Історичний факультет
Реферат
Правила проведення сучасної ділової бесіди
Виконала: студентка
Перевірила: Чернікова
Катерина Михайлівна
Білгород 2007р.
Введення
Уміння вести розмову - це талант.
Стендаль
З взаємної бесіди, кажучи словами древнього філософа Геракліта, люди отримують користь, отримують великі знання. Ділова бесіда - одна з форм отримання ділової інформації, активізації інтелектуальних можливостей її учасників.
Ділова бесіда - це осмислене прагнення однієї людини чи групи людей за допомогою слова викликати бажання в однієї людини або групи людей до дії, яке змінить хоча б одну зі сторін якої ситуації або встановить нові стосунки між учасниками бесіди. У сучасному трактуванні ділові бесіди означають усний контакт між партнерами, які мають необхідні повноваження з боку своїх організацій для їх проведення та вирішення конкретних проблем. Ділова бесіда являє собою акт прямої взаємної комунікації в офіційно-діловій сфері, здійснюваний за допомогою слів і невербальних засобів.
Значення ділової бесіди обумовлюється її функціями. Вона є генератором, "рушійною силою" багатьох сторін діяльності підприємств або установ.
Правомірно стверджувати, що майже всі справи, усі правові акції людського суспільства, будь колективний людську працю, починаються, здійснюються і завершуються при допомогою різних за формою, змістом і функціями ділових бесід.
Ділова бесіда - це усний контакт між партнерами, колегами, пов'язаними відносинами справи. В сучасної більш вузької трактуванні під діловою бесідою розуміють мовне спілкування між співрозмовниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій і фірм для встановлення ділових відносин, дозволу ділових пробле
м або вироблення конструктивного підходу до їх вирішення.
Ділова бесіда відрізняється від інших типів бесіди тим, що вона відбувається в діловій ситуації і спрямована на вирішення конкретної проблеми; внаслідок такої бесіди змінюється існуюча ділова ситуація і створюється нова.
Підготовчі заходи
Не існує єдиних безпомилкових правил підготовки до ділової бесіди. Однак буде корисно вказати на наступний варіант схеми такої підготовки: планування; збір матеріалу та його обробка; аналіз зібраного матеріалу та його редагування.
Місце бесіди вибирається з урахуванням його впливу на очікуваний результат. У будь-якому випадку обстановка повинна бути спокійною, відокремленої, виключати несподівана поява сторонніх, шум, дзвінки. Головне, щоб співрозмовник почував себе вільно і розкуто і міг повністю переключитися на ділову розмову. Потім слід вибрати найбільш вдалий момент і тільки потім домовлятися про зустріч.
Коли бесіда вже призначена, складається план її проведення. Спочатку слід визначити цілі, а потім розробити стратегію їх досягнення і тактику бесіди. Підготовка та планування бесіди дозволяє передбачати можливі несподівані моменти, що знижує ефективність зауважень співрозмовника. Крім того, набувається навик швидкої і гнучкої реакції при виникненні непередбачених обставин.
Планування ділової бесіди дозволяє визначити її конкретні завдання вже на початку підготовки до неї, знайти і усунути В«вузькіВ» місця в бесіді, узгодити час її проведення.
Збір матеріалу для бесіди - Дуже трудомісткий процес, але це один з найважливіших етапів підготовки. Це пошук можливих джерел інформації (з особистих контактів, доповідей, наукових джерел, публікацій і так далі). Доцільно відразу ж доповнювати зібрані матеріали власними примітками, подібні записи допоможуть на останніх етапах підготовки до бесіди.
Потім зібрані факти систематизуються, це дозволяє виділити найбільш важливі з них. Систематизація полегшує пошук фактів і допомагає встановити раніше не помічені Залежно. Її слід проводити протягом усього процесу обробки матеріалу.
Аналіз зібраного матеріалу допомагає зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, тобто зробити першу спробу скомбінувати і пов'язати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле. Отриманий матеріал як би розкладається по В«осередкамВ» плану, а самі В«осередкуВ» ув'язуються між собою в більші частини.
Бажано також без скорочень записати особливо вдалися формулювання. Потім слід виділити найбільш важливі моменти шляхом підкреслення або особливими значками.
Корисно перед бесідою спробувати скласти портрет партнера, визначити його сильні та слабкі сторони, тобто встановити його психологічний тип, політичні переконання, громадські позиції, соціальне становище і так далі. Все це допоможе виробити прийнятну тактику, якої слід дотримуватися в процесі бесіди. Знання майбутнього партнера допомагає не тільки отримати уявлення про його особистих якостях, але і зрозуміти його бачення предмета, про який піде мова, інтереси, з ним пов'язані.
Завершується підготовка до бесіді редагуванням тексту, його остаточної шліфуванням і доопрацюванням.
Початок бесіди
Початок бесіди - дуже важливий етап і не слід їм нехтувати.
Завдання цього етапу бесіди:
1. встановлення контакту зі співрозмовником;
2. створення робочої атмосфери;
3. залучення уваги до майбутній розмові.
Будь-яка ділова бесіда починається з вступної частини, на яку відводитися 10-15% часу. Вона необхідна для створення атмосфери взаєморозуміння між співрозмовниками і зняття напруженості. Якщо зустріч відбувається між людьми різних рангів, ініціативу повинен взяти на себе старший.
Співрозмовники зазвичай бувають більш уважні на початку розмови. Саме від перших фраз залежатиме ставлення співрозмовника до вас і до самої бесіди (тобто створення робочої атмосфери). За перших фраз складається враження про людину, а як відомо, ефект В«першого враженняВ» завжди запам'ятовується дуже надовго.
Непогано, якщо ви посміхаєтеся, це породжує атмосферу доброзичливості і сприяє успіху будь-яких переговорів. Це повинна бути щира посмішка, тоді вам буде легше встановити контакт з діловим партнером і залагодити всі непорозуміння, що виникають під час ділової бесіди. Дуже корисно на початку бесіди точно і з правильним наголосом назвати повне ім'я співрозмовника, запам'ятати його і як можна частіше звертатися до співрозмовника по імені.
Правильний початок бесіди передбачає вказівку мети бесіди, назва теми та оголошення послідовності розглянутих питань. Існує безліч прийомів початку бесіди, все це різноманітність можна звести до трьох прийомам.
Прийом В«ЗНЯТТЯ НАПРУЖЕНОСТІ В»сприяє встановленню особистих контактів. Досить сказати кілька компліментів, і відчуженість почне швидко зникати. Жарт, яка викликає усмішки або сміх присутніх, також допомагає розрядити первісну напруженість.
Прийом В«зачіпкиВ» дозволяє стисло викласти ситуацію або проблему, пов'язавши її зі змістом бесіди, і використовувати цю В«зачіпкуВ» як вихідну точку для початку бесіди. У цих цілях також можна з успіхом використовувати якесь невелике подія, порівняння, особисті враження, анекдотичний випадок чи незвичайне питання.
Прийом В«ПРЯМОГО ПІДХОДУВ» означає безпосередній перехід до справи, без будь-якого вступу. Схематично це виглядає наступним чином: ви коротенько повідомляєте причини, по яким була призначена бесіда, швидко переходите від загальних питань до приватних і приступаєте до теми бесіди. Цей метод підходить в основному для короткочасних і не дуже важливих ділових контактів, наприклад, в спілкуванні начальника з підлеглим.
Інформування присутніх
Наступний етап ділової бесіди - інформування присутніх, тобто передача відомостей, з якими ви хочете їх познайомити. Така передача повинна бути точною, ясною, професійно наочної і по можливості наочної. При цьому завжди слід повідомляти джерела інформації і вказувати на їх надійність.
Особлив...
