МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ІНСТИТУТ Державне управління ТА ПРАВА
Кафедра документознавства
Електронний документообіг
Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012
Печерської К.О.
Науковий Керівник: канд. техн. наук, професор
Бородкіна І.Л.
КИЇВ - 2005
ЗМІСТ
Вступ
Розділ 1. Основні Поняття про систему електронного документообігу (СЕД)
В§ 1 Призначення СЕД
В§ 2 Особливості СЕД
2.1 Особливості Збереження документів
2.2 Особливості маршрутізації документів
2.3 розмежування доступу
2.4 Відстеження версій и підверсій документів
2.5 Анотування документів
В§ 3 Переваги Використання СЕД
В§ 4 Очікувальні результати Впровадження
Розділ 2 . Особливості Загальної організації діловодства в установі
В§ 1 Реєстрація вхідніх та внутрішніх документів
В§ 2 Розроблення та надсілання віхідної кореспонденції
Розділ 3 . Практична реалізація електронного документообігу на прікладі БДД В«ДокументВ» Броварської міської адміністрації
В§ 1 Автоматизація діловодніх процесів
В§ 2 Пріймання та електронна реєстрація документів
В§ 3 реєстраційно-контрольні картки
В§ 4 Організація контролю за виконанням документів
В§ 5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі
Висновки
Список використаних матеріалів
Додаток 1
Додаток 2
3
6
6
7
7
9
9
10
10
11
12
14
15
16
18
18
18
20
21
23
28
30
31
32
Вступ
Електронний документообіг - вісокотехнологічній и Прогресивний підхід до суттєвого підвіщення ефектівності роботи органів державної влади и місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади Завжди є ефективна діяльність державних службовців. Альо для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи ОБРОБКИ інформації Вже НЕ є Найкращий. СЬОГОДНІ необхідно мати доступ до інформаційніх ресурсів и скоротіті часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговування громадян.
Відсутність необхідності вручну розмножуваті документи, відслідковувати переміщення Паперовий документів всередіні організації, контролюваті порядок передачі конфіденційної інформації істотнім чином зніжує трудовітраті діловодів. Наскрізній автоматичний контроль виконан на Всіх етапах роботи з документами кардинально підвіщує Якість роботи Виконавців, робіть Терміни підготовкі документів більш прогнозованімі и керованімі.
Спільне Використання систем електронного діловодства и Сховище інформації дозволяє сістематізуваті и поєднуваті інформацію, Що полегшує її аналіз и Складання звітів. Для Поиск Приховане закономірностей у великих масивов даніх можна прійматі більш ефектівні Рішення и дії, Що базується на відповідніх технологіях діставання інформації з даніх (data mining techniques). Усе Це можливости Тільки в сістемі Управління, побудованій на Основі ЦІЛКОМ електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес Управління знаннями. Смороду створюють основу рішень, Що забезпечуються автоматизоване и централізованій Обмін знаннями и дістають Ліше необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства и документообігу можут Сприяти створеня Нової організаційної культури в органах влади, зроб роботу державних службовців більш легкою, цікавою и значимість. Інформаційні технології дозволяють державним службовців працюваті НЕ Тільки над виконанням внутрішньовідомчіх завдань, альо и спільнімі зусилля вірішуваті більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можут кож віступаті Як каталізатор, завдякі якому органі влади перейдуть на новий Рівень взаємовідносін з населенням, коли Державні службовці будуть прямо відповідати на Предложения громадян и ставити до них Як до клієнтів, а не Як до надокучлівіх відвідувачів.
Саме тому Ефективність Управління підпріємствамі ї організаціямі не в останню черга поклади від коректного Рішення задач оперативного и якісного Формування Електрон документів, контролю їхнього виконан, а кож продуманої організації їхнього Збереження, поиск и Використання. Потреба в ефективних керуванні електронний документ и призвели до Створення систем електронного документообігу (CЕД), Якиме и присвяч дана робота.
Основним Завдання курсової роботи є, дере за все, Дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомог Якого ВІН здійснюється. Визначення доцільності Впровадження СЕД для підвіщення ефектівності документообігу в установі, Створення ефективного середовища Керування и Функціонування організації, класіфікувавші та Визначіть Основні Властивості СЕД. Дослідження буде проводитися на базі існуючої системи електронного документообігу (БДД В«ДокументВ») Броварської місцевої адміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику.
Об'єктом курсової роботи являється Розгляд звичайна та електронного документообігу: ціркуляція документів в установі та передача документів з допомогами автоматизованих інформаційніх систем, прийом та обробка за допомог АІС вхідної документації ТОЩО.
Предметом курсової роботи являється Поєднання існуючої системи документообігу в установі та Впровадження електронного документообігу на базі Першої за допомог програмного забезпечення.
РОЗДІЛ 1. Основні Поняття про системи електронного документообігу
В§ 1 Призначення СЕД
На мнение галузевих аналітіків, електронний документообіг включає: Створення документів, їхню обробка, передачу, збереження, вивід інформації, Що ціркулює в організації чі підпріємстві, на Основі Використання комп'ютерних мереж. Під Керування Електрон документообігом у загально випадка прийнято розуміті організацію руху документів Між підрозділамі підпріємства або організації, групами Користувачів чі Окрема Користувачів. При цьому, Під рухом документів мається на увазі НЕ їхнє фізічне переміщення, а передача прав на їхнє застосування Із повідомленням конкретних Користувачів и контролем за їхнім виконанням.
ІDC у такий спосіб візначає Поняття СЕД (маючи у вігляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечуються процес Створення, Керування, доступу и розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних Мережа, а кож забезпечуються контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальніх Сховище або в ієрархії файлової системи. Тіпі файлів, Що, Як правило, підтрімують СЕД, включаються: текстові документи, зображення, Електронні табліці, аудіо дані, відео дані и Web-документи. До загально можливости СЕД відносяться: Створення документів, Керування доступом, конвертація даніх и забезпечення безопасности даних ".
Головне призначення СЕД - Це організація Збереження Електрон документів, а кож роботи з ними (зокрема, їхнього Поиск Як по атрибутах, так и по змісту). У СЕД повінні автоматично відслідковуватіся Зміни в документах, Терміни виконан документів, рух документів, а кож контролюватіся ВСІ їхні версії и підверсії. Комп...