічислу невірних рішень. Надійність і якість управління залежать від якості ідостовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановкидовідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання івикористання документів. Основними завданнями документаційного забезпеченняуправління є: скорочення інформаційних потоків до оптимальногомінімуму, забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки тапередачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.Таким чином, для будь-якої організації життєво важливо постійно вдосконалюватидокументаційне забезпечення управління, так як це прямо впливає на якістьприйняття управлінських рішень.
Проектуванняраціональної системи документообігу
Оптимізація системи документообігу грунтується на положеннях,вироблених, як правило, практикою діловодства та науковою організацієюпраці, наприклад: виключення поворотного руху документів; однократністьперебування документа в одному структурному підрозділі або в одноговиконавця; участь тієї чи іншої інстанції повинно бути строго обумовленонеобхідністю обробки документа; різні операції повиннівиконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і підвищення оперативностіїх виконання; обліково-інформаційні відомості про хід руху й виконаннядокументів, результат контролю та ін слід передавати у службуділоводства за допомогою реєстраційних карток, електронних повідомлень,бездокументарній способами (усно, по телефону), виключав зворотний рухсамих документів [6].
Сучасні методики організації документаційного забезпечення якв традиційному, тобто паперовому, варіанті, так ще більше в комп'ютеризованомувимагають чіткої диспетчеризації документів, тобто визначення фіксованих шляхомпроходження документів. Це цілком досяжна завдання, так як більшістьдокументів проходять в офісах цілком певні пункти і етапи обробки.Залишається, користуючись Табелем документів як відправною точкою, виявити ці етапи,оцінити їх з точки зору доцільності, необхідності та обов'язковості ізакріпити найбільш оптимальний порядок руху документів усередині організації всхемах, розроблюваних службою діловодства і його комп'ютеризації тазатверджуваних керівництвом організації.
У схеми повинні бути включені всі, в тому числі і комп'ютерні,пункти обробки документної інформації і, якщо вони піддаються нормуванню,терміни проходження і опрацювання документів. Самостійні схеми рекомендуєтьсярозробляти для різних потоків і категорій документів: вхідних,вихідних, внутрішніх, наказів по особовому складу та по основній діяльності іін У ці схеми включаються, як правило, всі етапи створення документів відмоменту написання чернетки.
У разі затвердження керівництвом схеми руху документівнабувають нормативну силу.
Схеми руху документів мають передбачати і можливіваріанти руху документів, наприклад коли документ від керівника надходитьбезпосередньо до виконавця, минаючи всі інші інстанції, або передачупоштових відправлень, що мають помітку "Особисто", безпосередньо зі служби діловодства адресату минаючи всі інстанції і етапи обробки [6].
Саме на основі такого підходупроектувалися кращі уніфіковані системи документації, будуютьсятехнології проектування комп'ютеризованого документообігу.
Природно, при реальномурізноманітті документів, створюваних і оброблюваних в офісі, подібна роботавимагає досить високого рівня кваліфікації та значних витрат праці ічасу. Саме через цю обставину розробка подібних схемтрадиційних, давно сталих системах управління проводиться рідко, якправило тільки під тискомобставин. Хоча якісь елементи обов'язково присутні в інструкціях ірегламентах з документаційного забезпечення окремих видів робіт, наприкладколегіальних органів управління, або специфічних видів документів, наприкладобмеженого доступу, скарг громадян та ін Розробка детальних схемпроходження документів стає необхідною при розробці та адаптаціїкомп'ютерної системи автоматизації документообігу.
Автоматизація роботи здокументами
Автоматизаціяділоводства припускає автоматизацію підготовки документів підприємства,реєстрацію та облік надходять в організацію документів, проходженнямвнутрішніх документів, а також контроль за їх виконанням.
Хороша організаціядокументообігу допомагає своєчасному проходженню документів попідрозділам організації і рівномірним завантаженням підрозділів та посадовихосіб, сприяє ефективному управління підприємства. Автоматизація службділоводства забезпечує збільшення обсягу виконаної роботи, ізменшення для цього витраченого часу.
Пошук документа
Рис.1 Схемаавтоматизації роботи з документами.
Документообігорганізації представлений потоками документів різних категорій, схема рухуяких розробляється керівником служби діловодства. Загальна схемаавтоматизації руху документів в установі представлена ​​на рис.1.
Автоматизованітехнології обробки документної інформації повинні відповідати вимогамІнструкції з діловодства установ.
Сучасні системиавтоматизації діловодної діяльності та документаційного забезпеченняуправлінської діяльності підприємств підтримують повний життєвий циклдокумента.
Поступив ззовнідокумент спочатку повинен бути зареєстрований. Після цього документ починаєрух по організації. Він потрапляє до посадових осіб, які вирішують хто,що і в який с...
