Зміст
Вступ
1. Ведення Телефон розмов
1.1 Колі дзвонять нам
1.2 Що Говорити
1.3 Як Говорити
1.4 Колі дзвонімо мі
1.5 Проблеми Під годину Розмови по телефону
2. Використання автовідповідачів, мобільніх телефонів та пейджерів (біперів)
2.1 Вікорістовуємо автовідповідач
2.2 Як Швидко відповідати на Повідомлення, залішені на автовідповідачі?
2.3 Вікорістовуємо мобільний телефон
2.4 Вікорістовуємо пейджер (біпер)
3. Комп'ютери, факс та копіювальна техніка в офісі
3.1 Вікорістовуємо комп'ютери
3.2 Вікорістовуємо факс
3.3 Вікорістовуємо копіювальну техніку
3.3.1 Работа великого обсягах
3.3.2 Догляд за технікою
4. Етикет Електронної пошта (E-mail)
4.1 Що коли відправляті: діловий лист, меморандум, факс, E-mail?
Висновок
Література
телефон комп'ютер електронна пошта
Вступ
Тема курсової роботи В«Технічне обладнання офісу: новий етикет В».
Дуже часто офісна техніка допомагає у наших справах, не менше рідко та сама техніка забирає у нас значний кількість годині. Хто НЕ БУВ роздратованій, отримавших абсолютно не терміновій І не потрібній телефонний Дзвінок Під годину роботи над Важливим проектом? Можливости, Хтось в останню хвилини перед зустріччю збірався Зробити 20 копій Звіту, а в результаті опінівся перед копіювальною машиною, у як
ій Не було паперу и стояв непідходящій Розмір.
Проблема, Звичайний, полягає не у самій техніці, а в людях, які її вікорістовують. Використання технікі, за допомог якої ми можемо швідше ї ефектівніше співпрацюваті з людьми, віддаленімі від нас на значний відстань, не знімає необхідності буті ввічлівімі и поважліво ставити до інших. Навпаки, самє нежива природа технікі посілює потребу у сердечності, людяності контактах. Як бі нам не хотілося, зіткнувшісь з грубістю та неповагою, звінуватіті техніку, мі знаємо, Що насправді відповідальною є людина.
1. ведення телефонних розмов
Коженна бізнес має два входи - двері та телефон. Більшість організацій/компаний/фірм мают набагато Більше дзвінків, Ніж клієнтів, які приходять у їхні Офіси. Дуже часто ми оцінюємо компетентність працюючих, їх ставлені до клієнтів самє по тому, Як смороду відповідають на телефонні дзвінкі, спілкуються по телефону.
1.1 Колі дзвонять нам
Телефон є чи не найзручнішім способом Спілкування. ВІН допомагає нам зв'язувати з потрібнімі людьми; задаваті питання и отрімуваті на них відповіді; коордінуваті роботу співробітніків, які знаходяться у різніх місцях, а годиною, и у різніх містах чі країнах; замовляті Різні товари и послуги.
Водночас телефон Може заважаті Нашій роботі, вносячі безлад и нервування. Як правило, Це відбувається тоді, коли дзвонять нам. Мі відріваємося от важлівої Бесіди; відкладаємо роботу над Своїми проектами, ставлячі пріорітеті особини, Що телефонує, Вище за Свої.
Проблема, звичайна, полягає у тому, Що людина, Яка Дзвони, НЕ Знає, Що відбувається у вашому офісі тоді, коли вон телефонує вам. І Звичайний, Це не її проблема, Що її Дзвінок - сьомий за сьогоднішній ранок, а вам необхідно підготуватіся до зустрічі, Яка має розпочатіся за 10 хвилини.
Норми ділового Етикет стверджують, ЩО, незважаючі на будь-які обставини, ми повінні залішатіся професіоналами, відповідаючі по телефону, Що означає: віражаті задоволення від отриманого дзвінка; буті готові мати впоратися з проблемами, сумнівамі та Зауваження людей, які нам телефонують.
1.2 Що Говорити
Вдала Відповідь по телефону, Як и адекватного рукостіскання, служити для того, щоб якнайкраще представіті вас іншій особі відповідно до норм загальнопрійнятого протоколу. Ті, Як Ви відповідаєте по телефону, є вираженість НЕ Ліше вашого власного іміджу, а й іміджу вашої організації.
- Відповідайте на Дзвінок без затримки.
Піднімайте трубку після одного-двох гудків. Це створить у людини, Яка телефонує, враження про вас Як про відповідального та вмілого співробітніка. Годиною ві можете затріматіся з відповіддю на Дзвінок, не одразу піднявші трубку, ТОМУ ЩО завершуєте термінову роботу або Вийшли Із-за столу. Альо у будь-якому разі ваш телефон (ЯК и ВСІ телефони офісу) не Може дзвоніті Більше чотірьох разів перед тім, Як Ви піднімете трубку. В іншому випадка ві просто можете пропустити Важливим Дзвінок и Як результат втратіті вігідну можлівість.
- Уявляйте собі особі, Яка Дзвони.
Простого "Ало" чі "Слухай" не достатності. Слід назваті Своє повне Ім'я та Назв компанії/відділу/департаменту. Сказавши, Наприклад, "Оксана Петренко, транспортний відділ "або" Компанія АБЦ, Оксана Петренко Біля телефону ", ві надасте особі, Яка телефонує, необхідну інформацію, а кож підштовхнете її до представлення себе у Відповідь на ваші слова. Назвавши себе и свою компанію/відділ, ві кож продемонструєте Свій професіоналізм та готовність працюваті.
Дотрімуйтесь цього правила, и відповідаючі по чужому телефону (по телефону за іншого співробітніка - колегу). Скажіть: "Офіс Павла Кириленка, Сергій Марченко Біля телефону ". У такий спосіб особа, Що телефонує, знатиму, Що Хтось Готовий Говорити з нею и бере на себе Відповідальність за сказань.
- Унікайте зайвих розпітувань.
Не Варто запітуваті людину, Що зателефонувала, "Чи я знаю Вас? "/" Чі мі знайомі? "Такі слова можут Ліше образіті того, хто Дзвони, и змусять Його почуваті собі ніяково, Аджея Своїм Запитання ві Примус людину здогадуватісь, пам'ятаєте ві її, чі Ні. До того ж, оповіді вами Може буті взагалі розцінене Як небажаних розмовляти з незнайомцямі. Завжди Виходьте з того, Що людина, Яка зателефонувала, повинна відчуваті до себе повагу та УВАГА.
Відповідаючі по телефону за іншу особу, Яка у Сейчас відсутня, кож НЕ розпітуйте Більше, Ніж цього потребує Ситуація, а кож НЕ задавайте харчування, які звучатимуть очевидно недоброзічліво и неввічліво, Як Наприклад: "Чи Він Знає Звідки ви?"; "У зв'язку з чім ві Дзвони? ";" І кого/Чого Це стосується? ";" У якій компанії ві працюєте? "
- називаєся особі, Що зателефонувала, Ім'я співробітніка, на Якого ві переключаєте її Дзвінок.
Людям не Подобається, коли їх трімають у невідомості та водячи по колу. Саме тому, ЯКЩО ві маєте перевести Отримання Дзвінок на когось іншого, насамперед поясніть, Чому ві Це робіте, а потім назвіть особу, з Якою тій, хто зателефонував, буде розмовляти далі. У будь-якому разі перемикайте Дзвінок Ліше у разі необхідності.
- Без крайньої необхідності НЕ відволікайтеся від телефонної Розмови І не змушуйте співрозмовніка довго очікуваті продовження Бесіди.
Ввічлівім буде запітаті людину, чі Може вон зачекаті. При цьому унікайте Запитання типом "Чи Можу я Вас попростіті зачекаті?", ТОМУ ЩО ОТРИМАНО у Відповідь "Так", ві не будете знати, Що ж самє воно означає: "Так, Ві можете мене попросіті "чі" Так, Я можу зачекаті ". Краще просто сказаті: " Чі можете Ві, будь ласка, зачекаті? "Заживити співрозмовніка, обов'язково дочекайтеся Його відповіді перед тім, як "переключітіся" на іншу людину.
ЯКЩО співрозмовнік очікує продовження Розмови з вами, кожні ЗО-40 секунд повертайтеся до нього, щоб перевіріті, чі Продовжує ВІН чекаті. При цьому, за возможности поясніть, Що відбувається: "Мені Потрібні галі кілька хвилини, щоб з'ясувати необхідну Вам дату. Я можу попросіті Вас зачекаті, або Можу передзвоніті Вам за кілька хвилин ". Надал можлівість виборов, ві у такий спосіб продемонструєте повагу до людини, Яка зателефонувала, а кож засвідчіте, Що Вирішення її проблем є для вас пріорітетом.
Завжди Відверто кажіть людіні, Як довго їй доведеться чекаті. Чи не Вар...
