ЗМІСТ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
З 1 липня 2003 р. введено новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформлення документів. Він цікавий всім, кому доводиться працювати з такими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланків документів [1].
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, по якому п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищенню кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Вводиться стандарт установлює єдині вимоги та правила оформлення документів управління незалежно від того:
В· державне це або недержавне підприємство;
В· яким видом діяльності займається підприємство;
В· як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено у стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введенні - вимоги даного стандарту є рекомендованими , а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30вместо 29.
У стандарті введені два
нових реквізиту:
ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та
ИНН/КПП (ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік).
Виключений реквізит В«гриф обмеження доступу до документом В», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка про контроль , раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів у товстих папках цей реквізит був не видний. Крім того, багато організацій ставлять його штампом В«КонтрольВ», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менш 20 мм.
У грифі затвердження найменування затверджує документа дається тепер в орудному відмінку ( затверджено наказом ), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше ( називний відмінок - затверджено наказ ).
Косметичним змінам піддався реквізит В«позначка про виконавцяВ» . Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великому кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, в разі виникнення яких-небудь питань по документу.
Змінилося розташування відмітки про надходження документа в організацію . У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До достоїнств нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів в західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів [2].
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне і своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
При підготовці документів використовуються наступні реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ИНН/КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - найменування виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання або видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - позначка про наявність додатка;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - позначка про завіренні копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в організацію;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Всі документи по відображаються у них видів діяльності діляться на дві великі групи:
1) Документи по загальних і адміністративних питань, тобто питань загального керівництва підприємством (Організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства.
2) Документи по функціях управління . Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів [3].
Документи класифікуються за іменування: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:
- за місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (Документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
- за змістом - прості (Присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
- за формою - індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (Наприклад, доповідні записки); трафаретні, коли частина документа видрукувана, а частина заповнюється при складанні; та типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові і трафаретні документи друкуються типографським способом або на розмножувальних апаратах;
- за строками виконання - термінові, що вимагають виконання у визначений термін, і Нетермінові, для яких термін виконання не встановлено;
- за походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, стосуються конкретної особи і є іменними;
- по виду оформлення - справжні, копії, виписки, дубліката;
- по засобам фіксації - письмові, графічні, фотокінодокументи і т. д.
Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - Повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою В«копіяВ»), засвідчена в установленому порядку відповідним посадовим особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки о...
