Технічне забезпечення сучасного офісу

Курсова робота

т ехніческое забезпечення сучасного офісу

Білгород 2009

Зміст

офісний техніка електронний документ

Введення

1. Технічні засоби для ефективної роботи офісу

1.1 Персональний комп'ютер

1.2 Пристрої введення і виведення інформації

1.3 Засоби зв'язку

2. Електронний документ

2.1 Значення електронного документа

2.2 Зберігання електронних документів

Висновок

Примітка

Бібліографічний список

Введення

Актуальність теми . В умовах сучасного бізнесу жодна фірма, навіть найменша, не може обійтися без комп'ютера, принтера та іншої оргтехніки. Безвідмовна і зручна оргтехніка - одне з мінімальних умов для успішної діяльності персоналу і всієї організації.

Офісні організаційна техніка - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт.

Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.

Хоча ідея безпаперового діловодства народилася вже багато років тому і захопила уми багатьох фахівців, діловий світ ще й сьогодні насиченою саме паперової інформацією. У зв'язку з цим актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику" техніки залишається вельми високою.

Метою роботи є вивчити технічне забезпечення сучасного офісу, необхідне для його ефективної роботи.

Мета роботи визначає такі завдання :

1. Побачити важливу роль персонального комп'ютера

2. Вивчити пристрої введення і виведення інформації

3. Висвітлити засоби зв'язку

4. Показати значення електронного документа

5. Розглянути зберігання електронних документів

Об'єктом дослідження є технічне забезпечення організації.

Предмет дослідження - технічні засоби сучасного офісу.

Ступінь вивченості теми

Існує безліч досліджень, які розкривають різні аспекти даної теми. Кожен автор показує ситуацію зі своєї точки зору. Це дозволяє нам поглянути на отриману інформацію з різних сторін, що сприяє отриманню більш об'єктивного знання з даного питання.

Сапко В.В. 1 в своєму дослідженні В«Інформаційні технології та комп'ютеризація діловодства В»показує організаційно-технічні засоби при роботі секретаря-референта з паперової інформацією, а так само додаткові організаційно-технічні засоби робочого місця секретаря-референта.

Праці Арустамова Е.А. 2 В«Банківська, митне та офісне обладнання В»звертає увагу на класифікацію офісного обладнання, обладнання робочого місця менеджера, дуже докладно розповідає технічні характеристики різних видів принтерів та ксероксів.

Статті соєвий Є.В. 3 В«Технічні аспекти в діловодствіВ» послужили інформаційною базою для розкриття заявленої теми. У даних статтях широко висвітлена тема технічного забезпечення офісу, дано опис мінімальних технічних вимог у роботі сучасної організації.

1. Технічні засоби для ефективної роботи офісу

1.1 Персональний комп'ютер

Ні в кого не викликає сумнівів, що обстановка, в якій проходить робочий день, надає безпосередній вплив на загальний стан, настрій, розумову роботу людини. Фахівці-психологи вважають, що для максимально успішної роботи, що приносить радість, необхідно створити на робочому місці ділову, але разом з тим затишну атмосферу. Сучасний офіс - це місце, з якого починається фірма. Тому від того, як буде виглядати офіс, наскільки правильно і естетично оформлена приймальня, в чималому ступені залежить успіх в укладанні договорів і контрактів і, в кінцевому підсумку, успіх організації.

Приступаючи до оснащення офісу різною технікою, необхідно пам'ятати, що в приміщенні офісу повинні знаходитися тільки ті предмети, які потрібні вам і співробітникам підприємства в процесі роботи. Придбання засобів оргтехніки повинно бути продиктоване, в першу чергу, міркуваннями доцільності її використання для максимальної ефективності роботи, а також розрахунком корисної площі приміщення, відведеного під офіс. Ось приблизний комплект технічних та організаційної техніки для оснащення робочого місця секретаря підприємства малого і середнього бізнесу. На робочому місці повинні знаходитися: персональний комп'ютер; принтер; сканер; копіювальний апарат (ксерокс); телефони внутрішньої і зовнішньої зв'язку; автовідповідач, сполучений з диктофоном; машина для знищення документів; факсимільний апарат. Бажано всю оргтехніку розташувати так, щоб вона була доступна для підходу і короткочасного користування і, разом з тим, добре оглядати 4 . При цьому краще не дозволяти нею користуватися іншим співробітникам, так як це може привести до поломки або, наприклад, розмноженню інформації, що не має безпосереднього відношення до роботі. Планування технічного оснащення робочих місць вважається раціональною в Відповідно до ергономікою, якщо дотримані наступні основні принципи:

- робочі місця розташовані у відповідності з технологічним процесом змісту та обробки документів;

- шафи і картотеки розташовуються з максимальною зручністю підходів до них;

- природне освітлення повинно падати на робочі місця зліва або спереду, слід виключити вплив вуличних подразників;

- необхідно забезпечити вільний і безпечний доступ до місць включення в мережу засобів оргтехніки;

- слід виключити несприятливий вплив теплового випромінювання від опалювальних приладів 5 .

До офісній техніці або оргтехніці в широкому сенсі можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі і т.п., починаючи від олівців і точілок для них і закінчуючи обчислювальними машинами і системами.

У більш вузькому сенсі слова під оргтехнікою розуміють лише технічні засоби, що використовуються у діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку 6 .

Робота в будь-якому офісі вимагає використання різного технічного устаткування, яке істотно полегшує і прискорює трудовий процес. У зв'язку з цим кожен працівник, в першу чергу, повинен мати чітке уявлення про комп'ютери, системах зв'язку та їх різновидах, друкованої та копіювально-розмножувальної техніки.

Офісне устаткування можна класифікувати на наступні основні групи:

1. Комп'ютери та електронні комунікації передачі інформації.

2. Друковане та розмножувальне обладнання.

3. Засоби обробки документів.

4. Демонстраційна відеотехніка.

5. Системи зв'язку.

6. Системи безпеки і їх забезпечення.

Комп'ютери та електронні комунікації передачі інформації, як правило, є в кожному сучасному офісі. В залежності від специфіки роботи офісу складові комплектуючі елементи подібного обладнання різні і визначаються відповідно до завдань, які слід вирішувати як на кожному робочому місці, так і, в цілому, по всьому офісу і його філіям 7

Для кожного окремого випадку це своя інформаційно-обчислювальна система з використанням комп'ютерів, терміналів, серверів, а також засобів, що забезпечують їх взаємну зв'язок між собою.

1.1 Персональний комп'ютер

Офісний персональний комп'ютер відрізняється від ігрового, як діловий костюм від наряду фокусника - строгість і... витриманість проти строкатою вишивки. Великий спокуса мати щось дуже В«крутеВ», благо витрати можна списати на собівартість, але розумніше буде віддати перевагу новомодним рішенням перевірені, що з'явилися рік або півроку тому персональні комп'ютери. Всі шорсткості, властиві новинкам, перетворилися на гідності, що вносять свій внесок в одну з важливих характеристик офісної системи - надійність.

Після надійності ергономічність - найважливіший критерій для офісних та інших комп'ютерів. Отже, офісний комп'ютер повинен бути перш за все тихим і займати якомога менше місця.

До основних технічним пристроям типового персонального комп'ютера відносяться системний блок і його внутрішній устрій, монітор і його різновиди, клавіатура, графічний покажчик В«мишаВ» і акустичні системи. Цей комплект називається мінімальною конфігурацією персонального комп'ютера 8 .

Системний блок - це блок, в якому міститься все необхідне для роботи комп'ютера і, звичайно, системна програма (система), тому він так і називається. Практично всі секретарі можуть відрізнити корпус системного блоку midi-tower від mini-tower. Зазвичай будувати офісну конфігурацію комп'ютера починають з корпусу. Підбирати корпус треба за принципом: чим менше - тим краще.

Монітор призначений для виведення текстової та графічної інформації на екран. Це пристрій відображення візуальної (зорової) інформації. Іноді монітори називають дисплеями, рідше - відеотерміналами. Зазвичай так називають монітор, значно віддалений від інших частин комп'ютера. Він є однією з основних частин комп'ютера і від його характеристик в значній мірі залежить зручність використання комп'ютера. Монітор спільно з відеоадаптером і набором відповідних програм-драйверів утворює відеопідсистему. Програми-драйвери - це свого роду перекладачі, які повідомляють системі, який саме монітор буде працювати з даною системою 9 .

Монітор для сучасного офісу - це 17 (21)-дюймовий LCD дисплей, забезпечує відмінну якість зображення в комфортному для роботи дозволі 1024х768. Такі монітори забезпечують:

- компактність в порівнянні з моніторами на основі електронно-променевої трубки самих останніх моделей;

- безпека, так як такі монітори практично не нагріву ються під час роботи і поглинають значно менше озону;

- ергономіку, так як зображення на екрані монітора набагато чіткіше, ніж у названих моніторів, отже, очі користувачів будуть менше втомлюватися;

- невисоку ціну, LCD монітор сьогодні не розкіш, а засіб візуального відображення інформації. В даний час його ціна майже впритул наблизилася до ціною хороших моделей на базі ЕПТ.

Клавіатура призначена для введення-виведення необхідної інформації, індикації працездатності клавіатури, а також для виконання основних і допоміжних функцій. Отже, клавіатура - автономне пристрій, призначений для введення символів і керуючих впливів в персональний комп'ютер.

Графічний покажчик - миша - призначений для введення графічної інформації в комп'ютер. В даний час найбільшого поширення набули оптико-механічні, оптичні та лазерні миші. До клавіатури, миші і джойстика для роботи в офісі не пред'являється ніяких особливих вимог. Для працівника краще мати ергономічну клавіатуру, тобто розроблену з урахуванням анатомічної будови людського кисті.

Все перераховане раніше - це обов'язковий набір, без якого сама робота з комп'ютером стає неможливою. Але існує ще й маса додаткових зовнішніх пристроїв: принтерів, сканерів, ємних зовнішніх дисководів, модемів та ін Їхня присутність не є обов'язковою для комп'ютера, але вони роблять роботу персоналу кілька більш комфортною 10 .

Акустичні системи призначені для перетворення аудіосигналів в звукові сигнали, відтворювані звуковими колонками. Слід зауважити, що використовувати разом з комп'ютером необхідно тільки екрановані колонки - вони можуть бути розташовані в безпосередній близькості з монітором і не приведуть до поступового розмагнічуванню ЕПТ. А ось вибір звукових колонок настільки великий, що рекомендувати якісь конкретні набори складно, все залежить від призначення персонального комп'ютера 11 .

Придбати хороший сучасний комп'ютер це тільки половина справи. Не менш важливим завданням є грамотна установка та налаштування програмного забезпечення.

В основу роботи комп'ютерів покладено принцип управління, що складається в тому, що комп'ютер виконує дію за заздалегідь заданою програмою. Цей принцип забезпечує універсальність використання комп'ютера.

Програмне забезпечення - сукупність програм, процедур і правил, а також документації, що стосуються функціонування системи оброблення даних. Програмне забезпечення - поряд з апаратними засобами, найважливіша складова інформаційних технологій, що включає комп'ютерні програми і дані, призначені для вирішення певного кола завдань і зберігаються на машинних носіях. Програмне забезпечення являє собою або дані для використання в інших програмах, або алгоритм, реалізований у вигляді послідовності інструкцій для процесора.

Програмне забезпечення прийнято підрозділяти по способу розповсюдження і використання на комерційне, відкрите і вільне. Вільне програмне забезпечення може поширюватися, встановлюватися і використовуватися на будь-яких комп'ютерах вдома, в офісах, школах, вузах, а також комерційних і державних установах без обмежень. За призначенням програмне забезпечення поділяється на системне, прикладне і інструментальне 12 .

Програми, які залишаються в пам'яті після включення на весь час роботи комп'ютера, називаються резидентними. Широта функціональних можливостей комп'ютера залежить безпосередньо від типу наявної операційної системи, системних засобів і взаємодії В«людина - програма - обладнанняВ».

Операційні системи (ОС) - резидентна програма, автоматично запускається після включення живлення. ОС управляє роботою всіх пристроїв комп'ютера, здійснює діалог з користувачем і запускає на використання інші програми. ОС відіграє роль посередника між користувачем і комп'ютером. Вона приховує від користувача не потрібні йому подробиці роботи комп'ютера.

Програма, що управляє роботою якого - або з пристроїв ПК називається драйвером. Драйвера входять до складу ОС.

Слід також звернути увагу на вибір модему, що має необхідні характеристики. Останнім часом модеми (модуляція-демодуляція) стають невід'ємною частиною комп'ютера. Комп'ютер перетворюється з відособленого комп'ютера в ланку глобальної мережі. Модем дозволяє, не виходячи з дому, отримати доступ до баз даних, які можуть бути віддалені від вас на багато тисяч кілометрів. Розмістити повідомлення на електронній дошці оголошень, доступною іншим користувачам, скопіювати з тієї ж електронної дошки оголошень цікавлять вас файли, інтегрувати домашній комп'ютер в мережу вашого офісу, при цьому (не враховуючи низьку швидкість обміну даними) створюється повне відчуття роботи в мережі офісу 13 . Крім того, скориставшись глобальними мережами можна приймати і посилати електронні листи фактично в будь-який кінець земної кулі. Глобальні мережі дають можливість не тільки обмінюватися поштою, але й брати участь у всіляких конференціях, одержувати новини практично по будь- вас тематиці.

Існує три основних способи з'єднання комп'ютерів для обміну інформацією: безпосередній зв'язок, через асинхронний порт; зв'язок з використанням модему; зв'язок через локальні мережі. Розглянемо перші два типи з'єднань - безпосереднє і з'єднання через модем.

Практично кожен комп'ютер обладнаний хоча б одним послідовним асинхронним адаптером. Зазвичай він представляє собою окрему плату або ж розташований прямо на материнській платі комп'ютера. Кожен асинхронний адаптер зазвичай містить кілька портів, через які до комп'ютера можна підключати зовнішні пристрої. Кожному такому порту відповідає кілька регістрів, через як...і програма отримує до нього доступ, і певна лінія для сигналізації комп'ютера про зміну стану порту. Кожному порту присвоюється логічне ім'я. В даний час порт послідовної передачі даних використовується дуже широко при підключенні модемів для передачі даних по телефонних лініях 14 .

По виконанню (ця характеристика визначає зовнішній вигляд, розміри і розміщення модема по відношенню до комп'ютера):

1) внутрішній модем - вставляється в комп'ютер як плата розширення;

2) настільний модем - має окремий корпус і розміщується поруч з комп'ютером, з'єднуючись кабелем з портом комп'ютера. Іноді називають зовнішнім модемом, що не зовсім правильно, тому що наступні два типи також є зовнішніми (тобто розташованими поза системного блоку комп'ютера);

3) модем у вигляді картки - мініатюрний і приєднується до портативного комп'ютера через спеціальний роз'єм (той, хто бачив мережеву карту для ноутбука зрозуміє про що йде мова);

4) портативний модем - схожий з настільним модемом, але має зменшені розміри і автономне живлення;

5) стоечні модеми - вставляються в спеціальну модемну стійку, підвищувальну зручність експлуатації, коли число модемів перевалює за десяток.

За характером застосування:

А.

Б.

В. двигуна. У цьому випадку апарат. пристрій. У той час як в комп'ютера. Для великих Решта За документів. засобів.

форм. В залежності сполучних лініях.ї абонентів.

Телефонна мережа має ієрархічну структуру. На нижньому рівні розташовані кінцеві АТС, до яких підключаються абонентські термінали. Така АТС має номер, зазвичай співпадає з першими цифрами номера абонента. Якщо АТС комутує більше 10000 абонентів, то вона ділиться на декілька підстанції, мають свій унікальний номер. Сукупність АТС, обслуговуючих деякий географічний регіон, має свій унікальний номер всередині країни. Зв'язок між зонами здійснюється за допомогою АТС більш високого рівня - міжміських. Щоб на неї вийти, необхідно спочатку набрати єдиний її номер для всіх географічних регіонів, а лише потім набрати номер тієї зони, куди ви хочете зателефонувати. Таким чином, структура міжміського АТС аналогічна структурі АТС нижнього рівня. За таким же принципом міжміські АТС підключаються до АТС верхнього рівня - міжнародному.

Отже, повний, всесвітньо унікальний номер абонента складається з коду країни, коду регіону всередині країни, номери АТС всередині регіону, номери абонентського терміналу всередині автоматичних телефонних станцій.

Телефонні апарати досить різноманітні як за своїм конструктивним виконанню, так і за своїми сервісними можливостями. Інтерес представляють телефонні апарати-комутатори секретаря. Секретар приймає по цьому телефону всі дзвінки зовнішніх абонентів і обробляє їх відповідно до вказівок керівника. Найбільш важливі функції цього телефонного апарату-комутатора: багатоканальність; можливість переадресації на інший номер; організація телефонних конференцій; постановка абонента на утримання; наявність електронного довідника.

В офісах доцільно використовувати внутріучрежденческіе телефонні системи мікро-офісної та міні-офісної АТС, так як необхідна постійна оперативна зв'язок співробітників, а забезпечення кожного співробітника стільниковим або міським телефо ном справа дорога 25 .

Основними достоїнствами сучасних офісних АТС є їх автоматична робота і практично безкоштовне користування внутрішньої телефонним зв'язком. При виборі офісної АТС слід, по-перше, визначитися з необхідною ємністю телефонної мережі, тобто з числом зовнішніх міських і внутрішніх ліній. По-друге, вибирати офісні АТС потрібно на перспективу, тобто оцінити перспективи розвитку фірми як з точки зору зростання абонентів, так і з урахуванням збільшення в майбутньому функціональних можливостей. По-третє, обов'язково потрібно звернути увагу на наявність сертифікату на підключення АТС до вітчизняних телефонних лініях. Це, до речі, важливо і при виборі телефонного апарату. Телефонний зв'язок - це не автоматична, а людино-машинна система. Зв'язок здійснюється автоматично за допомогою пристроїв АТС, але роботою цих пристроїв управляє людина (користувач), що набирає відповідний номер.

Телеграфний зв'язок. Телеграфний зв'язок призначена для автоматизованого прийому-передачі по електричним провідним каналам зв'язку коротких текстових документованих повідомлень. Телеграф є одним з найстаріших видів зв'язку 26 .

Телетайпи з'явилися пізніше телеграфів, в кінці XIX ст. Телетайп - Це буквопечатающій телеграфний апарат. Сьогодні в офісах і підприємствах, що використовують телеграфний зв'язок, застосовуються виключно телетайпи. Введення інформації в телетайп може здійснюватися вручну з клавіатури або автоматизовано з перфострічки.

В якості каналу зв'язку для телетайпной приемопередающей апаратури може служити як телеграфний, так і телефонний канали (в останньому випадку застосовується модем). Передачу документованої текстової інформації по телефонних каналах часто називають дейтефонной зв'язком. Вона використовує для передачі інформації телефонні канали зв'язку, а в якості приемопередающей апаратури може використовуватися як звичайна телетайпна апаратура спільно з модемом, так і спеціальна апаратура. Таким чином, телеграфний зв'язок має два різновиди: власне телеграфний зв'язок і телетайпную дейтефонную зв'язок. Слід, однак, зауважити, що всі види телеграфної зв'язку неухильно витісняються факсимільним зв'язком.

Факсимільний зв'язок. Факсимільний зв'язок - це процес дистанційної передачі нерухомих зображень тексту з паперових аркушів відправника на паперові листи одержувача 27 . Складається звичайне електронний лист, оформлений належним чином, і надсилається на адресу комп'ютерного вузла, що займається факсимільними операціями. Текст цього листа у вигляді факсу буде доставлений на факсимільний апарат адресата. Всі сучасні факсимільні апарати поєднують простота використання, принципи відправки і прийому повідомлень.

Цифрові відеокамери . Цифрова відеокамера призначена для запису кольорового (чорно-білого) зображення і звуку на стандартні відеокасети або компакт-диски. Цифрова відеокамера містить наступні основні вузли та блоки: об'єктив з двигунами фокусування, масштабування та ірисової діафрагми; блок розпізнавання зображення; блок цифрової обробки зображення; тракт обробки відеосигналу; мікрофон і тракт обробки звукового сигналу; блок управління; електронний видошукач; блок живлення; дисковод; лінійний вихід і високоточний оптико-електронно-механічний блок.

Зображення фокусується об'єктивом на матриці прилад із зарядовим зв'язком (ПЗЗ) і в блоці розпізнавання перетворюється в електричний сигнал, який проходить в блок цифрової обробки зображення, де трансформується в сигнал яскравості і два стандартних цветоразностних сигналу. При цьому сигнал, що надходить із блоку розпізнавання, проходить схему взаємозалежної подвійний вибірки і перетвориться схемою аналогово-цифровий перетворювач (АЦП) в цифровий код. Процесор цифрової обробки зображення здійснює необхідні операції з цифровим сигналом і спільно з мікросхемою цифроаналогові перетворювача (ЦАП) формує стандартний сигнал яскравості і два цветоразностних сигналу. Процесор автоматичного фокусування стежить за якістю зображення і передає команди процесора управління об'єктивом. Цифровий стабілізатор зображення усуває тремтіння, що виникає при зйомці без штатива 28 . Блок управління контролює стан клавіш і в залежності від обраного режиму виробляє керуючі сигнали для решти блоків відеокамери. Окремим завданням блоку управління є формування сигналів для процесора керування двигунами завантаження. Електронний видошукач (монітор) дозволяє здійснювати візуальний контроль записуваної інформації, перегляд відзнятого матеріалу, а також відображає режим роботи відеокамери. Сучасні відеокамери оснащені ко...льоровим електронним видошукачем, одержуючим з тракту обробки відеосигналу сигнал яскравості з доданими до нього синхроімпульсами і сигналом кольоровості. Каскади видошукача перетворять ці сигнали б кольорове зображення, що виводиться на екран матриці РКІ (жидкокристаллическое зображення).

Цифрові фотокамери . Цифрові фотокамери в порівнянні із звичайними фотоапаратами володіють рядом принципово нових можливостей: не вимагається ніякої фотоплівки, а отже, і проявлення, якщо є кольоровий принтер, то результат можна отримати миттєво; невдалі кадри видаляються прямо в процесі зйомки, що значно знижує накладні витрати; фотографії можна переглянути на екрані телевізора або комп'ютера, частина з них можна не роздруковувати, а просто зберігати в пам'яті комп'ютера; багато камер дозволяють сильно наближати віддалені об'єкти, записувати звукові коментарі та навіть відео (правда, з невисокою якістю і протягом короткого часу), можлива і панорамна зйомка; перегляд знятого матеріалу прямо в В«похідних умовахВ» на вбудованому кольоровому ЖК дисплеї. Перспективи комп'ютерної реставрації або трансформації просто невичерпні. Звичайно, це можна виконати і з звичайним фото, але в цьому випадку необхідно перевести його в цифрову форму, пропустивши через сканер. Можливості ж спецефектів графічних комп'ютерних програм практично невичерпні 29 .

Системи відеоконференцій . В даний час існують кілька видів продуктів, що забезпечують адекватну підтримку проведення відеоконференцій в залежності від виду бізнес-завдань компанії і орієнтованих на ту чи іншу групу користувачів. З точки зору оснащення обладнанням рішення по організації відеоконференцій діляться на два типи: настільні - обладнання встановлюється на робочому столі співробітника, і індивідуальні - організовувані в окремій, спеціально обладнаній кімнаті.

Індивідуальні системи зазвичай дорожчі, більш вимогливі до пропускної здатності комунікаційних каналів, але при цьому забезпечують найкраще технічну якість зображення та проведення конференції.

Настільні системи менш дорогі, вони використовують інфраструктуру локальної мережі передачі даних компанії. Однак з огляду на те, що трафік відео по локальної мережі компанії відрізняється за обсягом і вимогам до забезпечення необхідної смуги пропускання, для ефективної підтримки функціонування настільних систем необхідно, щоб обладнання локальної мережі компанії підтримувало інтегровані сервіси підтримки передачі мультимедійного трафіку.

Типова система відеозв'язку складається з мультимедійного комп'ютера, оснащеного відеокамерою, мікрофоном, пристроями оцифрування зображення і звуку 30 . Канал зв'язку повинен бути достатньо широкосмуговим, що забезпечує високу швидкість передачі без переривання і істотних затримок сигналу. Крім того, необхідно програмне забезпечення.

В даний час існує як мінімум чотири варіанти мережевого рішення для реалізації систем відеоконференцій: локальна обчислювальна мережа, глобальна мережу Інтернет, звичайна телефонна мережа та цифрова мережа з інтегрованими послугами. Більшість систем працюють з кольоровим зображенням і мають екранний буфер (В«біла дошка В»), на якому можна малювати, писати замітки, вставляти зображення і використовувати інші кошти немовних спілкування. Деякі системи забезпечують спільне використання додатків, що дозволяє учасникам разом працювати над документом за допомогою текстового або графічного редактора. Поки системи відеоконференцій дуже дорогі, і це більше предмети розкоші, ніж інструменти ефективної творчої, технічної і управлінської діяльності. Та й обслуговуючий персонал недостатньо підготовлений для роботи з системами відеоконференцій.

2. Електронний документ

Електронний документ - документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі 31 . Інформацію представлену на електронному документі можна побачити тільки при наявності відповідних електронно-обчислювальних машин, тобто сучасної оргтехніки.

Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам: створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів; містити реквізити, що дозволяють підтвердити його справжність і цілісність; бути відображеним у формі, зрозумілій для сприйняття. Електронний документ може бути відтворений у вигляді і формі, зрозумілих для сприйняття: на екрані дисплея, паперовому носії, іншому віддільна від машинного носія матеріальному об'єкті в доступному для візуального огляду вигляді.

При використанні електронного документа не вимагається надання його копії на паперовому носії, за винятком випадків, передбачених нормативними правовими актами РФ або угодою сторін.

2.1 Значення електронного документа

Важливість проблеми електронних документів в сучасному суспільстві не викликає сумнівів. Стрімкий розвиток технологій дозволило здійснити те, що ще не так давно здавалося неможливим: не встаючи з-за робочого столу можна заповнити і відправити податкову декларацію або за лічені секунди підписати договір з партнером з іншого континенту.

Розпочатий у всьому світі перехід до електронного документообігу вводить це і в нашу реальність.

Для широкого застосування в діловій практиці необхідно забезпечити достатній ступінь довіри до змісту електронних документів, а також їх легітимність. Законодавці різних країн неоднаково вирішили ці питання, проте всі ці рішення базувалися на загальних юридичних принципах електронного документообігу 32 .

Перехід до масового застосування електронного документа в практичній діяльності веде до відповідного збільшення числа конфліктних ситуацій між учасниками електронної взаємодії. У процес обміну електронними документами залучається велика кількість суб'єктів, що забезпечують, на належних їм або орендуються ними програмно-технічних засобах, формування, поетапну обробку, передачу і зберігання електронних документів. Конфлікти ініціюються як технологічними помилками, так і суперечливою трактуванням учасниками своїх функціональних прав та обов'язків по відношенню до документа. Регламентування прав і обов'язків можливо на основі взаємних угод і договорів між учасниками, однак при масових обсягах електронного взаємодії висновок у кожному випадку індивідуальних договорів і угод стає практично нереальним.

Зниження рівня конфліктності вимагає чіткого визначення статусу електронного документа як об'єкта правовідносин учасників інформаційної взаємодії. Хто несе відповідальність, наприклад, за порушення цілісності документа: автор, власник засобів формування документа, провайдер, власник мережі передачі, одержувач документа? Хто, за які дії, і в якій мірі несе відповідальність за спотворення документа або за порушення конфіденційності? До кому пред'явити претензії, якщо електронний платіж не дійшов до адресата, наприклад, податкової інспекції? Чи повинен платник податків сам відслідковувати всю достатньо довгий ланцюжок супутніх електронних документів? Невизначеність у цих аспектах виглядає приблизно так само, як ігнорування функціонального зв'язку між автомобілем і його водієм, або виготовлювачем, або власником - При аварії відповідальність покласти не на кого.

Необхідна жорстка правова регламентація функціональних зв'язків між об'єктом, електронним документом, і суб'єктами, які беруть участь у його практичній реалізації. Пряма регламентація прав і обов'язків учасників взаємодії неможлива як через різноманіття конфліктних ситуацій, так і в силу стрімкої зміни, вдосконалення і створення нових інформаційних технологій. З іншого боку, віднесення електронного документа до деякої правової категорії дозволило б будувати на цій основі взаємини між суб'єктами-учасниками на основі відомих правових норм 33 .

З електронним документом тісно пов'язане поняття В«електронно-цифрово...го підписи В».

Електронний підпис - це дані в електронному форматі, які додаються до інших електронних даних або логічно асоціюються з ними і служать в якості методу встановлення автентичності.

Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.

Всюди в світі все ширше використовується електронний цифровий підпис, в особливості в банківській системі. Відсутність правового регулювання порядку та наслідків застосування електронно-цифрового підпису на державному рівні довгий час ускладнювало її використання.

Порівняно до недавнього часу було відсутнє належне правове регулювання відносин, що виникають у момент створення електронного цифрового підпису та їх наслідків на державному рівні. Особлива важливість правового регулювання цієї проблеми зумовлена ​​тим, що сьогодні, в епоху глобальної інформатизації, складно вирішувати які-небудь питання без сучасних засобів підписання документів, законним чином оформляють укладення угод.

Поширення таких інститутів як електронний підпис, електронна торгівля (комерція), електронні гроші і т.п. дозволяє розширити ринок і працювати з іноземними клієнтами, що веде до зростання конкурентоспроможності і відкриває для споживачів і бізнесменів нові перспективи безпечного обміну інформацією та торгівлі незалежно від кордонів 34 . У зв'язку з тим, що значне число угод, чинених за допомогою мережі Інтернет містять В«іноземнийВ» елемент, виникає проблема застосовуваного права.

Основоположним документом став Федеральний закон, метою якого є В«забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії В».

інформацію. Зокрема, інформації. зберігання.

архіви. У необхідних випадках З'являється

Висновок

У приміщенні матеріалах. Модем повідомлень. Системи користувачів. діяльності.

Примітки

1. В.В. - М.: Академія, 2007

2. Е.А.

3. Є.В.

4. С.Б. - С. 152

5. Яковлєв М.М.

6. В.А. - С. 201

7. Е.А. Указ. соч.

8. В.Ф. - С. 76

9. О.А. - С. 241

10. І.В.

11. А.В. - С. 127

12. К.Г. -

13. Г.І. - С. 48

14. І.Г. 2001.

15. В.Г. - С. 51

16. Е.А. Указ. соч. С. 111

17. - М.: Вища школа, 1996. - С. 98

18. А.В.

19. В.В. Указ. соч. С. 78

20. - С. 100

21. А.В. - М.: Академія, 2005.

22. В.С. - С. 164

23. Е.Н. - С. 84

24. А.Н. - М.: Просвещение, 2003.

25. С.С.

26. А.Г.

27. Е.А. Указ. соч. С. 200

28. Г.Л. - М.: Просвещение, 2005. - З. 172

29. В.Л. - М.: Вища школа, 1998. - С. 204

30. В.В. Указ. соч. С. 69

nbsp; Назарова, С.В. Комп'ютерні технології обробки інформації. - М.: Просвещение, 2004. - С. 103

32. Сапко, В.В. Указ. соч. С. 161

33. Платонов О.А. Техніка та бізнес. - М.: Роднік, 1998. - С. 176

34. Качалова, Л.Н. Оргтехніка в управлінні. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 195

35. Уфінов С.С. Діловодство. - М.: Вища школа, 2000. - С. 73

36. Архівна зберігання електронних документів: проблеми і рішення. .mainjob.ru/publications/?print=6462

37. Андрєєв Д.А. Офісна техніка. - М.: Нова Хвиля, 1993. - С. 180

Бібліографічний список

1. Агеєва, О.А. Адміністративні системи та офісні технології/О.А. Агеєва. - М.: Просвещение, 1996. - 314 с.

2. Алфьоров, А.В. Засоби тиражування документів/А.В. Алфьоров. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. - 520 з.

3. Андрєєв Д.А. Офісна техніка/Д.А. Андрєєв. - М.: Нова Хвиля, 1993. - 450 с.

4. Арустамов, Е.А. Банківська, митне та офісне обладнання/Е.А. Арустамов. - М.: Маркетинг, 2005. - 216 с.

5. Афанасьєв, В.Г. Людина в управлінні товариством/В.Г. Афанасьєв. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

6. Бройдо, В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління/В.Л. Бройдо. - М.: Вища школа, 1998. - 401 с.

7. Ветіч, Е.Н. Мала оргтехніка/Е.Н. Ветіч. - М.: МарТ, 2000. - 290 с.

8. Каймін, В.А. Техніка в сучасному суспільстві/В.А. Каймін. - М.: Олма-Пресс, 2001. - 279 с.

9. Качалова, Л.Н. Оргтехніка в управлінні/Л. М. Качалова. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 347 с.

10. Козлов, С.Б. Захист програмного забезпечення/С.Б. Козлов. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

11. Кошелев, Г.І. Організаційна техніка/Г.І. Кошелев. - М.: МарТ, 1999. - 285 с.

12. Ламекін, В.Ф. Організаційна техніка/В.Ф. Ламекін. - М.: 1997. - 347 с.

13. Луковінов Г.Л. Електронний документообіг: поняття і аспекти/Г.Л. Луковінов. - М.: Просвещение, 2005. - 381 с.

14. Морозевич, А.Н. Комп'ютерні інформаційні технології/В.С. Морозевич. - М.: Просвещение, 2003. - 340 с.

15. Назарова, С.В. Комп'ютерні технології обробки інформації/С.В. Назарова. - М.: Просвещение, 2004. - 259 с.

16. Мисливців, А.В. Документознавство і діловодство/А.В. Мисливців. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

17. Охотчіков, К.Г. Інформатизація суспільства: кроки до здійснення/К.Г. Охотчіков. - М.: Вища школа, 1999. - 350 с.

18. Пічників, А.В. Засоби передачі та відображення інформації/А.В. Пічників. - М.: академія, 2005. - 329 с.

19. Платонов О.А. Техніка та бізнес/О.А. Платонов. - М.: Роднік, 1998. - 458 с.

20. Рожнов, В.С. Автоматизовані системи обробки інформації/В.С. Рожнов. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 311 с.

21. Сапко, В.В. Інформаційні технології та комп'ютеризація діловодства/В.В. Сапко. - М.: Академія, 2007. - 288 с.

22. Свіреденко, С.С. Сучасні інформаційні технології/С.С. Свириденко. - М.: Інформсервіс, 2003. - 375 с.

23. Сергазін Ж.Ф. Основи забезпечення схоронності документів/Ж.Ф. Сергазін. - М.: Вища школа, 1996. - 239 с.

24. Соєва, Є.В. Технічні аспекти в діловодстві/Є.В. Соєвий. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 371 с.

25. Стенюков, М.В.Делопроізводство/М.В. Стенюков. - М.: Пріор-издат, 2004. - 128 с.

26. Топорков І.В. Історія розвитку оргтехніки/І.В. Топорков. - М.: Інформсервіс, 1999. 328 с.

27. Тур'янське А.Г. Ергономіка офісу і робочого місця/А.Г. Тур'янське. - М.: Просвещение, 1999. - 302 с.

28. Уфінов С.С. Діловодство/С.С. Уфінов. - М.: Вища школа, 2000. - 260 с.

29. Фіндель І.Г. Сучасний офіс: необхідні елементи для успішної роботи/І.Г. Фіндель. - С-Пб.: Фенікс, 2001. - 288 с.

30. Яковлєв М.М. Оргтехніка/М.М. Яковлєв. - Мінськ: Харвест, 2000. - 368 с.

31. Архівна зберігання електронних документів: проблеми і рішення. .mainjob.ru/publications/?print=6462