Зміст
1. Основні правила складання документів
1.1 Вимоги ГОСТів дооформлення документів
2. Загальні правила реєстрації документів
3. Скласти акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
4. Скласти схему документообігу на підприємстві
Список використаної літератури
1. Основні правила складання документів
Документ - це матеріальний носій із зафіксованою наньому інформацією.
В якості такого носія може служити папір, диск комп'ютера,фото - і кіноплівка і т.д. Діловий документ служить для фіксаціїадміністративної (управлінської) інформації.
Структурні елементи:
титульний лист;
передмову;
зміст;
введення;
найменування;
вимоги;
додатка;
бібліографічні дані.
Структурні елементи, за винятком елементів "Титульнийлист "," Передмова "," Найменування "," Вимоги ",приводять при необхідності, в залежності від особливостей стандартізуемогооб'єкта.
Титульний лист .
Першу сторінку титульних аркушів державних стандартівРосійської Федерації, стандартів галузі, стандартів підприємства, стандартівнауково - технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднаньоформляють відповідно до додатків А, Б, В, Г.
Передмова.
Передмову вміщують на другій сторінці титульного аркуша. Слово"Передмова" записують з великої літери посередині сторінки. Відомості,приводяться в передмові, нумерують арабськими цифрами (1, 2, 3 і т.д.). Принеобхідності в передмова можуть бути включені додаткові відомості.
-->> Зміст.
Зміст включає порядкові номери і найменуваннярозділів (при необхідності - підрозділів), додатків із зазначенням їхпозначення і заголовків, а при необхідності і графічного матеріалу ззазначенням номера сторінки, на якій вони поміщені.
Слово "Зміст" записують посередині сторінкиз прописної букви.
Зміст збірника стандартів включає позначення інайменування стандартів із зазначенням номера наскрізної нумерації сторінок.
Введення.
Введення призводять при необхідності обгрунтування причинрозробки стандарту.
Введення не повинно містити вимог.
Введення не нумерують і розміщують на окремому аркуші.
Заголовки.
Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти, якправило, заголовків не мають.
Заголовки повинні чітко і коротко відображати змістрозділів, підрозділів.
Заголовки розділів, підрозділів і пунктів слід друкувати забзацного відступу з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи.
1.1 Вимоги ГОСТів до оформлення документів
Документ складається з окремих інформаційних елементів,які називаються реквізитами ( підпис, печатка, назва видудокумента, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа,розташованих у встановленому порядку, становить - формуляр документа .
ГОСТ Р.6.30 - 2003 "Уніфіковані системидокументації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчоїдокументації. Вимоги до оформлення документів "встановив формуляр-зразок організаційно - розпорядчих документів, який представляєсобою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр - зразок встановлюєрозміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
ГОСТ Р.6.30 - 2003 встановлює також складреквізитів організаційно - розпорядчих документів та їх розташування набланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків та порядоквиготовлення і т.д. Всього державним стандартом встановлено 30 реквізитів.Двадцяте реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повиненмістити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно,нейтральним тоном і по можливості коротко. Документи складаються російськоюабо національною мовою відповідно до законодавства Російської Федераціїпро державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці,анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи,підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
Розділ;
Підрозділ;
Пункт;
1.1.1.1 Підпункт.
1. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування).
Емблема підприємства - це символічне графічнезображення. В якості емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображенняемблеми полегшує пошук документа, але заміняти найменування підприємства абоустанови емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документана рівні назви організації або верхньому полі документа. Емблема повинна бутизареєстрована в установленому порядку - не допускається зображувати на бланкуемблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно.
Емблема не відтворюється також при зображенні на бланкудокумента герба.
2. Код організації.
Згідно Загальноросійським класифікатором підприємств іорганізацій (ОКПО) код мають усі зареєстровані організації. Він може бутипроставлений на бланках документів при їх виготовленні і є своєріднимпідтвердженням правомочності організації - автора документа.
3. Найменування організації.
Реквізит називає автора документа, яким може бутиорганізація, структурний підрозділ, посадова або фізична особа. Цереквізит передбачає також вказівку вищестоящої організації, якщо вона є.У бланках структурних підрозділів найменування підрозділу вказують під найменування організації. У бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральномуоргану виконавчої влади і місцевому органу влади) вказується тількинайменування місцевого органу влади.
4. Довідкові дані про організацію.
Реквізит присутня тільки в бланках листів і включає всебе індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номера телефону,факсу, адреса електронної пошти. У складі цього реквізиту можуть зазначатисябанківські реквізити, державний реєстраційний номер організації, номериліцензій.
5. Найменування виду документа.
Даний реквізит є одним з найважливіших, оскількидозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів таструктуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах,за винятком листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменуванняорганізації ": накази, розпорядження, АКТ і т.п.
6. Дата документа.
Дата один з основних реквізитів, що забезпечують юридичнусилу документа. Датою документа може бути дата його підписання, затвердження абодата подій, зафіксованого в документі. Якщо авторами документа єкілька організацій, то датою документа є дата проставлення останньоїпідписи. Дати в документі оформляються цифровим способом у наступнійпослідовності: день місяця, місяць, рік.
Крім дати документа, датуються також всі службові відміткина документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа та ін.)
7. Реєстраційний номер документа .
Реєстраційний номер документа - це цифрове аболітерно-цифрове позначення, під яким документ введений вінформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (розпоряджень,актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарногороку. По розсуду організації порядковий номер документа може доповнюватисяінформацією про кореспондента, виконавців, тематиці, літерними індексами. Надокументах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційніномери авторів проставляються через косу риску в порядку черговості авторів надокументі.
Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати.
8. Місце складання або видання документа .
Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланкахконкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізитув...
