1. Структури і функцій діловодної служби
Виробничапрактика проходила в секретаріаті ТОВ В«АвтоелементВ», виробничоїкомпанії, що здійснює виробництво, і збут автомобільних фільтрів тафільтруючих елементів на весь спектр автотракторної техніки.
Структуракомпанії ТОВ В«АвтоелементВ» включає в себе наступні відділи: відділмаркетингу і реклами, відділ ЕОТ, секретаріат і бухгалтерію, відділ контролюякості продукції, конструкторський відділ, відділи постачання і збуту.
Діловоднаслужба Управління компанії представлена ​​секретаріатом, який у своїйдіяльності керується такими нормативними документами, як Інструкція поділоводству, посадові інструкції співробітників.
Такимчином, безпосереднє ведення діловодства в ТОВ В«АвтоелементВ»покладається на секретаріат. Він забезпечує облік та проходження документів увстановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання,здійснює ознайомлення співробітників з нормативними та методичнимидокументами з діловодства.
Займанапосада - помічник секретаря керівника, передбачала як знайомство зістадіями поточного діловодства і особливостями оформлення справ для передачіна зберігання в архів, так і вивчення функцій секретаря по документному ібездокументарній обслуговуванню керівника.
2.Документування діяльності організації
У ТОВ В«АвтоелементВ»присутній змішана організаційна форма роботи з документами. Частинаоперацій (прийом та обробка вступників та відправляються документів, реєстрація,тиражування) виконується Управлінням справами, а секретаріат виконує операціїпо створенню (печатки) документів, їх систематизації, зберіганню справ, їх обробціперед здачею в архів.
ТОВ В«АвтоелементВ»видає організаційні (положення, правила, інструкції) і розпорядчі(Накази, розпорядження) документи.
Наказами ірозпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також оперативні,організаційні, кадрові та інші питання внутрішньої роботи ТОВ В«АвтоелементВ».
Проектинаказів, розпоряджень готуються на підставі доручень ректора Університету,проректорів або в ініціативному порядку директорами Інститутів, Центрів,деканами факультетів або начальниками інших структурних підрозділів.
Наказиоформлюються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів істабільний порядок їх розташування відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003В«Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.Вимоги до оформлення документів В». Передача наказів, їх копій працівникамсторонніх організацій допускається тільки з дозволу керівництва компанії.
Підготовканаказу включає в себе вивчення суті питання, збір необхідних відомостей,підготовку проекту наказу, узгодження проекту, підписання, реєстрацію.
Післяреєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються вструктурні відділи ТОВ В«АвтоелементВ» на підставі листа розсилки. Листрозсилки складається безпосередньо виконавцем документа. В кінці листарозсилки вказується його прізвище і дата передачі в Управління справами дляподальшої передачі в структурні відділи компанії. У ТОВ В«АвтоелементВ»складається аркуш розсилки по філіям та представництвам .
Порядокоформлення та складання бланків та організаційних і розпорядчихдокументів у ТОВ В«АвтоелементВ» в повній мірі відповідає вимогамІнструкції з діловодства. Важливо відзначити, що в ТОВ В«АвтоелементВ»встановлено певний порядок візування наказів.
Післяреєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються вструктурні відділи компанії, адресатам, на підставі листа розсилки. Листрозсилки складається безпосередньо виконавцем документа. В кінці листарозсилки вказується його прізвище і дата передачі в Управління справами дляподальшої передачі в структурні відділи ТОВ В«АвтоелементВ».
Положенняприймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані міжсобою правила з питань, віднесених до компетенції ТОВ В«АвтоелементВ».Положення про ТОВ В«АвтоелементВ» складається з 6 частин (В«Загальні положенняВ»,В«Завдання та функції ТОВВ« Автоелемент »», В«Структура і штати компаніїВ»,В«Керівництво компаніїВ», В«Права і відповідальністьВ», В«Контроль, перевірка іревізія діяльності компанії В»).
У правилахвстановлюються норми і вимоги, обов'язкові для виконання.
В інструкціївикладається порядок здійснення якої-небудь діяльності або порядок застосуванняположень та інших нормативних актів.
ПоложенняІнструкції з діловодства поширюються на організацію роботи здокументами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію,облік і контроль виконання, здійснюваних за допомогою автоматизованих(Комп'ютерних) технологій. Автоматизовані технології обробки документноїінформації, застосовувані в секретаріаті ТОВ В«АвтоелементВ», повинні відповідативимогам цієї інструкції з діловодства.
Оскільки секретаріатТОВ В«АвтоелементВ» оснащений комп'ютерними засобами, то в управліннізастосовуються різні програмні засоби, серед яких в першу чергунеобхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Також секретаріатомвикористовуються такі спеціальні програми, як В«1 С бухгалтеріяВ», В«Програмниймодуль збору інформації. Комплексна оцінка В»для автоматизації процедурипідготовки документів до виконання.
Положення,правила та інструкції застосовуються як самостійні правові акти, якіпідписуються керівником відділу компанії, і затверджуються директором ТОВ В«АвтоелементВ»у формі грифа затвердження або шляхом видання наказу. Текст проекту положення,правил, інструкцій друкується на загальному бланку. Окрім вищепереліченихдокументів, секретаріат зберігає видає також наступне: інструктивні таінформаційні листи, довіреності, описи справ постійного зберігання, журналиреєстрації. Всі ці документи перераховані в номенклатурі справ ТОВ В«АвтоелементВ».
3.Організація документообігу компанії
Рухдокументів у ТОВ В«АвтоелементВ» з моменту їх створення або отримання дозавершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Технологічналанцюжок руху та обробки документів у ТОВ В«АвтоелементВ» складається знаступних етапів:
- прийомута первинної обробки;
- попередньогорозгляду і розподілу;
- реєстраціїдокументів;
- напрямкина виконання і виконання документів;
- оформленняі посвідчення документів;
- відправки.
На кожномуетапі секретаріат виконує типові операції по роботі з документами.
4. Прийом тавідправка
Прийом тавідправка документів в ТОВ В«АвтоелементВ» здійснюється, як правило,засобами поштового, кур'єрською, факсимільного зв'язку та електронною поштою.
Прийом тапервинна обробка документів здійснюється співробітниками Управління справами.Перевіряється правильність доставки, конверти з документами розкриваються,перевіряється цілісність упаковки документів, наявність додатків. Документи,адресовані безпосередньо ТОВ В«АвтоелементВ» (як і будь-якому структурномупідрозділу) або з позначкою В«особистоВ», передаються адресату без розтинуконверта.
5.Реєстрація
На отриманомудокументі в правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційнийштамп, що включає дату, номер і кількість аркушів документа. Зареєстрованідокументи передають в пошту секретарю ректора або проректора.
Надійшлителеграми реєструються в журналі і негайно передаються адресату. Правопідписи телеграм, складених в ТОВ В«АвтоелементВ», мають директор і заступник.директора.
Передачаінформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонногозв'язку і записується (друкується) одержувачем. Прийняті телефонограмидрукуються в 2-х екземплярах, один передається адресату, а другий, як правило,підшивається до справи.
Текстислужбових документів, що направляються каналами факсимільного зв'язку, оформлюються ...
