Курсова робота
т ехніческое забезпечення сучасного офісу
Білгород 2009
Зміст
офісний техніка електронний документ
Введення
1. Технічні засоби для ефективної роботи офісу
1.1 Персональний комп'ютер
1.2 Пристрої введення і виведення інформації
1.3 Засоби зв'язку
2. Електронний документ
2.1 Значення електронного документа
2.2 Зберігання електронних документів
Висновок
Примітка
Бібліографічний список
Введення
Актуальність теми . В умовах сучасного бізнесу жодна фірма, навіть найменша, не може обійтися без комп'ютера, принтера та іншої оргтехніки. Безвідмовна і зручна оргтехніка - одне з мінімальних умов для успішної діяльності персоналу і всієї організації.
Офісні організаційна техніка - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт.
Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.
Хоча ідея безпаперового діловодства народилася вже багато років тому і захопила уми багатьох фахівців, діловий світ ще й сьогодні насиченою саме паперової інформацією. У зв'язку з цим актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику" техніки залишається вельми високою.
Метою роботи є вивчити технічне забезпечення сучасного офісу, необхідне для його ефективної роботи.
Мета роботи визначає такі завдання :
1. Побачити важливу роль персонального комп'ютера
2. Вивчити пристрої введення і виведення інформації
3. Висвітлити засоби зв'язку
4. Показати значення електронного документа
5. Розглянути зберігання електронних документів
Об'єктом дослідження є технічне забезпечення організації.
Предмет дослідження - технічні засоби сучасного офісу.
Ступінь вивченості теми
Існує безліч досліджень, які розкривають різні аспекти даної теми. Кожен автор показує ситуацію зі своєї точки зору. Це дозволяє нам поглянути на отриману інформацію з різних сторін, що сприяє отриманню більш об'єктивного знання з даного питання.
Сапко В.В. 1 в своєму дослідженні В«Інформаційні технології та комп'ютеризація діловодства В»показує організаційно-технічні засоби при роботі секретаря-референта з паперової інформацією, а так само додаткові організаційно-технічні засоби робочого місця секретаря-референта.
Праці Арустамова Е.А. 2 В«Банківська, митне та офісне обладнання В»звертає увагу на класифікацію офісного обладнання, обладнання робочого місця менеджера, дуже докладно розповідає технічні характеристики різних видів принтерів та ксероксів.
Статті соєвий Є.В. 3 В«Технічні аспекти в діловодствіВ» послужили інформаційною базою для розкриття заявленої теми. У даних статтях широко висвітлена тема технічного забезпечення офісу, дано опис мінімальних технічних вимог у роботі сучасної організації.
1. Технічні засоби для ефективної роботи офісу
1.1 Персональний комп'ютер
Ні в кого не викликає сумнівів, що обстановка, в якій проходить робочий день, надає безпосередній вплив на загальний стан, настрій, розумову роботу людини. Фахівці-психологи вважають, що для максимально успішної роботи, що приносить радість, необхідно створити на робочому місці ділову, але разом з тим затишну атмосферу. Сучасний офіс - це місце, з якого починається фірма. Тому від того, як буде виглядати офіс, наскільки правильно і естетично оформлена приймальня, в чималому ступені залежить успіх в укладанні договорів і контрактів і, в кінцевому підсумку, успіх організації.
Приступаючи до оснащення офісу різною технікою, необхідно пам'ятати, що в приміщенні офісу повинні знаходитися тільки ті предмети, які потрібні вам і співробітникам підприємства в процесі роботи. Придбання засобів оргтехніки повинно бути продиктоване, в першу чергу, міркуваннями доцільності її використання для максимальної ефективності роботи, а також розрахунком корисної площі приміщення, відведеного під офіс. Ось приблизний комплект технічних та організаційної техніки для оснащення робочого місця секретаря підприємства малого і середнього бізнесу. На робочому місці повинні знаходитися: персональний комп'ютер; принтер; сканер; копіювальний апарат (ксерокс); телефони внутрішньої і зовнішньої зв'язку; автовідповідач, сполучений з диктофоном; машина для знищення документів; факсимільний апарат. Бажано всю оргтехніку розташувати так, щоб вона була доступна для підходу і короткочасного користування і, разом з тим, добре оглядати 4 . При цьому краще не дозволяти нею користуватися іншим співробітникам, так як це може привести до поломки або, наприклад, розмноженню інформації, що не має безпосереднього відношення до роботі. Планування технічного оснащення робочих місць вважається раціональною в Відповідно до ергономікою, якщо дотримані наступні основні принципи:
- робочі місця розташовані у відповідності з технологічним процесом змісту та обробки документів;
- шафи і картотеки розташовуються з максимальною зручністю підходів до них;
- природне освітлення повинно падати на робочі місця зліва або спереду, слід виключити вплив вуличних подразників;
- необхідно забезпечити вільний і безпечний доступ до місць включення в мережу засобів оргтехніки;
- слід виключити несприятливий вплив теплового випромінювання від опалювальних приладів 5 .
До офісній техніці або оргтехніці в широкому сенсі можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі і т.п., починаючи від олівців і точілок для них і закінчуючи обчислювальними машинами і системами.
У більш вузькому сенсі слова під оргтехнікою розуміють лише технічні засоби, що використовуються у діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку 6 .
Робота в будь-якому офісі вимагає використання різного технічного устаткування, яке істотно полегшує і прискорює трудовий процес. У зв'язку з цим кожен працівник, в першу чергу, повинен мати чітке уявлення про комп'ютери, системах зв'язку та їх різновидах, друкованої та копіювально-розмножувальної техніки.
Офісне устаткування можна класифікувати на наступні основні групи:
1. Комп'ютери та електронні комунікації передачі інформації.
2. Друковане та розмножувальне обладнання.
3. Засоби обробки документів.
4. Демонстраційна відеотехніка.
5. Системи зв'язку.
6. Системи безпеки і їх забезпечення.
Комп'ютери та електронні комунікації передачі інформації, як правило, є в кожному сучасному офісі. В залежності від специфіки роботи офісу складові комплектуючі елементи подібного обладнання різні і визначаються відповідно до завдань, які слід вирішувати як на кожному робочому місці, так і, в цілому, по всьому офісу і його філіям 7
Для кожного окремого випадку це своя інформаційно-обчислювальна система з використанням комп'ютерів, терміналів, серверів, а також засобів, що забезпечують їх взаємну зв'язок між собою.
1.1 Персональний комп'ютер
Офісний персональний комп'ютер відрізняється від ігрового, як діловий костюм від наряду фокусника - строгість і...
