У Методичних рекомендаціях В«Про внутрішньовідомчий первинному обліку лікарських засобів та інших медичних товарів в організаціях роздрібної фармацевтичної (аптечної) мережі всіх організаційно-правових форм, розташованих на території Російської Федерації В», затверджених МОЗ РФ 14 травня 1998 року № 98/124 (далі Методичні рекомендації № 98/124) наведено форми документів, які використовуються при прийомі, продажу лікарських засобів.
Згідно з пунктом 1.1.1. Методичних рекомендацій № 98/124 всі господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, які служать первинними обліковими документами, на підставі них ведеться бухгалтерський облік.
Форми первинних облікових документів, по яких не передбачені типові форми для внутрішньої бухгалтерської звітності, затверджуються наказом чи розпорядженням особи, відповідального за організацію та стан бухгалтерського обліку в роздрібних аптечних закладах (пункт 1.1.4. Методичних рекомендацій № 98/124).
Первинні облікові документи є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку, вони повинні містити обов'язкові реквізити:
найменування документа;
дату складання документа;
найменування організації, від імені якої складений документ;
зміст господарської операції;
вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;
найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;
особисті підписи зазначених осіб.
Первинний обліковий документ має бути складений в момент здійснення операції, а якщо не представляється можливим, безпосередньо після її закінчення.
При поставці лікарських засобів в аптеку постачальник зобов'язаний надати товаро - супровідні документи:
товарно-транспортні накладні щодо формою № А-1.13,
супровідний (пакувальний) лист за формою № А-1.14,
пакувальний вкладиш за формою № А-1.15 та інші.
Особа, відповідальна за прийом лікарських засобів в аптечному закладі, на всіх наданих документах ставить штамп (печатка аптеки) і підпис.
На товаросупровідних документах, які залишаються в аптеці, ставиться штамп прийому за формою № А-1.1. далі ці документи прикладаються до товарного звіту.
Якщо лікарські засоби надходять в аптеку не в тій кількості, яка вказана в супровідних документах, або не відповідають за якістю, в цьому разі оформляється акт про встановленому розходженні в кількості і якості при прийманні товару за формою № А-1.2. Акт повинен бути складений у присутності представника постачальника лікарських засобів, якщо з якихось причин представник не може бути присутнім при прийманні ЛЗ, тоді запрошуються представники незацікавленої сторони, які зобов'язані мати посвідчення за формою № А-1.3. Посвідчення представника додається до акту, який складається в трьох примірниках: перший примірник передається до арбітражу для пред'явлення позову постачальнику лікарських засобів; другий - додається до приймального акту і передається в бухгалтерію: третій - передається постачальнику лікарських засобів.
Якщо лікарські засоби надійшли в аптеку без рахунку постачальника, то при їх прийманні оформляється акт про прийомі медичного товару, що надійшов без рахунку постачальника за формою № А-1.4, який складається у двох примірниках: перший примірник додається до звіту матеріального особи; другий - залишається у особи, яка брала лікарські засоби.
У Методичних рекомендаціях № 98/124 є спеціальні документи для оформлення закупівлі лікарської сировини. Ці документи повинні використовувати всі аптечні установи, в тому числі і комерційні.
При прийомі лікарського рослинної сировини в населення, необхідно заповнити приймальню квитанцію (форма № А-1.5). Така квитанція виписується особою, відповідальною за заготівлю сировини, в трьох примірниках: перший примірник служить одночасно видатковим касовим ордером, на підставі якого з каси видаються гроші за сировину; другий - додається до звіту матеріально-відповідальної особи; третій - видається заготівельникові.
Після прийому лікарського сировини, воно передається на аналіз, якщо аналіз позитивний, то його потрібно прийняти до обліку як товар, при цьому, складається акт на переклад в товар лікарської рослинної сировини за формою № А-1.6 в двох примірниках: перший примірник служить підставою для прийняття до обліку сировини як товару і додається до товарного звіту; другий - залишається в аптечному закладі.
Акт складається комісією, в складу якої входять керівник аптечного закладу, матеріально-відповідальна особа, що відповідає за заготівлю рослинної сировини, провізор-технолог або фармацевт. Якщо аптека здійснює лабораторні та фасувальні роботи з закупленим лікарською сировиною, то складається журнал лабораторних і фасувальних робіт (форма № А-2.7), який використовується для обліку та контролю за виконанням даних робіт, за прийняттям до обліку або списанням сум за різницями в вартості, зданих в роботу медикаментів та виготовленням продукції з них і так далі.
Для складання звіту співробітника аптеки, відповідального за приймання лікарських засобів, заповнюється журнал реєстрації рахунків надходження товарів по групам за формою № А-1.8. Для здійснення контролю за реалізацією лікарських засобів за термінами їх придатності складається стелажна картка за формою № А-1.9.
Дані з наркотичних лікарських засобів, психотропних, сильнодіючих і отруйних речовин, етиловому спирту, необхідно додатково відображати в Книзі обліку наркотичних та інших лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку по формою № А-2.3 Методичних рекомендацій № 98/124.
Згідно з пунктом 1.2.3. Методичних рекомендацій № 98/124 при продажу лікарських засобів:
В«облік готових лікарських коштів, відпущених населенню, ведеться на основі натуральних вимірів в грошовому вираженні за касовими контрольним стрічок (на підставі Положення по застосуванню контрольно - касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням), а також за вимогами - накладними лікувально - профілактичних установ, за виписаними покупцям рахунках, по рахунках дрібнороздрібної мережі при безготівковому розрахунку В».
Якщо лікарські засоби реалізуються оптом, то аптечного закладу необхідно вести журнал обліку оптового відпуску і розрахунків з покупцями за формою № А-2.19.
Вимога-накладна (форма № А-2.20) виписується аптекою в разі продажу лікарських засобів лікувально-профілактичним закладам, іншим аптечним організаціям, а також відділам аптеки (при внутріаптечної передачі).
Відповідно до Методичних рекомендаціями № 98/124:
В«Вимога - накладна нумерується порядковим номером з початку року і виписується в трьох примірниках лікувально - профілактичними закладами та іншими покупцями з заповненням відповідних граф.
Відділи аптечній організації, прикріплена дрібно-роздрібна мережа виписують вимоги - накладні в трьох примірниках.
При видачі товарів першої примірник передається разом з товарним звітом у бухгалтерію аптечної організації, другий разом з рахунком покупцю для оплати або пред'явлення в банк, третій одержувачу.
На отруйні, наркотичні і інші лікарські засоби, внесені в списки постійного Комітету з контролю наркотиків, а також спирт етиловий, вимога - накладна виписується на один примірник більше, який і зберігається у матеріально відповідальної особи, який відпустив лікарський засіб В».
При відпуску лікарських засобів разовим покупцям і юридичним особам виписується рахунок (форма № А-2.21) в чотирьох примірниках, два з яких передаються покупцю для оплати, другий додається до місячного звіту, по третьому оформляється відпуск лікарських засобів.
Якщо аптечний заклад реалізує лікарські засоби оптом за безготівковим розрахунком і за готівковий розрахунок, то складається реєстр виписаних покупцям...
