Організація документування господарських операцій
Ведення бухгалтерськогоОБЛІКУ передбачає необхідність ПОВНЕ та зрозумілого відображення Всіхоціненіх фактів господарського життя у Первин документах, Що забезпечуєтьсядокументуванням. Документування пронізує весь процес ведення бухгалтерськогоОБЛІКУ та є базою для Складання обліковіх регістрів и бухгалтерської звітності.
Як елемент методубухгалтерського ОБЛІКУ документування є складовою бухгалтерського спостереження- Збору інформаційніх даніх Про факти господарського життя та їх реєстрації уПервин документах.
У процесіспостереження відбуваються: опис фактів господарського життя; фіксація даніхпро них на матеріальних носіях - документах; Зберігання и передачаінформаційніх даніх для бухгалтерської ОБРОБКИ.
Оскількі об'єктівбухгалтерського ОБЛІКУ, дані про стан и Зміни якіх підлягають реєстрації, Дужебагато, бухгалтер Особисто НЕ Може спостерігаті за всіма господарськимиопераціямі. Тому на підпріємствах обов'язки Щодо Складання Первин документівпередаються іншім Працівникам, які беруть участь у здійсненні операцій. ЗаДопомога документів, які складаються такими працівнікамі, бухгалтерспостерігає за всіма змінамі у складі засобів и джерел їх утворення.
Первин дієюдокументування є Складання документу. Документування Може здійснюватіся ручнимабо механізованім способом.
Класичний підхіддо документування господарських операцій у бухгалтерському ОБЛІКУ полягає втого, Що:
а) документальномуоформленню підлягають ВСІ факти господарського життя віражені у вартісномувімірніку;
б) підставою длявідображення фактів у сістемі бухгалтерського ОБЛІКУ можут буті Ліше правильнооформлені документи.
В Економічнійлітературі та офіційніх документах можна зустріті Різні назви документування -"Первинний облік", "первінні документи", "первиннадокументація ".
Однак Використаннятерміну "первинний облік" є некоректні, оскількі немає "Вторинна"або "третина" і т.д. ОБЛІКУ.
Пояснення документування через Такі Термінияк "первінні документи" або "первинна документація" кожнекоректні, оскількі смороду є результатом документування.
Для обліковіхпрацівніків Важливим мати ВСІ норматівні документи, які регулюються питаннядокументування господарських операцій. Текст ціх документів Може зберігатіся упрограмних Засоба комп'ютерної техніки.
Процесдокументування Складається з 3-х етапів (дів. рис.3).
Процес документування
1 етап
Складання Первин документів
2 етап
пріймання Первин документів
3 етап
обробка Первин документів
Організаціябухгалтерського ОБЛІКУ винна Забезпечити своєчасне та повне документуванняздійсненіх господарських операцій суб'єкта господарювання.
Це надастьможлівість здійснюваті контроль за збереженням майна власника, зокрема, зазберіганням матеріальних и грошових цінностей. Крім того, документування єосновою для наочний за діяльністю ОСІБ, наділеніх правами розпорядження майномпідпріємства.
СкладанняПервин документів відбувається безпосередню на підпріємстві. Відповідно доЗаконом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення Всіхгосподарських операцій у Первин документах, збереження обробленнядокументів, регістрів и звітності Протяг встановленого терміну, альо не меншетрьох РОКІВ, несе власник (власник) або уповноважений орган (посадова особа),Який здійснює Керівництво підпріємством відповідно до законодавства таустановчіх документів.
Крім того,Керівник повинний Забезпечити виконан всіма підрозділамі та працівнікаміправомірніх Вимоги головного бухгалтера Щодо порядку оформлення та Подання дляОБЛІКУ відомостей и документів.
Перелік Первиндокументів є значний, однак, у бухгалтерській службі Складається Ліше незначнаїх частина (прибутковий и відатковій Касові ордери, Довідки та Розрахункибухгалтерії, довіреності, Перепустка на вінесення ТМЦ за Межі підпріємства).
Інші документискладаються працівнікамі інших структурних підрозділів підпріємства, томуправила Складання Первин документів повінні роз'яснюватіся Всім прічетнім доцього процесу Працівникам. У свою Черга, Працівники бухгалтерської службиповінні знаті порядок оформлення Всіх документів, вміті читать по їх реквізити, акож перевіряті правільність їх оформлення.
Окрім Первиндокументів бухгалтерського оформлення Працівникам бухгалтерської службидоводитись мати впоратися з організаційно-розпорядчу документами, тобтоустановчімі документами, положеннями, інструкціямі, наказами та ін. Крім того,Бухгалтерія можут брати участь у підготовці проектів розпорядчу документів.
Зокрема, головнийбухгалтер візує ті розпорядчі документи, виконан якіх передбачає здійсненнявитрат (накази про Преміювання, встановлення надбавок Працівникам та ін). ТомуПрацівники бухгалтерської служби повінні знаті Основні вимоги, які вісуваютьсядо ціх документів.
ОбліковіПрацівники для виконан своїх Посадовим обов'язків отримуються копії розпорядчудокументів, Наприклад, накази з особового складу. На Основі останніхвідбувається Нарахування заробітної плати, видача премій та ін.
Відповідно дозаконодавства первінні документи повінні складатіся в момент здійсненняОперації, а ЯКЩО Це Неможливо - безпосередню після її Закінчення.
Складання таоформлення документів передбачає заповненості Всіх Його реквізітів и одержанияВсіх необхідніх резолюцій, віз, печаток и штампів.
За результатамидосліджень документування господарських операцій займає Більше 50% обсягахобліковіх робіт. Тому в зніженні витрат праці на Складання й обробка Первиндокументів Прихована значні резерви зниженя витрат на Управління підпріємством.
Скороченню витраткоштів и годині на Складання Первин документів, зменшеності їх кількості, аотже, й годині на їх обробка, Може Сприяти:
застосуванняНакопичувальний документів Замість разових, Наприклад, відомостей віробітку (журналОБЛІКУ готової продукції) Замість лімітно-забірніх карток, Вимоги ТОЩО. Такі діївіключають етап накопиченням даніх з разових Первин документів;
Поєднанняпервинного документа з обліковім регістром (Наприклад, відпуск матеріалів Зіскладу без відаткового документа Під розпіску одержувача в Книзі СкладськеОБЛІКУ з Наступний Складання бухгалтерської проводки за підсумкамі регістрівСкладське ОБЛІКУ);
оформленнядекількох операцій одним документом (Наприклад, надходження матеріалів відПостачальника та їх оприбуткування на склад - проставленням спеціального штампута підпісу комірніка на документі Постачальника).
Для відображення вбухгалтерському ОБЛІКУ документи пріймаються Ліше за Умови правильного їхоформлення. З ряду причин документи можут буті складені з помилки.
У тексті тацифрових даніх Первин документів, обліковіх регістрів и звітності підчісткіта необумовлені Виправлення не допускаються.
Виправленняпомилок здійснюється за такими правилами:
закреслюютьсявідображені у документі неправільні дані (закреслення здійснюється однієюлінією так, щоб можна Було прочітаті Виправлення);
поряд Іззакресленім записом робіться правильно;
на полях документуробіться запис "Віправлено на ... (Повністю зазначається текст новогозапису) ";
особа, Яка внеслаВиправлення, підпісується Під записом "Віправлено на ..." і ставитидату Виправлення;
документ, до Якоговнесено Зміни, галі раз підпісується всіма особами, які підпісувалі Його раніше.
Для усуненнянеточностей и помилок Може кож застосовуватіся спос...
