ЗМІСТ
Введення
1Сутність і основні напрямки автоматизації діловодства
2Практичні аспекти автоматизації діловодства
Висновок
Списоквикористаної літератури
Введення
В даний час став абсолютноочевидним той факт, що успіх бізнесу залежить не тільки від фінансовихрезультатів. Правильне і повне документальне оформлення справ має великепрактичне значення. Важливо приділяти пильну увагу паперів на всіхетапах життя фірми - від державної реєстрації до укладення договорів зпартнерами.
Для документообігу сучасногобізнесу характерна велика різноманітність типів документів, різні маршрути їхруху в процесі обробки, накопичення і збереження величезних обсягівінформації. В«ПаперовийВ» документообіг сьогодні стає малоефективним,ускладнює роботу виконавців, зайнятих безпосередньою обробкою документів,і відповідальних осіб, які керують діловими процесами, а також веде дозбільшення витрат і знижує загальну ефективність підприємства.
Цим обумовлена ​​актуальність темиданої роботи, метою якої є дослідження шляхів автоматизаціїдокументаційного забезпечення управління. Для досягнення поставленої мети вроботі вирішені наступні завдання:
1.розглянуто основні напрямки автоматизації діловодства напідприємствах;
2.охарактеризовані практичні аспекти реалізації автоматизації системиділоводства.
Таким чином, об'єктом даногодослідження є система документообігу і діловодства, предметом -сутність та основні напрямки автоматизації системи документообігу напідприємствах.
Поставлені мета і завдання зумовилиструктуру і логіку даної роботи, яка включає в себе вступ, два розділи,висновок і список використаної літератури.
1 Сутність і основнінапрямки автоматизації діловодства
Основою сучасної організаціїраціональної та оперативної роботи по створенню та обробці величезного потокудокументів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютернітехнології радикально змінили сам характер праці в діловодстві тауправлінні.
Перелічимо основні можливостікомп'ютерних технологій у діловодстві:
• допомога в створенні документа(Конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення йогов пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання іредагування тексту документів);
• передача документа навідстань будь адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем(Документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, у комп'ютернійлокальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);
• реєстрація документа(Заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номернаносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);
• контроль за виконаннямдокумента (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і цеавтоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівеньвиконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різногороду довідки-звіти з документообігу);
• переклад тексту документа зоднієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявностівідповідного пакета програм і додатковому редагуванні тексту);
• захист документів (відвипадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусназахист).
Впровадження електронногодокументообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці йогоспівробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування іпересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ вдокументообіг організації найчастіше наштовхується на численніперешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.
При впровадженні подібних системнеобхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнутисерйозних помилок.
До принципів впровадження електронногодокументообігу в організації слід віднести:
-поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створеннідокументів (особливо всередині організації);
-своєчасну модернізацію технічного і програмногозабезпечення;
-першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутиннихоперацій при створенні документів;
-переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу знайбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);
-ясне розуміння необхідності впровадження подібних системкерівництвом організації [1].
Автоматизація та механізація роботи здокументами спрямовані на підвищення оперативності управлінської праці,скорочення трудовитрат на документування, обробку та передачу, використаннядокументної інформації, посилення контролю виконання та упорядкуваннядокументообігу.
Автоматизована робота здокументами здійснюється шляхом створення та впровадження спеціальних програм звикористанням ПЕОМ та автоматизованих робочих місць (АРМ). При цьому повиннабути забезпечена інформаційно-технічна сумісність засобів обчислювальноїтехніки між собою і з централізованими базами даних.
Автоматизована підготовкадокументів здійснюється в основному на АРМ в структурних підрозділахорганізації. Документ, підготовлений засобами обчислювальної техніки, можевикористовуватися в роботі на правах оригіналу.
Автоматизована реєстраціядокументів може проводитися також децентралізовано, в місцях реєстраціїдокументів на АРМ структурних підрозділів і в канцелярії підприємства. Записпроводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого єдиногонабору обов'язкових реквізитів. Запис на машинному (магнітному, оптичному і т.п.) носії повинна дублюватися машинограм контрольно-облікової картки,яка використовується в якості довідкової картотеки.
На базі даних автоматизованоїреєстрації документів будується автоматизована інформаціоннопоісковаясистема, що забезпечує інформаційними даними про всі документи і місце їхзнаходження за допомогою виведення інформації на екран дисплея або виготовленнямашинограм. При цьому повинна дотримуватися сумісність традиційної іавтоматизованої систем реєстрації та пошуку.
Автоматизований контрольвиконання документів будується на базі даних автоматизованої реєстрації ізабезпечує оперативне інформування виконавців групи контролю про станвиконання всіх документів, а також попередній контроль термінів виконаннядокументів, аналіз виконавської дисципліни.
Нагадування виконавцям про термінивиконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення термінів і т.д.виводяться на екран дисплея.
Керівництво підприємства має нестивідповідальність за ефективність використання автоматизованої технологіїроботи з документами, визначати право доступу співробітників до інформації,що зберігається на машинних носіях.
Всі співробітники підприємства зобов'язанічітко дотримуватись вимог автоматизованої технології роботи з документами.
Сучасний електронний офісбазується на промислових програмних продуктах, що поставляються як дляокремих ПЕОМ, так і ПЕОМ, що функціонують в рамках обчислювальної мережі.Остання являє собою єдиний комплекс обчислювальних машин (у приватномувипадку - ПЕОМ), пов'язаних між собою за допомогою мережного обладнання (мережевіадаптери, кабелі, концентратори та ін), ресурси якого доступнікористувачам. У цьому випадку й говорять про телекомунікації, маючи на увазі мережікомп'ютерів, об'єднаних лініями або каналами зв'язку, завдяки якимтериторіально віддалені комп'ютери можуть обмінюватися даними один з одним.
Комп'ютери, що знаходяться в різнихмісцях, можуть спільно користуватися одними і тими ж апаратними засобами,програмним забезпеченням або даними.
Комп'ютери, встановлені в одномумісці, можуть обмінюватися даними між собою, а також спільно користуватисяапаратними та програмними ресурсами [2].
Сучасні обчислювальні мережі,особливо локальні мережі, тобто, наприклад, функціонуючі в одній будівлі,зазвичай мають багатоточкову конфігурацію одного з трьох...