МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РФ
МІНІСТЕРСТВО ОБРАЗОВНІЮ
ФІЛІЯ ГОУ ВПО В«ЯРМУВ» В м. Братськ
Кафедра загальногуманітарному дисциплін
Курсова робота
З дисципліни: Організація і технологія ДОУ
Тема: АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ
ЗА ВИКОНАННЯМ
Братськ 2007
ЗМІСТ
ВСТУП
1 Автоматизовані системи
1.1 АСКІД
1.2 CompanyMedia
1.3 БОСС-Референт
1.4 Optima Workflow
1.5 Documentum
1.6 LanDocs
1.7 СПРАВА
1.8 АС-Архів
1.9 Гран-Док
1.9.1 Гран-Док - Lite
1.9.2 Гран-Док - мережева версія
1.9.3 Гран-Док - корпоративна версія
1.10 ЕВФРАТ-Документообіг v.12
1.10.1 Організація роботи в системі
1.10.2 Модулі системи
1.11 PayDox
1.12 ESCOM.DOC v.1.5
2 Порівняльна характеристика основних автоматизованих систем контролю за виконанням
ВИСНОВОК
ЛІТЕРАТУРА
ДОДАТОК
ВСТУП
Як показує практика, на сьогоднішній день існує величезна кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають чимале число філій, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується в кращому випадку тільки наполовину.
Між тим, робота з документацією була і залишається одним з головних бізнес-процесів на будь-якому підприємстві і в будь-якому офісі. І організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, що істотно впливають на оперативність та якість прийнятих ре-шений. Як підвищити ефективність роботи з документами? Як уско-рить і поставити на контроль процеси виконання доручень по документах, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами? Як вибудувати єдиний інформаційний простір для організацій, мають філії, дочірні підприємства, представництва
Цілком очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом вже не справляється з тими обсягами роботи, які існують в даний час.
У будь який, навіть самої дисциплінованою, організації при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати проблеми. В якості прикладу можна привести всім відомі і очевидні ситуації: втрата документів, що надійшли, невідправлені по забудькуватості або дублюючі один одного відправлені документи, відсутність на договорі, підписаним керівником і призвів до значних збитків, віз відповідального виконавця, узгоджуючих осіб і т.д. Все це призводить до плутанини і безладу, як наслідок - до неможливості вирішення управлінських завдань.
Істотний шлях вирішення - Автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління.
Сьогодні інтерес до ринку програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами неухильно зростає. Використання мережі Internet дозволяє автоматизувати процес документообігу, скоротити час обробки, поліпшити пошук даних, забезпечити контроль виконання. Нові технології в цій області надають повну аналітичну інформацію і знижують ймовірність всіляких помилок.
Мета даного дослідження - Вивчити програмне забезпечення, призначене для автоматизації процесів діловодства.
Об'єкт дослідження - автоматизовані системи, що здійснюють контроль за виконанням документів, а також системи, що включають в себе цю функцію.
Приступаючи до роботи над курсовим проектом, ми вважали, що:
- пропоновані програмні продукти відповідають сучасним вимогам до ведення діловодства;
- вітчизняні розробки більш задовольняють історично склалася специфіці російського діловодства, ніж закордонні аналоги програмного забезпечення.
Завдання дослідження: аналіз навчальної літератури, періодичних видань з проблеми автоматизації діловодства.
У вибіркову сукупність увійшли журнали В«ДіловодствоВ» і В«Секретарська справаВ», а також були вивчені підручники для вищих навчальних закладів та установ початкової та професійної освіти.
Курсова робота за темою В«Автоматизовані системи контролю за виконаннямВ» загальною кількістю сторінок 46, додатків - 2 на шести сторінках, малюнків - 2, таблиць -1, обсяг списку джерел та літератури - 31.
1. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ
Ринок систем уп-равленія документообігом в нашій країні представлений програмними рішеннями, як російських розробників на базі додатків іноземних компаній і на базі власних розробок, так і кількома іноземними виробниками. Вітчизняний софт кращим чином враховує специфіку російського документообігу, ніж програмне забезпечення іноземних виробників, і справа тут не в патріотизмі, а в дещо інших принципах побудови західного документообігу, а так само в різноманітті існуючих стандартів в різних країнах [4].
Автоматизація документообігу підприємства дозволяє підвищити виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень по документах. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення термінів виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і підприємства в цілому.
Заощадити час вдається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автоматична генерація номери, підстановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів. Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом зі всіма вкладеннями і зв'язками, і доручень з їх змістом і будь-якої комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Віз-можна формування індивідуальних маршрутів проходження документів.
Зберігання документів будь-яких форматів, наявність віддаленого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Internet. Архівне зберігання документів дозволяє організувати Єдиний інформаційний простір підприємства, тому користувачі системи отримують максимально повну інформацію по всіх запитуваною даними.
Документаційне забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно до систем автоматизації:
- документування (Тобто підготовка, оформлення, погодження та виготовлення документів);
- організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів);
- систематизація архівного зберігання (визначення правил зберігання інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття рішень, таємність).
Автоматизована система електронного документообігу зобов'язана, зокрема, мати такі характеристики:
- після реєстрації інформаційного матеріалу в якості документа, його автор вже не має неможливо якось змінити або знищити документ;
- документу встановлюється строк зберігання, відповідний вимогам законодавства і контролюючих організацій. Засоби системи повинні дозволяти В«запрограмуватиВ» все зустрічаються у вітчизняних нормативних актах варіанти правил обчислення терміну зберігання (протягом заданого відрізка часу, до певного настання події, комбіновані, і т.д.);
-система повинна захищати збережені в ній документи від яких-небудь змін. Знищувати електронні документи можуть тільки спеціально уповноваженими особи - співробітники служб ДОП або IТ, в рамках планової роботи з експертизи цінності та знищення документів з простроченим терміном зберігання.
Розглянемо докладно деякі автоматизовані системи, розроблені для вирішення завдань діловодства.
1.1. АСК...