Питання до іспиту
1. Історія вітчизняного діловодства. Два періоди: дореволюційний і радянський (1917-1991). Дореволюційний: три етапи - а) наказне діловодство (16-17 століття), б) колезького діловодство (18 століття), в) міністерське діловодство (19-початок 20 століття). Утворилося Руське централізована держава, на чолі - цар, який керував допомогою спеціальних державних установ - наказів (Розрядний, Помісний, Посольський, Таємних справ, Розбійний, Земський, Ямської, Холопов, Монастирський, Чолобитною, Казенний, Хлібний, книгодрукованої справ та ін.) З'явився штат В«Служивих людейВ». Наказ очолював суддя, з документами працювали дяки і піддячих: В«старіВ», В«середньої рукиВ», В«молодшийВ». Дяк робив поноси: В«зробити випісь В»,В« вклеїти стовп В»і т.д. старший ПОД `ЯЧИЙ готував проекти документів, середній робив виписки, наводив довідки, зберігав справи, опечатував скрині, молодші - переісивалі чернетки набіло. Ні цар, ні бояри документів не підписували - засвідчували документи дяки і піддячих. Малося своє діловодство - складалася необхідна документація: міжнародні договори, царські укази та грамоти; від Боярської думи - вироки; віднаказів виходили В«пам'ятіВ»; місцеві установи направляли відписки; приватні особи посилали в державні установи чолобитні. Грамоти були - вістова, бессудная, відмовні, окружна; пам'яті - висолочная, наказний приставна, указна та ін На реквізити не звертали уваги, так що визначити вид документа сьогодні непросто - треба прочитати весь документ. Текст писали на смужках паперу шириною 15-17 см. Якщо не вміщалося на одному аркуші, продовжували на другому, третьому і т.д. Листи склеювали в стрічку, місце склеювання - В«сставВ». Потім згортали в сувій - В«стовпецьВ» (столбцовая техніка діловодства застосовувалася і при формуванні документів у справи; в 16 столітті слово В«справаВ» починає означати і комплекс документів, в яких зафіксований хід розгляду питання та його вирішення). Вся робота здійснювалася на підставі певних правил, що склалися у відповідності з традиціями і звичаями. Бурхливе політичне діяльність Петра I просунула вперед і вітчизняне діловодство - столбцовая техніка була замінена на листову, паперову. Змінилася система державних установ - рішення стали приймати шляхом голосування (Колегіальний принцип). Колезький діловодство велося на підставі правил, встановлених Генеральним регламентом (встановлювалася структура колегій, їх штат, посадові обов'язки - присутність: президент колегії, віце-президент, радники, ассесор; канцелярія: секретар, нотаріус, реєстратор, актаріус, канцелярист, копіїст, перекладачі, вахмістр; контора: камерір, унтер-камерір, камор-штрейбери). Чолобитні стали називати проханнями. Адміністративні реформи, здійснені Олександром I, знову змінили систему держустанов Росії. Колегії були замінені міністерствами, що поклало початок міністерському діловодства. Принцип прийняття рішень став єдиноначальних: кожна посадова особа відповідає за конкретну ділянку діяльності та у відповідності зі своїми обов'язками бере участь у підготовці проекту документа. У 1811 видано В«Загальне установа міністерствВ», а діловодство в ньому названо В«Порядок провадження справВ» (складався з п'яти частин: 1) порядок вступу справ; 2) рух їх, або власне діловодство; 3) відправлення справ; 4) ревізія - контроль за виконанням; 5) звіти). Були визначені категорії документів, які підписувалися конкретним посадовою особою. Дотримувалася встановлена ​​субординація у відносинах офіційних осіб .. Введення першої бланки. Періодично стала виникати проблема, що вимагала В«скорочення документообігуВ». До кінця століття з'являються друкарські машинки, гектографи, ротопрінти, механічні нумератори, штампи. Виникають нові види документів - телеграма, телефонограма. І вже, звичайно, небувалий розмах здобуло цю справу в радянську епоху. У перші роки видається ряд законів, що встановлюють порядок законотворчої діяльності. Постанова Ради Народних Комісарів В«Про форму бланків держ. установ В», узаконивались обов'язкові реквізити бланків. В«Про боротьбу з областнічества і канцелярської тяганиною В»,В« Про спрощення діловодства та листування в радянських установах В» - Назви офіційних документів тих років. пошук нових форм ішов у наступні роки постійно. Чітка, правильна постановка діловодства - робота з документами (прийом, відправка, реєстрація, грамотне оформлення документів) - грає і сьогодні важливу роль в безперебійній роботі установ, організацій, підприємств. Був час, і не так давно, коли у всіх галузях впроваджувалися автоматизовані системи управління (АСУ). У 1966 був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), з метою уніфікації та прискорення підготовки, виконання, систематизації документів була введена Єдина державна система діловодства (ЕГСД) - Звід правил, нормативів і рекомендацій, що визначають однаковість і раціональну постановку діловодства. В історико-архівному інституті відкритий факультет державного діловодства. У 70-ті роки були розроблені перші державні стандарти на термінологію в галузі діловодства і оформлення документів. У 80-ті роки розроблялися нормативи часу на діловодні операції і праця друкарок. У 1986 прийняті В«Основні правила роботи відомчих архівів В». Але життя не стоїть на місці. Чергова науково-технічна революція у діловодстві відбулася з впровадженням комп'ютерів в щоденний бумагопроізводітельний процес. Розвивається й інша організаційно-адміністративна техніка (оргтехніка). У зв'язку з цим виникла ідея створення уніфікованих систем документації (УСД), тобто комплексу взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогам. Керівництво цією роботою здійснював Держстандарт СРСР (типу міністерства). На цій базі був створений Загальносоюзний класифікатор управлінської документації (ОКУД). Були також створені загальносоюзні класифікатори: підприємств та організацій (ОКПО), спеціальностей за освітою (оксо), продукції (ОКП). Ще зовсім недавно жодна установа не могло обійтися без друкарки, яка вміє грамотно і швидко друкувати на друкарській машинці, правильно і в строк оформляти різні документи. Сьогодні ці обов'язки лежать на секретаря-референта, і в його розпорядженні - широкий набір современнейшей оргтехніки, в тому числі комп'ютери з необхідним програмним забезпеченням. Державне діловодство попередньої епохи підготувало базу для розвитку цієї сфери в сьогоднішні дні.
2. Способи уніфікації текстів документів. стандартизація - процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється зразок, еталон. Уніфікація - один із методів стандартизації, - приведення чого-небудь до єдиній системі, формі, однаковості. Сучасний службовий документ - це насамперед письмовий текст, зафіксований засобами графіки мову слів. За способу синтаксичної організації мови і її просторово-графічного оформлення тексти можуть мати вигляд традиційної лінійної запису зв'язного мовлення (Суцільний текст); трафарету (лінійна запис, але з пропусками, які заповнюються змінною інформацією; це вже формалізований текст - у ньому заздалегідь передбачаються і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається); анкети (перелік заздалегідь підготовлених питань і місце, залишене для відповіді; текст розташовується по вертикалі); таблиці (Сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі і укладених в графи по вертикалі і горизонталі). Допускається в одному документі поєднувати різні види текстів. Трафарети, анкети, таблиці є одним з головних способів уніфікації форми службових документів. Уніфікація виправдана перш за все з економічної сторони: складання уніфікованого тексту вимагає менших витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи по зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. Важлива і психолог...
