Введення
Специфікароботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметамипраці (документи, технічнізасоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховувати й те,що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістюрозв'язуваних задач, значнимирозходженнями в них поступеня труднощі, необхідністювиконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативнихділових і особистих якостей. Неможливо,наприклад, ефективно виконувати роботу, якщосекретар не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення в діяльності своєїорганізації, не має достатньо професійної підготовленості.
Ділові таособисті якості привиконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюютьодин одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосуванняна практиці неможливо без наявності в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
У сформованій практиціоцінки праці секретарівприйнято виділяти наступні ділові якості: професійну майстерність, ініціативність,організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, уміннязберігати службову таємницю, хороша пам'ять, відданість роботі.
Для тогощоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібновиховувати в собі і ряд особистих якостей. Залежно від отриманоговиховання ступінь розвитку особистих якостей у людей розрізнивши, багато що тутвизначається і індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.
Виділимонайбільш істотні особисті якості, необхідні секретарю: інтелігентність,працьовитість, сумлінність, чуйність, уміння адаптуватися, скромність,акуратність, доброзичливість.
Серед іншихособистих якостей, які потрібні сучасномусекретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть подій чи явищ; товариський характері контактність, які допоможуть секретарю налагодитиправильні взаємовідносини з відвідувачами, співробітниками, керівником і т.д.;розумна обережність у прийнятті рішень; артистизм - якість, яка допоможесекретарю перебороти особисті емоції заради справи,провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п.; здатність до самостійногонавчанню, розширенню кругозору.
Багатокерівники, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертаютьувагу на такі сторони, як сімейна влаштованість, справедливо вважаючи, щовід стану цього питання в значній мірі залежить працездатністьсекретаря, його настрій.
Всі названіділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовомувигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальнапідготовка до роботи в обраній професії.
1. Машинописне оформленнядокументів
З 1 липня 2003 введений новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформленнядокументів. Він цікавий всім, кому доводиться працювати з такими документами,як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи таінші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінськихдокументів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланківдокументів.
Оновленнястандарту ГОСТ Р 6.30-97, по якому п'ять років працювали тисячі фахівців, утому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвяченізаняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт станескладовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальнихзакладах. Вводиться стандарт установлює єдині вимоги та правилаоформлення документів управління незалежно від того:
В·державнеце або недержавне підприємство;
В·якимвидом діяльності займається підприємство;
В·якведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасноїінформаційної технології).
Що жнового передбачено в стандарті?
Мабуть,найголовніше міститься в його введенні - вимоги цього стандартує рекомендованими , а не обов'язковими.
Числореквізитів документів стало більше: 30 замість 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номерюридичної особи) та ИНН/КПП (ідентифікаційний номерплатника податків/код причини постановки на облік). Виключений реквізитВ«Гриф обмеження доступу до документаВ», який регламентується іншиминормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як теперповинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можнапобачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка проконтролі ,раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі.Це зручніше, так як при підшивці документів у товстих папках цей реквізит бувне видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом В«КонтрольВ»,Проставлення якого на лівому полі була неможлива.
Розміриполів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
У грифізатвердження найменування стверджує документа дається тепер ворудному відмінку ( затверджено наказом ), що, безумовно,логічніше, ніж було раніше ( називний відмінок - затверджено наказ ).
Косметичнимзмінам піддався реквізит В«позначка про виконавцяВ» . Тепер ставлятьсятільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо привеликій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я табатькові повністю, т. к. це значно полегшує спілкування звиконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення яких-небудь питань подокументу.
Змінилося розташуваннявідмітки про надходження документа в організацію . У новому ГОСТі вонарозміщується в правому нижньому кутку.
Всі іншіреквізити істотно не змінилися.
Додостоїнствам нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднестиневелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність істабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правиласкладання документів у західному діловодстві в основному були сформованів 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів.
Виконанняєдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів;якісне і своєчасне складання та виконання документів; організаціюоперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішнійдіяльності вашого підприємства.
2.Формуляр-зразок, його призначення і склад реквізитів
Важливазавдання, пов'язана з удосконаленням управління, - спрощення роботи здокументами, прискорення їх складання та оформлення. Її вирішення значноюмірою сприяє створення стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчоїдокументації - ГОСТ Р 6.30-2003. Він являє собою звід єдиних науковообгрунтованих правил підготовки та оформлення документів. Впровадження цихстандартів створює необхідні передумови для більш повної уніфікаціїдокументів, що, у свою чергу, дозволить їх обробляти в автоматизованихсистемах управління.
Стандартами встановлюються найбільш загальніправила складання документів, а також машинописного оформлення окремихреквізитів. Тривалої час організаційно-розпорядча документаціярозвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів і різновидівслужбових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів.
ГОСТ Р 6.30-2003поширюєтьсяна організаційно-розпорядчу документацію, застосовується при оформленнірозпорядчої і виконавчої діяльності центральних і місцевих органівдержавного управління РФ, а також підвідомчих їм підприємств,організацій та установ, і встановлює загальні вимоги до її оформлення,встановлює порядок розташування і межі реквізитів у формулярі - зразкувимоги до бланків документів.
Форму...
