ПЛАН
1. Введення
2. Історична довідка
3. Комп'ютерна мережа
4. Інтернет
5. Електронна пошта
6. Копіювальні пристрої
7. Висновок
8. Список використовуваної літератури
2
ВСТУП
Я вибрала тему В«Технічні кошти секретаря:
комп'ютерна мережа, Інтернет, електронна пошта, копі-
ровальние пристрої В»для свого реферату тому, що вважаю, що комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективності автоматизації процесів управління. Ті-тезнічні засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер (ПК), ті-
лефону, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уні-чтоженія паперів і копіювальний апарат.
Секретар повинен знати, вміти і максимально ис-
пользовать наявні засоби для підвищення оператив-
вности та ефективності своєї праці.
Застосування нових інформаційних технологій в області документаційного управління дозволяє відно-
сіться до діловодству не як до жорсткого консерва-тивного механізму, а як до ефективному та гнучкому інструменту реалізації різного роду інновацій в цій області.
1. Мережеві системи автоматизації делопроізвод-
ства і документообігу дозволяють вирішити ключове під-
прос діловодства. Вони дозволяють реалізувати лю-бую ступінь децентралізації управління при одновремено-ном забезпеченні централізованого обліку та контролю,
аж до того, що кожен фахівець може самосто-ності реєструвати документи і управляти їх
3
подальшими пригодами, перебуваючи при цьому під повним контролем відповідних керівників. Таким обра-
ом, організація може динамічно перебудовувати свою управлінську структуру без втрати керованості. Для вітчизняних підприємств це найбільш реальний шлях переходу до більш ефективної децентралізації управ-ня.
2. Створюються передумови до реалізації більш ефек-бництва схем документаційного управління. Наприклад, в традиційній вітчизняній практиці документи у під-поділі організації, будь то локальні або видалений-ні, направляються по ланцюжку від керівника до керівників-уря, В«спускаючисьВ» потім аж до конкретних испол-вання (і назад). Це дозволяє кожному руковдітелю контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі, і, як правило, надлишкові ланцюжка різко сни-жають ефективність управління. Правильно побудована автоматизована система дозволяє направляти доку-ментація безпосередньо особам, які будуть испол-няти доручення, керівники ж при цьому зберігають по-повний контроль, як за пригодою самого доручення, так і за його виконанням.
3.Появляются передумови для організації елект-ронного документообігу в тому обсязі, до якого го-
това сама організація. Правильно побудована автомат-ізірованная система повинна працювати як з даними про проходженні та виконання документів (незалежно від
4
того, паперові чи електронні), так і самим елект-роннимі документами, яким ці дані відносяться. Включення електронних документів в діловодстві-ний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з електронними документами (реда-ктування, переміщення, тиражування та ін) принци-піально більш ефективні.
4. Знижується частина проблем, пов'язаних з терито-тивнотериторіального віддаленістю підрозділів організації або індивідуальних робочих місць (у тому числі мобільних) її співробітників. САДД (системи автоматизації делопроізвод-ства і документообігу) дозволяє організувати норма-льну роботу з документами всіх співробітників, неза-мо від місцезнаходження їх офісів і навіть окремих робо- чих місць, аж мобільних (звичайно, при наявності ліній зв'язку).
5. САДД дозволяє забезпечити впровадження сучасних-них систем управління ресурсами підприємства (т.зв. ERP-системи). Системи управління ресурсами зазвичай містять лише дані про бізнес-процеси і не зберігають документів як таких, в той час як діловодна сис-тема бере на себе функції документаційного контуру управління, в тому числі пов'язаного з бізнес-процесами.
6. САДД створює основу для інтеграції всіх доку-ментаціонних технологій в єдиний комплекс, включаючи
5
кошти сканування документів і розпізнавання тек-стів, засоби обробки і пересилання електронних
документів, прийому і передачі факсимільного інформації, друку і тиражування документів, і т.д.
6
ІСТОРІЯ СТВОРЕННЯ ІНТЕРНЕТ
Прообраз мережі Інтернет був створений в кінці 60-х років на замовлення Міністерства оборони США. У той час існувало не дуже багато потужних комп'ютерів, і для проведення наукових досліджень виникла потреба забезпечити доступ численних вчених до цих ком-п'ютер. При цьому Міністерство оборони поставило ус-ловіе, щоб мережа продовжувала працювати при знищенні її частини, тому підвищена надійність Інтернет би-ла закладена при його створенні. Днем народження Інтернет можна назвати 2 січня 1968 року. У цей день Управ-ня перспективних досліджень (ARPA - Advanced Research Projects Agency), що є одним з подр-зделеній Міністерства оборони США, почало роботу над проектом зв'язку комп'ютерів оборонних організацій. В результаті досліджень була створена мережа ARPANET, в основі роботи якої лежали принципи, на яких по-зже був заснований Интенет. Наступним кроком у розвитку Інтернет було створення мережі Національного наукового фонду (NSF). Мережа, названа NSFNET, об'єднала науч-ні центри Сполучених Штатів. При цьому основою мережі стали п'ять суперкомп'ютерів, пов'язаних між собою високошвидкісними лініями зв'язку. Всі інші поль-зователя підключалися до мережі і могли використовувати під- зможності, надані цими комп'ютерами.
7
Мережа NSFNET швидко зайняла місце ARPANET, і пос-Ледньов була ліквідована у 1990 році. Розвиток мережі зажадало її реорганізації, і в 1987 році був ство- дан NSFNET Backbon - базова частина або хребет мережі. Хребет складався з тридцяти центрів, з'єднаних один з іншому високошвидкісними лініями зв'язку. Центри рас-покладалися в різних частинах США. Таким чином, появи-лась мережу Інтернет в США. Одночасно були створені національні мережі в інших країнах. Комп'ютерні мережі різних країн почали, об'єднаються, і в дев'яностих роках з'явився Інтернет в його сьогоднішньому вигляді. Зараз Ін-тернет об'єднує тисячі різних мереж, розташованих по всьому світу. До Інтернет мають доступ десятки мил-Ліон користувачів. Ріст і розвиток Інтернет продо-лжается, і на початку наступного століття очікується значи-валий збільшення ролі Інтернет у всіх информацион-них технологіях. У Росії Інтернет з'явився зовсім недавно. Переважна більшість користувачів могло лише отримувати електронні листи, але не могло підключити-читься до Інтернет та використовувати всі його можливості. Бурхливе зростання користувачів Інтернет в Росії почався у 1996 році. Сьогодні в нашій країні Інтернет перетворив-ся з дивини у повсякденний інструмент.
8
КОМП'ЮТЕРНА МЕРЕЖА
Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують про-робітку однотипної документації. Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до її складу: бази даних, периферійні пристрої (диско-ші пристрої великої ємності, сканери, принтери і т.д.) У мережі один комп'ютер великий проізводітельнос-ти виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних уст-ройств. Інші комп'ютери є робочими місця-ми комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір та пе-редачі інформації в центральну базу даних, обхвати-БЕЗПЕЧУЮТЬ не тільки управлінську, але й кадрову, бухгалтерської документацію. Це дозволить керівнику підприємства звертатися до документів се...
