Зміст
ВСТУП. 3
1. Класифікація документів. 6
2. Стандартизація та уніфікаціяуправлінських документів. 12
3. Реквізити документів. 13
4. Бланки адміністративнихдокументів. 23
Висновок. 27
Список літератури .. 28
ВСТУП
Удосконалення системи управліннясуспільним виробництвом - завжди в центрі уваги нашої держави.Досить нагадати, що сучасне виробництво характеризується високими темпаминауково-технічного прогресу. Збільшуються її масштаби, ускладнюютьсягосподарські зв'язки. Все це вимагає постійного поліпшення діяльностіапарату управління, вдосконалення його структури, підвищення технічноїоснащеності управлінської праці.
Ефективнадіяльність апарату управління нерозривно пов'язана з правильною організацієюроботи з документами. Практично жодна технологічна функція управління,пов'язана з інформаційними джерелами, підготовкою та прийняттям рішень, необходиться без документування - процесу створення, виконання та оформленнядокументів.
Здокументацією пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління: відтехнічних виконавців до керівників усіх ланок. Одні створюють документи,інші забезпечують їх оформлення і передачу, треті - керуються цимидокументами і на їх основі ухвалюють рішення.
Заданими Головного архівного управління щорічно з установ і організацій вархіви надходить 60 мільярдів документів. З кожним документом в апаратіпроводиться велика робота по складанню, передруку, считку, обліку(Реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки міститьсяінформації (різні види обчислень і т.п.), копіювання, переносу відомостей, транспортування всередині і поза апарату, поодержання й передачі різних даних і т.д.
ПоняттяВ«ДокументВ» визначено Державним стандартом РФ на термінологіюділоводства та архівної справи. Воно обов'язкове для застосування вдокументації всіх видів: у підручниках, навчальних посібниках, технічній ідовідковій літературі.
Документ- Засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації профакти, події, явища об'єктивної дійсності і розумовоїдіяльності людини. Таким чином, поняття В«документВ» є похідним відрозуміння інформації як відомостей. Відомості містять інформацію про якісьподіях, які вони відображають.
Вповсякденній роботі підприємств створюються документи з різних питаньвиробничої, господарської, фінансової та громадської діяльності. Ценакази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми,довідки та ін Документи, які складаються на підприємствах, прийнято називатикореспонденцією.
Сукупністьробіт, пов'язаних із створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією,рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
Відправильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботипідприємства. Діловодство на підприємствах і в установах ведеться на основіЄдиної державної системи діловодства (ЕГСД), основні положенняякої затверджені Постановою Державного комітету Ради МіністрівРФ.
Єдинадержавна система діловодства допомагає уникнути надмірностей ідублювання в роботі, так як в ній сформульовані єдині вимоги ірекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу,обліку і пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документіві угруповання їх у справи.
Науковаорганізація діловодства і культура його ведення позитивно впливають на всюгосподарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим іоперативним. У ньому не може бути місця тяганині і бюрократизму.
Всучасних умовах основне завдання - забезпечити подальший розвиток іпідвищення ефективності автоматизованих систем управління та обчислювальнихцентрів, послідовно об'єднуючи їх в загальнодержавну систему збору таобробки інформації; розширити виробництво і застосування засобів оргтехнікидля раціоналізації діловодства та поліпшення організації управлінськогопраці.
Рішенняцього завдання має обов'язково поєднуватися з упорядкуванням інформаційної бази,вдосконаленням документаційних процесів. Найбільша ефективність відвикористання електронно-обчислювальної техніки може бути досягнута привпорядкування всієї вихідної інформації, масовим носієм якої єдокументація.
Підвищенняефективності управління виробництвом невіддільне від вдосконаленнядокументаційних процесів на всіх рівнях управління, раціоналізаціїдокументообігу та наукової організації діловодства.
У нашійкраїні діловодством займаються понад 130 тисяч секретарів і 535 000діловодів. Діловодні функції виконують також бухгалтери,економісти, інспектора з кадрів. Природно, знання основ системидокументування, вміння організувати діловодство сьогодні вимагається відкерівників і фахівців.
1.Класифікація документів
Документуванняуправлінської діяльності полягає у фіксації різними способами (повстановленими формами) відповідної інформації, тобто у створенні документів.Документи необхідні для того, щоб протягом певного часу можна булокористуватися необхідною управлінською інформацією для самих різних цілей.
Комплексдокументів визначається:
-колом питань,розв'язуваних організацією в процесі своєї діяльності;
-порядкомвирішення питань (на основі колегіальності або єдиноначальності);
-об'ємом іхарактером зовнішніх зв'язків.
Будьуправлінський документ повинен відповідати наступним вимогам:
-повинен бутискладений за встановленою формою, а в ряді випадків відповідати стандартам;
-повинен видаватисявідповідним компетентним органом або посадовою особою, а так само і особами,яким таке право надається законом або відповідним директивнимзазначенням;
-документ завждивидається на виконання норм права і не повинен суперечити їм.
Діловідокументи сприяють правильній організації обліку і планування, а також схоронностівласності. Всі документи на підприємствах по засобам фіксації можнаподілити на такі групи.
Письмові- Документи рукописні імашинописні, а також виготовлені на розмножувальних апаратах і видані типографськимспособом. Загалом документообіг вони складають приблизно 95% всіх документів.
Графічні- Креслення, схеми, плани,карти, графіки, малюнки і т. п. Велика перевага цих документів у тому, щовони наочні і доступні для будь-якого фахівця, не володіє іноземною мовою.Тому вони знаходять все більше застосування в народному господарстві.
фотокінодокументи- Різновиддокументів, які дають можливість відобразити ті об'єкти або процеси,фіксація яких за допомогою інших засобів була б скрутній, а іноді інеможливою. На відміну від фотодокументів, що дають статичну уявлення прооб'єкті або процесі, кінодокументи дозволяють побачити ці ж самі об'єкти абопроцеси в їх динаміці.
Фонодокументи- Документи, які вНині широко застосовуються. До них відноситься фонограма - новепрогресуюче засіб фіксації.
Незалежновід засобів фіксації всі документи по видам діяльності прийнято розділяти натри великі групи.
Організаційно-розпорядчідокументи маютьвинятково важливе значення. У них відображені питання загального керівництвапідприємством і його виробничої діяльності. Ці документи складаються працівникамивсіх підрозділів підприємства. Документи з організації обліку та звітностіскладають безпосередньо працівники відділу обліку.
Документипо фінансово-розрахункових операційскладають в основному працівники фінансового відділу та бухгалтерії. Правильноскладені документи по фінансово-розрахункових операцій сприяють раціональномувикористанню грошових коштів.
Документиз постачання і збуту складаютьпереважно працівники планового відділу, відділів матеріально-технічногопостачання і збуту, а також працівники обліку.
Документикласифікують і за найменуваннями. Однак вивчати документацію підприємствкраще не за найменуваннями, тому що структура, і особливо їх зміст,незважаючи на загальні найменування, може бути різною.
