ПВНЗ
В«ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТВ»
Кафедрадокументознавства та інформаційно-аналітічної діяльності
Реферат
на тему:
Міжнародністандарти у сфері Управління документацією
Виконала: Нічік Тетяна
Перевірів:
проф. Палеха Ю.І.
Київ - 2010
План
1. Підстава розроблення ISO 15489 - 2001
2. Актуальність и необхідність розроблення
3. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489
4. Терміни та Поняття
5. Нормативна база діловодства в Україні
6. Досвід Впровадження в окремому країнах
7. Шляхи Впровадження
1. Підставарозроблення
Концепціярозробляється відповідно до плану науково-дослідної та методичної роботиУкраїнського науково-дослідного Інституту архівної справи та документознавствана 2004 р.
2.Актуальність и необхідність розроблення
ГлобалізаціяСучасний Економічних и суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародноїуніфікації та стандартізації інформаційніх процесів. Зміни політічної таекономічної сітуації в Європі Із створенням Євросоюзу Фактично привезли доСтворення єдиного економічного простору, єдиного Ринку для більшості європейськіхкраїн. Певної мірою Це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовітісявід Деяк національніх особливая господарювання, у тому чіслі й отнаціональніх систем Управління документацією. Діяльність сучасности корпорацій,компаний та фірм давно Вийшла за Межі національніх кордонів, транснаціональнікорпорації мают представництва у багатьох країнах, у тому чіслі й тихий, де їмдоводитись працюваті за правилами національної економікі. Саме ці Новіекономічні реалії зумов потребу віроблення єдиного (міждержавного) стандартуз Управління документацією, Що й призвели до видання Міжнародною організацієюстандартізації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "ІНФОРМАЦІЯ тадокументація - Управління документацією "(Далі - Стандарт).
Україна НЕзалиша осторонь світовіх процесів. З 1998 р. діє Затверджено ПрезидентомУкраїни Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії -Забезпечити входження Нашої держави до європейського політічного,інформаційного, економічного и правового простору. Одним з основних напрямівінтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС 2 .Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України увідповідність з європейськімі стандартами.
У сучаснійінформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві Зміни, зумовлені інтеграцієюУкраїни в Світовий інформаційний простір, Впровадження прогресивнихінформаційніх технологій (нових носіїв інформації, способів запису даніх,відтворення, Зберігання та Поиск інформації), автоматізацією канцелярськоїпраці, Що вплінуло на характер документів та діловодства в цілому. На часі -застосування у сфері діловодства міжнародніх правил и технологій, Спілкуваннямовою, Що зрозуміла Всім.
3. Загальнахарактеристика міжнародного стандарту ISO 15489
СтандартизаціяУправління документацією дозволяє більш ефективного організуваті роботу здокументами у Галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики тапроцедур Управління документацією забезпечує Наявність належної УВАГА процесам веденнядокументації та збереженості Всіх документів, а Використання стандартноїметодики и процедур - більш швидкий и ефективного поиск на документної інформації.
Стандартстосується Управління документами Всіх відів та на Всіх носіях, створеня абоОтримання організацією (державною и недержавне) в процесі її діяльності, акож фізічнімі особами (суб'єктами підпріємніцької діяльності), якізобов'язані створюваті та вікорістовуваті документи. ВІН візначає обов'язкиорганізації Під годину реалізації процесів документування, надає Рекомендації Щодорозроблення політики Управління документацією в організації та пов'язаних з неюпроцедур, систем и процесів, а кож Щодо розроблення та Впровадження системдокументації.
Управліннядокументацією розглядається у міжнародному стандарті Як частина системиУправління якістю, Що базується на вимоги стандартів ISO 9001 та ISO 14001.Стандарт ISO 15489 є викладу оптімальної методики Управління документацією,Яка Призначено Як для фахівців у Галузі Управління документацією, так и дляспеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробніків нових інформаційніхпрограм и систем, щоб Забезпечити відповідність ціх програм та систем ВимогиУправління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робітьЙого прідатнім для Використання в будь-якій організації, Незалежності від їїстатусу та напрямки діяльності, забезпечуючі при цьому сучасний підхід доУправління документацією.
СтандартСкладається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містітьвикладу загально Принципів Управління документацією в державних и недержавнихорганізаціях, Що створюють документи. Ці принципи полягають у візначенні їдокументальному оформленні:
В§основних правил та стандартів роботи з документами в організації(Політика організації в сфері Управління документацією);
В§Повноваження та відповідальності працівніків організації у роботі здокументацією;
В§діловодніх технологій и процедур. Крім того, Управліннядокументацією винне включать Створення та застосування спеціальніх систем дляУправління документами, інтегрованіх в загальному систему Управління тауправлінські процеси організації.
У Ційчастіні кож вікладені Загальні засади розроблення та Впровадження системдокументації, подано опис процесів Управління документацією, наголошується нанеобхідності регулярного моніторінгу відповідності ціх процесів визначеня ворганізації правилам и стандартам та наявності постійної Програми навчанняроботі з документами.
Частина 2"Методичні рекомендації" містіть опис методики, Що дозволяє реалізуватіпринципи Управління документацією, опісані у першій частіні Стандарту.
Частина 1Призначено для Використання менеджерами в організаціях, спеціалістами зУправління документацією, інформацією та всіма іншімі працівнікамі організаціїта фізічнімі особами (суб'єктами підпріємніцької діяльності), зобов'язаннястворюваті та вікорістовуваті документи у своїй діяльності. Частина 2Призначено для Використання спеціалістами з Управління документацією тапрацівнікамі, до обов'язків якіх входити Управління документацією ворганізації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування Частина 1стандарту у Всіх організаціях, Що прагнуть налагодіті процес Управліннядокументацією відповідно до вимоги ІSО. Крім того, Розробник стандартупідкреслюють, Що стандарт прізначається и для віщого керівніцтва організацій.
УСтандарті, зокрема, визначена Відповідальність організацій за створювані нимидокументи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами("Політика") в організації повінні буті візначені та зафіксовані удокументі, підпісаному віщім керівніцтвом організації. Обов'язки повінні бутірозподілені Між усіма працівнікамі організації, які в процесі своєї діяльностістворюють документи, та відображені в їхніх Посадовим інструкціях.
Сумісністьта узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатка зПерехресних посилання на Статті ціх частин. До кожної Частина є алфавітнійПокажчик.
В уміврозвітку світової торгівлі організації, Що застосовують Сейчас стандарт, можутбуті Впевнений у тому, Що їх принципи та технології роботи з документамипрійняті у всьому Світі. Для організації, Що працює у кількох країнах зОсоблива національнімі системами діловодства, новій стандарт допоможуСтворити єдину функціональну систему Управління документацією.
Стандартсхвалено Міжнародною радою архівів, Яки рекомендувала Його до застосування Всімутворювачам документів - Як державним, так и Конфіденційність 4 .
4. Термінита Поняття
Термінологіястандарту ISO 15489 базується на термінах, регла...
