МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИРОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
державних освітніхУСТАНОВА
ВИЩОГО ПРОФЕСІЙНОГО ОСВІТИ
Камський державний
ІНЖЕНЕРНО-ЕКОНОМІЧНА АКАДЕМІЯ
ІНСТИТУТ МІЖНАРОДНОГО БІЗНЕСУ
Контрольна робота
з дисципліни
В«документаційного забезпеченняУПРАВЛІННЯ В»
Варіант III В«Робота з кадровимидокументами В»
Набережні Челни 2010
ЗМІСТ
ВСТУП
ДІЛОВОДСТВО
1 Діловодство по особовому складу
2 Діловодство за листами громадяні усним зверненням
3 Номенклатура, формування та поточнезберігання справ
4 Сучасний діловий лист
ВИСНОВОК
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Як тільки людина навчилася писати,він почав створювати документи. Що ж таке документ?
"Документом називається все те, щослужить для реєстрації, передачі і збереженні інформації про який-небудьпредметі "- визначення Поля Отле з книги" Керівництво доадміністрування ".
З появою документів почаласярегламентація роботи з ними, яку сьогодні прийнято називати діловодством.Сьогодні під діловодством розуміється діяльність по створенню документів ісправ у відповідності з державними стандартами та організації роботи з ними,тобто створення умов для руху, пошуку і зберігання документів.
Актуальність даного дослідженняочевидна, так як практично всі підприємства в більшому або меншому ступеніведуть діловодство по особовому складу, роботу з кадровими документами.
Метою даної роботи висвітлити правилароботи з кадровими документами.
Маючи на увазі це визначення, можнасказати, що завдання роботи з кадровими документами полягають наступному:
- оформлення документів з особовогоскладом відповідно до вимог стандартів;
- діловодство за листами громадяні усним зверненням;
- ознайомитися з умовами зберіганнядокументів, формування справ і створення їх номенклатури;
- розглянути складання діловоголисти;
- аналіз літератури з досліджуваноїтемі.
Існує достатня кількістьпідручників і посібників з ведення діловодства. У даній роботі буливикористані матеріали з підручників М.В. Кірсанової, Т.Д. Бикової, а так самоджерела ГОСТ 6.30-2001.
ДІЛОВОДСТВО
1Діловодство по особовому складу
Значення кадрових документіввизначається тим, що в них фіксуються відомості, необхідні для здійсненнягромадянами права на працю, освіту і т.д. Документи, що створюються приоформленні прийому, звільнення та переміщення працівників, наданнявідпустки, заохочення складають групу документів з особового складу. Це наказиз особового складу, заяви, резюме, характеристики, трудові книжки, особистікартки, а так само всі документи, що входять в особисту справу. За правилами цідокументи повинні зберігатися в окремому приміщенні.
Для ведення документації необхіднознати не тільки діловодство, але й законодавчу базу, а самезаконодавчо-правові акти та працю і постійно керуватися ними.Основним законодавчим документом є Трудовий кодекс РФ. Так самовикористовуються положення і постанови Уряду РФ, укази Президента, законита інші нормативні документи. Організація сама так само створює нормативнідокументи: колективні договори, угоди, трудові договори. Для правильногооформлення також необхідно правильно оформити кадрові документи, створитипакет законодавчих правових актів, які зачіпають трудові відносини ворганізації (державної, громадської, комерційної, ТОВ, ЗАТ і т.д.) Допакету додають ще інструкцію про порядок ведення трудових книжок.
Принадходженні на роботу пишеться заява. Заява є особистим документом,оформляється на чистому аркуші паперу А4 і підписується особисто людиною, що подаєзаява. На заяві оформляються такі реквізити: адресат, дані проавтора заяви - прізвище, ім'я, по батькові, займана посада (якщо автор вжеє співробітником підприємства), або повну домашню адресу і телефон (якщоавтор не є співробітником підприємства, до керівника якого вінзвертається із заявою), найменування виду документа, дата, текст, відмітка пронаявність додатку (якщо є такі, що додаються документи), підпис.
При позитивному вирішенні питання проприйомі на роботу з стають укладається трудовий договір і видається наказ проприйомі на роботу.
Трудовий договір - це один здокументів, що відбивають умови трудових взаємовідносин співробітника задміністрацією. У змісті вказується ПІБ працівника і роботодавця, місцероботи, дата початку роботи, посада, права та обов'язки працівника іроботодавця, режим роботи і відпочинку, умови оплати, вид соціальногострахування і т.д. Визначення трудового договору дається в ст. 56 ТК РФ.
Залежно від змісту розрізняютьнакази з основної діяльності і накази по особовому складу (про кадри).
1) по основній діяльності наказивидаються (при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів,при затвердженні положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій,при введенні нових стандартів, при зміні графіка роботи підприємства)
2) по особовому складу (при призначенніпрацівників на посаду, при звільненні з посади, при переміщенні послужбі, про заохочення або стягнення, при догляді співробітників підприємства вчергова відпустка)
Наказиоформляються на загальному бланку, а формуляр наказу включає з себе наступніреквізити: назва виду документа (НАКАЗ), дата (датою наказу є датайого підписання), порядковий номер наказу, місце видання наказу, індексдокумента, заголовок до тексту, текст, підпис керівника, відмітка проузгодженні, прізвище та телефон виконавця. Текст наказу викладається стисло в наказовійформі і складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої (див. так самоприклади у додатку 3 та 8). Накази з особового складу зберігаються у відділікадрів, накази по виробничій діяльності в канцелярії.
Одним зосновних документів з обліку особового складу в установах є особистакартка робітників і службовців (Форма Т-2). У ній вказуються документальнообгрунтовані дані з паспорта і трудової книжки. При звільненні проставляєтьсядата і номер наказу про звільнення. Ці відомості необхідно особливо ретельнозаповнювати, оскільки картка є підставою для підтвердження пенсійногостажу. По краях картки вказується кодування для зручності пошуку.
Вдокументообіг відділу кадрів так само входить характеристика як відгук про службовуі громадської діяльності працівника, оцінка його ділових і моральних якостей. Вонаскладається в основному з анкетних даних, даних про трудову діяльність,власне характеристика, висновок, в якому вказується призначенняхарактеристики. (Приклад характеристики в Додатку 6)
Всі документиз особового складу (заяви, копії документів про освіту, копії наказівпо працівнику і т.д.) групуються в особисті справи, які, як і особистікартки, зберігаються в установах до досягнення людиною 75 річного віку,що дає можливість наведення довідок. Особові справи складають у папки, наобкладинці вказують номер справи, ПІБ працівника, дату надходження на роботу. Заправильне ведення папок несуть відповідальність працівники, провідні кадровудокументацію. Він зобов'язаний своєчасно вносити записи про зміни, долучати досправі отримані документи. Рекомендується складати опис особової справи.
Багатодокументи по особовому справі мають тривалий термін зберігання і підлягають особливомуобліку.
2Діловодство за листами громадян і усним зверненням.
ВВідповідно до Конституції РФ всі громадяни Російської Федерації мають правонаправляти особисті та колективні звернення в державні органи тапосадовим особам, які в межах своєї компетенції зобов'язані розглянути цізвернення, прийняти по ним рішення і дати вмотивовану відповідь у встановленийтермін. Порядок розгляду даних звернень визначається Федеральним законом В«Пропорядок розгляду звернень громадян В»від 02.05.2023 р. № 59-ФЗ.
Розрізняютьтри основних види звернень: пропозиція,...
