Історичний факультет
Реферат
Потоки інформації та їх структура
Виконала: студентка.
Перевірила:
Онопрієнко І.Г.
Білгород 2007
Зміст
1. Джерела інформації
2. Вертикальні і горизонтальні потоки інформації
3. Особливості відкритого потоку інформації
4. Інформація у ХХІ столітті
Список літератури
1. Джерела інформації
Процес управління неможливо здійснювати без володіння широкою інформацією про організацію в Загалом, зовнішньому оточенні, перешкодах на шляху її функціонування і розвитку і тощо, тобто про найбільш істотних моментах, що впливають на прийняття рішення.
Спочатку така інформація існує як масив несистематизованих відомостей, які можуть бути документальними (анкети, опитувальні листи, звіти, довідки) або усними (Виступи, інтерв'ю, бесіди, відповіді на питання і пр). Лише в результаті обробки, групування, аналізу ці відомості перетворюються на інформацію, яку вже можна використовувати в процесі управління.
У інформації можуть бути як внутрішні, так і зовнішні джерела. До внутрішніх відноситься бухгалтерська і статистична звітність, поточні спостереження, спеціальні обстеження, як планові, так і проводяться за особливим рішенням керівництва.
Зовнішні джерела більш численні і різноманітні. Перш за все, тут потрібно виділити представників організації (керівники і фахівці підрозділів постачання, збуту, маркетингу, інформаційних служб, учасники різного ряду ділових зустрічей та переговорів). В рамках службових контактів, бесід, дискусій, і т.п. вони мають можливість В«між справоюВ» здійснювати як загальний, так і цілеспрямований збір відомостей про цікавлять організацію об'єктах і процесах, що протікають за її межами.
Іншим джерелом даних служать особи, які не належать до організації. Це можуть бути посередники та партнери - покупці, продавці, працівники фінансових, кредитних, страхових установ, відставні державні чиновники, колишні службовці конкурентів, профспілкові активісти та представники підприємницьких об'єднань. Одні з них, наприклад, посередники, самі охоче діляться інформацією, бо успіх їх партнера - їхній успіх. У інших (службовці конкурентів) інформація часто купується.
Великим джерелом ділової інформації є публікації в книгах, каталогах, довідниках, журналах, газетах (особливо місцевих та багатотиражки підприємств), рекламних проспектах, бюлетенях та ін Через яке б В«ситоВ» публікуються в них відомості ні проціджують, за всім устежити неможливо, і багато дані, які організації хотіли б по тим чи іншим причинам втаїти, все одно В«спливаютьВ» на поверхню.
Ряд матеріалів публікується у відкритій пресі відповідно до вимог законодавства. Це стосується, наприклад, бухгалтерських балансів, звітів про проведення річних зібрань в найбільших акціонерних товариствах і т.п. Звичайно, детальної інформації в них не міститься, але й навіть відомостей загального характеру буває достатньо? Щоб підтвердити або спростувати вже наявну інформацію.
Сьогодні ситуація в діловій сфері, і перш за все на ринку, змінюється настільки стрімко, що загальних спостережень і просто накопичення відомостей може бути і недостатньо для якихось певних висновків. У зв'язку з цим виникає необхідність у цілеспрямованому систематичному зборі інформації про науково-технічне, виробничому, економічному та іншому потенціал конкурентів, а так само про особисті особливості, схильностях і навіть пороках їх керівництва. Така діяльність, що одержала назву промислової розвідки, дозволяє передбачити їх майбутню політику і відповідним чином пристосуватися до неї.
Процес промислової розвідки включає в себе такі етапи, як визначення потреб у конфіденційних відомостях, організація необхідних умов для їх отримання, цілеспрямований збір, аналіз та обробка отриманих даних, виділення необхідної інформації, її узагальнення та передача зацікавленим особам, вдосконалення методики роботи.
Потрібно мати на увазі, що всупереч усталеній думці, велика частина такого роду роботи не пов'язана з прямою крадіжкою секретних матеріалів, і лише в окремих випадках застосовуються прийоми, пов'язані з порушенням законів.
Сьогодні джерела інформації настільки численні, а сама вона так різнопланова, що певна її частина може бути не цілком достовірною. Тому дані повинні перевірятися і перевіряти ще за допомогою різних джерел, для чого в великих організаціях створюються спеціальні підрозділи. Вони займаються плануванням потреби в інформації, її збиранням, обробленням, аналізом, оцінкою, складанням, рекомендацій для керівництва, а так само створенням бази стратегічних даних. Така база складається зазвичай з трьох розділів.
У першому характеризується виробничий, технологічний, науковий, трудовий потенціал організації, проведена нею науково-технічна політика, взаємини в колективі, уподобання керівництва.
У другому розділі дається опис зовнішнього оточення, яке, як уже говорилося, складається з фонового і ділового. Перше формується незалежно від організації, і впливати на нього цілеспрямовано вона не в змозі, але знати його з метою успішного пристосування до нього необхідно. Найважливішими елементами фонового оточення є партнери і конкуренти. Про останніх, наприклад, збираються відомості, що характеризують ступінь їх активності, схильності до ризику, перевагах і можливих стратегіях.
Крім того, збирається інформація про репутацію фірми та її продукту, реальних і потенційних споживачах і тенденції споживання, про напрямки в державне регулювання. Вона дозволяє визначити майбутні напрямки розвитку організації, здійснити вибір продукту і ринку.
У третьому розділі розкриваються головні перешкоди та можливі перешкоди в діяльності організації, які, як і оточення, можуть бути внутрішніми і зовнішніми. До внутрішніх відносяться брак досвіду і знань керівництва і виконавців, слабке управління в Загалом, постійні службові конфлікти. Зовнішніми перешкодами є: негативний вплив оточення, незадовільна репутація, слабкі ринкові позиції, невідповідність результатів діяльності суспільним потребам.
2. Вертикальні і горизонтальні потоки інформації
Потоки інформації в організаціях можна класифікувати як вертикальні і горизонтальні. Вертикальні потоки інформації зазвичай пов'язані зі звітністю. Горизонтальні потоки існують в рівній мірі всередині відділу або між відділами і не пов'язані з передачею інформації вгору або вниз по службових сходах.
Між даними потоками існує значна різниця і це щось більше, ніж просто їх напрямок.
Для горизонтальних потоків характерно спільне використання інформації. У цих потоках може отсутствовать-яке навмисне зміна інформації, хоча передача інформації може бути і неповною. Може виявитися так, що лише частина даних потоків використовується в роботі за встановленими правилами. Інша частина цих потоків може циркулювати вільно і використовуватися при неформальних відносинах між співробітниками, але в інтересах справи (деякі стверджують, що ця частина потоків інформації сприяє поліпшенню результатів діяльності організації).
Інформація, що міститься у вертикальних потоках, змінюється при її русі вгору або вниз за формальними організаційним структурам. При проходженні вгору інформація підсумовується, узагальнюється. При русі вниз передається лише обмежена частина інформації, яка вважається необхідною.
Останнє зауваження характеризує синдром, обумовлений як "інформація є влада". Окрема особистість розглядає володіння інформацією як джерело для отримання персональних переваг. Приховування інформації від конкурентів або її спеціальне поширення, коли вам це вигідно, є поширеним явищем організаційного життя.
3. Особли...
