Зміст
Введення. 3
1. Забезпечення нормативних умов зберіганняархівних документів. 5
1. 1 Створення оптимальних умов зберіганнядокументів. 5
1. 2 Розміщення документів у сховище.Топографірованіе. 10
2. Застосування спеціальних засобів зберігання іпереміщення документів. 12
2. 1 Порядок видачі справ зі сховищ .. 12
2. 2 Перевірка наявності та стану справ. 15
2. 3 Створення страхового фонду особливо ціннихдокументів і фонду користування 18
3. Забезпечення фізико-хімічної схоронностіархівних документів. 21
3. 1 Перевірка фізичного стану документів. 21
3. 2 Фізико-хімічна і технічна обробкаархівних. 23
документів. 23
Висновок. 26
Бібліографічний список літератури .. 27
Додаток. 28
Введення
Актуальність теми курсовоїроботи. Архівіст в даний час - перший, хто має справу з інформацією,створеної минулого. Він зобов'язаний її відібрати і зберегти. Але архів - це несклад, а наукова установа, що виконує задачу формування довготривалоїсоціальної пам'яті суспільства.
Державні органи, органимісцевого самоврядування, організації та громадяни, що займаютьсяпідприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язанізабезпечувати збереження архівних документів, у тому числі документів з особовогоскладом, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами,іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, а також перелікамидокументів, передбаченими Федеральним законом "Про архівну справу вРосійської Федерації "від 22 жовтня 2004 року № 125 ФЗ.
Завданням архівістів залишаєтьсязбереження документів, що відображають особливості діяльності тих чи іншихорганізацій і підприємств. Такими особливостями можуть бути: унікальністьдіяльності, новизна продукції, трудові, суспільні традиції, участь вміжнародних та регіональних програмах, робота в експериментальних умовах.
Забезпечення збереженнядокументів - основне завдання державних архівів. Складність вирішення завданнявизначена тим, що ніхто і ніколи не створював документи для В«вічногоВ»зберігання. При цьому архіви щороку поповнюються новими фондами, ареставраційні можливості залишаються скромними. В основі сучасного підходу довирішення даної проблеми лежить принцип поступового переходу додифференцированному, виборчому принципом забезпечення збереженості архівнихдокументів, з урахуванням їх цінності, фізичного стану.
Диференційованийпідхід передбачає виділення із загального обсягу зберігаються в архіві документів,так званих пріоритетних об'єктів на рівні фондів, частин фондів, окремихдокументів. Основою для пріоритетного виділення є два критерії: цінністьдокументів і ознаки фізичного стану, загрозливого їх схоронності (низькапотенційна довговічність
Комплекс заходів щодо створеннянормативних умов, дотримання нормативних режимів та належної організаціїзберігання архівних документів, що виключають їх розкрадання та втрату і забезпечуютьпідтримання їх у нормальному фізичному стані, забезпечує зберіганняархівних документів в архіві.
Нормативні умови зберіганняархівних документів забезпечуються:
- будівництвом, реконструкцієюі ремонтом будівель архівів;
- створенням оптимальних(Нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світловогоі санітарно-гігієнічного режимів в будівлі та приміщеннях архіву;
- застосуванням спеціальних засобівзберігання і переміщення архівних документів.
Основною метою курсової роботиє дослідження проблеми забезпечення збереженості архівних документів якодного з головних напрямків роботи архівів. Від того наскільки вірно булаобрана стратегія зберігання документів, залежать їх фізичний стан іможливості використання в найрізноманітніших цілях.
Длядосягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:
1. Розглянути заходипо забезпеченню нормативних умов зберігання документів.
2. Розкрити порядокзастосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
3. Досліджуватиметодику забезпечення фізико-хімічної схоронності документів.
1. Забезпеченнянормативних умов зберігання архівних документів
1. 1 Створення оптимальних умов зберігання документів
Оптимальні умовизберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією і ремонтомбудівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної тапротипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створенняоптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведеннясанітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальнихзасобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки і тогоподібне).
Будинки длядержавних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані зінших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств,забруднюючих повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів іспоруд, небезпечних у пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки,автостоянки, гаражі тощо), а також відповідно до вимог будівельнихнорм і правил.
Придатністьмісцерозташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежноїохорони і санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря. [2]
Будівництво та реконструкціябудівлі архіву проводяться відповідно до нормативними правовими актами,містять вимоги до об'єктів технічного регулювання та проектноїдокументацією, погодженою з відповідним уповноваженим органомвиконавчої влади у сфері архівної справи. Будівля архіву являє собоюкомплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконаннязавдань архіву по зберіганню, обробці, використанню архівних документів і завданьадміністративно-господарського, технічного, побутового характеру, відповідативимогам раціонального планування приміщень.
Склад, розташування,обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати збереженняархівних документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимогтехнології робіт, охорони праці, техніки безпеки і виробничоїсанітарії, а також раціональне взаємодія підрозділів архіву.
Архів забезпечуєтьсяархівосховищах, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями дляавтоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного такомунікаційного устаткування.
Призначені для зберіганняархівних документів приміщення в пристосованих будівлях мають бути ізольованівід решти приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів уприміщеннях будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами,організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовуютьпожежонебезпечні і хімічні технології.
Архівосховищанумеруються арабськими цифрами у валовому порядку і розташовуються ізольовано ввіддаленні від лабораторних, виробничих, складських приміщень, пов'язаних ззастосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронногоархіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів.
Сховища рекомендуєтьсярозташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітленнядопускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попаданнясонячних променів. Допускається розсіяне освітлення із застосуванням на вікнахжалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвлених стекол. Для штучногоосвітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентнілампи з урізаною ультрафіолетовим ділянкою спектру випромінювання.
Зберігання архівнихдокументів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світлазабезпечується зберіганням документів в коробках, папках і палітурках,застосуванням на вікнах світлонепроникних і светорассеивающих штор і т. п.Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають прямепотрапляння світла, і підлягають додатко...
