МІНІСТЕРСТВО АГЕНТСТВО ПО ОСВІТІ
ДЕРЖАВНЕ Освітня установа вищої професійної ОСВІТИ
РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ФІЛІЯ У М. Калуга
Тема: Електронний документ і його місце в діловодстві та архівній справі
Курсова робота по Інформаційному забезпеченню управління
Калуга 2007
ЗМІСТ
Стор.
ВСТУП
ГЛАВА 1. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ І ЙОГО МІСЦЕ В діловодства
1.1 Характеристика типів носіїв електронного документа
1.2 Електронні технології в діловодстві
1.3 Електронний документообіг в організації
РОЗДІЛ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ У ОБЛАСТІ АРХІВУ
2.1 Автоматизоване НСА в архіві (Опису)
2.2 Електронний архів Держбанку
2.3 Принципи архівного зберігання електронних документів
ВИСНОВОК
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Електронний документ - це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екрані, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на часовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстової роздруківки.
Досягнення останніх років в обчислювальній техніці, великий ринок порівняно недорогих комп'ютерів і принтерів дозволили успішно використовувати персональний комп'ютер у діловодстві. Сьогодні розвиток малого і середнього бізнесу не обходиться без комп'ютера в організації.
Раніше робота з документами вимагала часу і великих трудовитрат у зв'язку з необхідністю передруковувати вручну весь документ навіть при внесенні самих незначних змін. Величезні стелажі паперових архівів і В«десять тисяч одних кур'єрівВ» визначали В«обличчяВ» солідної організації. Комп'ютером викликані фундаментальні зміни в діловодстві. Комп'ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів всередині і поза організації, їх реєстрацію та контроль.
В залежності від реалізації, можливостей і призначення системи діловодства, технічного архіву та документообігу можна поділити на три рівні:
1.Персональние системи (однокористувацький). Ці системи найбільш прості і дешеві, але не завжди задовольняють потребам підприємства. Як приклад може бути розглянута проста організація діловодства в середовищі Windows 95/98.
2.Система для робочих груп. Дані системи, як правило, для забезпечення пошуку документів використовують базу даних. Вони прості у налаштуванні, не вимагають виділеного сервера, призначені для використання в першу чергу в мережах. Приклади: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Інтермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такі системи доцільні для використання 20 - 30 одночасно працюючими співробітниками.
3.Системи масштабів підприємства. Такі системи побудовані в архітектурі клієнт-сервер, використовують для пошуку даних, як правило, SQL Server (Що ускладнює їх адміністрування). Працюють вони як на платформі РС, так і на робочих станціях. Можливостями захисту даних вони володіють більшими, ніж системи середнього рівня, добре масштабуються, що дозволяє використовувати їх як в рамках відділу, так і всього підприємства. Найбільш відомі в нашій країні системи такого класу - на основі DOCS Open. Виробники САПР для UNIX-станцій також пропонують ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.
Для організації автоматизації діловодства необхідно здійснити перехід від паперових носіїв інформації до електронних. Для цього в організації повинні бути наступні компоненти:
В· засоби для створення і обробки інформації в електронній формі;
В· засоби для зберігання даних - архів (сервер або кілька серверів з необхідним для архівного копіювання документів периферійним обладнанням);
В· система передачі даних між користувачами;
В· засоби для отримання твердої копії архівних даних;
В· власне програмне забезпечення автоматизації документообігу і управління даними.
На даний момент в користь діловодства на комп'ютері говорить і те, що цей процес підкріплений законодавчою базою. А також випускається багато літератури з цієї проблеми. Серед якої можна знайти як спеціальну інформацію, так і навчальну літературу, що дозволяє освоїти всі необхідні програми самостійно. Доступність інформації сприяє поширенню електронного діловодства і його популяризації.
У літературі з даного питання освітлені положення сучасної регламентації діловодства на комп'ютері. Дана характеристика законодавчих актів і нормативно-методичних документів, що регламентують роботу з електронними документами.
Проблема електронних технологій в діловодстві - це проблема використання в традиційних умовах новітніх технологій, що прискорюють процеси на всіх стадіях діловодства, від документування до архівного зберігання. Характерно, що більшість автоматизованих систем діловодства є саме технологіями в традиційному середовищі.
Проблема використання електронного документообігу в сфері управління є виключно багатогранною і не зводиться тільки до можливостей техніки. Пильна увага залучають аспекти інформаційної безпеки та захисту інформації, підтвердження достовірності електронних документів. разом з тим існує досить великий комплекс питань організаційного та методичного характеру, пов'язаних з інформаційно-документаційне аспектом. Досягнутий рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві дозволяє будувати не тільки гіпотетичні припущення про електронний офісі майбутнього, але і виявляти реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого і електронного.
Федеральний закон В«Про електронний цифровий підпис В»визначає електронний документ якВ« документ В», в якому інформація представлена ​​в електронній цифровій формі В». [1]
У даній роботі автор поставив мету: проаналізувати проблеми впровадження і перспективи розвитку електронного документообігу. Поставлена ​​мета досягається шляхом вирішення наступних завдань:
-охарактеризувати типи носіїв електронних документів;
-проаналізувати нормативно-методичні документи, що регламентують організацію електронного документообігу;
-визначити призначення, цілі і завдання системи СЕД;
-виявити і проаналізувати проблеми впровадження СЕД;
-визначити перспективи розвитку СЕД;
-розробити шляхи вирішення проблем, що виникають при впровадженні СЕД.
-виявити проблеми функціонування електронних технологій;
-охарактеризувати електронний документ в організації (корпоративної);
-розглянути процес створення електронних описів в ГА РФ;
-розглянути принципи зберігання електронних документів;
-розглянути процес створення електронного архіву на прикладі Газпромбанк.
Дана тема курсової роботи в достатній мірі забезпечена джерелами, літературою і дозволяє повністю висвітлити поставлену проблему.
структурувати роботу наступним чином:
У вступі визначається актуальність теми, формулюється мета і завдання, шляхом вирішення яких вона досягається. Наводиться основна нормативно-правова база, використана автором при написанні даної курсової роботи.
У першому розділі В«Електронний документ і його місце в діловодствіВ» описується значення, фактори підвищення економічної ефективності електронного документообігу, дається характеристика.
Другий розділ В«Електронний документ у галузі архіву В»розкриває необхідність впровадження електронного документообігу, показує мети і завдання, що вирішуються системою електронного документообігу.
У висновку підводяться підсумки вив...
