Зміст
1. ВСТУП. Класифікація документівділового спілкування
2. ОСНОВНА ЧАСТИНА. Поділ групдокументів по функціональному значенню
2.1 Організаційно-правові документи
2.2 Розпорядчі документи
2.3 Інформаційно-довідковідокументи
2.4 Інформаційно-аналітичнідокументи
2.5. Реєстраційно-контрольнідокументи
2.6. Планують документи
2.7 Звітні документи
2.8 Документи з персоналу
2.9 Документи переговорної ідорадчої діяльності
2.10 Письмові звернення громадян
2.11 Інші документи діловогоспілкування
3. Типи записи текстів документів
4. ВИСНОВОК. Уніфікація істандартизація
Список літератури
1.Вступ. Класифікаціядокументів ділового спілкування
Всі документи(Документні освіти), що обертаються на підприємстві, в організації,класифікуються за такими ознаками: видами діяльності, найменуванню,способу фіксації інформації, місцю складання, ступеня складності, ступенягласності (секретності), строками виконання, юридичній силі, стадіями створення,за походженням, термінами зберігання, ступеня обов'язковості, ступеня уніфікації,характером змісту.
За видами діяльності(Або призначенням) документи поділяються на організаційно-правові,розпорядчі, інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні,реєстраційно-контрольні, плануючі, звітні, з персоналу, діяльностіколегіальних органів, ділового спілкування, судово-позовні,фінансово-бухгалтерські, підприємницької діяльності.
За найменуваннюіснує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі:наукові звіти, технічні регламенти, креслення, схеми, графіки,технологічні та інші карти, накази, розпорядження, вказівки, плани ізвіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні,пояснювальні записки, службові листи, факси, телеграми, анкети, стандарти,платіжні вимоги і доручення, довіреності, позовні заяви, авторськісвідоцтва і т.д.
За способом фіксаціїінформації документи бувають: письмові (рукописні, машинописні,друкарські, підготовлені на розмножувальних апаратах, електронні), графічніі фото-, фоно-, кінодокументи. Основним матеріальним носієм діловоїінформації є папір.
За місцем складаннядокументи поділяються на документи, що використовуються в організаціях для вирішеннязовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація в свою чергу ділиться нанадходять (вхідні) і відправляється (витікаючу) кореспонденцію.
За ступенем складностідокументи класифікуються на прості і складні. Прості - це документи, вяких розглядається одне питання, в складних розглядається безлічпитань.
За грифу або ступенягласності розрізняють документи відкритого користування (доступу) (не містятьдержавної та комерційної таємниці) та документи з обмеженим доступом.Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня закритості (абсолютносекретні, секретні та ін) і документи для службового користування -конфіденційні документи.
За юридичною силоюдокументи поділяються справжні та підроблені. Справжні документи буваютьдійсні і недійсні. Недійсним документ стає врезультаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.
За терміном виконаннядокументи класифікуються на термінові, другорядні, підсумкові, періодичні.Терміновими є документи з терміном виконання, встановленими законом тавідповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи згрифом В«терміновоВ».
За стадіями підготовкидокументи поділяються на чернетки і оригінали (оригінали). Чернетка -документ, підготовлений для подальшого оформлення. Оригінал (біловоїдокумент) - єдиний екземпляр документа, оформлений і підписаний зчернетки відповідно до встановлених вимог.
З першотвору можуть бутивиготовлені копія, відпуск, витяг з документа і дублікат оригіналу.
Копія - ідентичне,завірене посадовою особою відтворення оригіналу. Відпустка - копіядокумента, що залишається в справах організації, як свідчення виконаноїроботи. Виписка з документа - завірена частина тексту оригіналу. Дублікат -другий примірник, що має однакову силу з оригіналом.
За походженнямдокументи класифікуються на службові, підготовлені в організаціях, іособисті листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань.
За строками зберіганнядокументи поділяються на документи постійного і документи тимчасового зберігання.Документи тимчасового зберігання, в свою чергу, поділяються на документи зтерміном зберігання до 10 років і понад 10 років.
За ступенем обов'язковостідокументи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничоїта іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання,носять характер юридичної або технічної норми.
За ступенем уніфікаціїрозрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові(Зразкові) і уніфіковані, передбачені загальноросійським класифікаторомуправлінської документації (ОКУД) [15], а також у вигляді анкет і таблиць.
Індивідуальні(Неуніфікований) документи за змістом є специфічними, що носятьхарактер разового документа.
Типовими є документи,розраховані на виклад однорідних процесів і явищ: типовийтехнологічний процес, типові правила внутрішнього розпорядку і т.п.
Трафаретні документимають заздалегідь надрукований текст із пробілами, які заповнюються приостаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації.Поширеним варіантом трафаретного документа є анкета.
Анкета - спосібпредставлення тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівійчастини аркуша, рядками один під одним, а змінна вноситься в документ упроцесі його складання в праву частину листа. Анкетних методом змодельовані,наприклад, накази з прийому, перекладу і звільнення персоналу та іншідокументи.
Таблиця - форма подачіматеріалу, коли постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковику(Заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - наперетині відповідних граф і рядків. Текс, представлений у вигляді таблиці,володіє великою ємністю, дозволяє строго класифікувати ікодувати інформацію і легко підсумувати однопорядкові дані.
Зразкові документи(Зразки) носять орієнтовний характер і використовуються для складання таоформлення документів по аналогії.
За характером змістудокументи бувають первинні та вторинні.
Первинний документмістить вихідну інформацію, яка підсумовується, узагальнюється у вториннихдокументах.
У господарськійдіяльності організацій, крім того, використовуються різні документи,оформляють взаємини сторін, що вступають в ділове співробітництво ікомерційно-господарські зв'язки. Це, наприклад, різного роду договори: договорипоставки, виконання робіт або послуг, договори оренди та ін
2.Основна частина.Групи документів за функціональним значенням
2.1 Організаційно-правовідокументи
Головне призначення:за допомогою організаційно-правових документів здійснюються документальнеоформлення таких питань, як створення організації, встановлення її структури,штатної чисельності та складу, порядок функціонування та взаємодіїструктурних підрозділів, встановлення правил внутрішнього трудового розпорядкудля співробітників організації та порядку їх дій при виконанні повсякденнихтрудових обов'язків.
Загальний вміст -серцевину складають положення, що підлягають обов'язковому виконанню всімаспівробітниками організації і становлять у своїй сукупностіорганізаційно-правову базу для нормального функціонування підприємства абоустанови.
Загальні характерні риси:
1) підготовціорганізаційно-правових документів завжди передує конкретизована потермінами і послідовності здійснення процедура їх проектування,розробки, уточнення та узгодження.
2) введенняорганізаційно-правових документів в дію завжди здійснюється післязатвердження документа відповідним керівником.
3)організаційно-правові документи відносяться д...
