Зміст
Зміст 5
Розділ I. Ділові та особисті якості секретаря референта. 5
Введення. 5
Глава 1. Що повинен знати і вміти секретар. 7
Глава 2. Посадові обов'язки. 9
Глава 3. Імідж секретаря-референта. 11
Глава 4. Професійні і особисті якості помічника керівника. 13
Висновок. 17
Розділ II. Збереження і пошук файлу в Word'е 19
Введення 19
Глава 1. Збереження файлу. 20
В§ 1.1. Створення нової папки 22
В§ 1.2. Зміна імені та місця зберігання документа 22
В§ 1.3. Інші можливості збереження. 22
В§ 1.4. Резервні копії документа. 23
1.5. Швидке збереження. 23
В§ 1.6. Збереження документа в іншому форматі 25
Глава 2. Пошук файлу. 28
В§ 2.1. Як знайти документ 28
В§ 2.2. Використання кнопки Відбір для пошуку файлів 31
В§ 2.3. Інші опції пошуку 34
Висновок. 37
Список використовуваної літератури. 38
Розділ I. Ділові та особисті якості секретаря референта.
Введення.
Прийнято вважати, і абсолютно обгрунтовано, що кожен людина являє собою унікальну особистість. А що це таке, власне, особистість ? Що ховається за цим поняттям?
Сучасна психологія розуміє під особистістю більш або менш автономну, стійку систему соціально значущих індивідуальних психологічних характеристик людини, що роблять його саме таким, а не іншим визначають його самосвідомість, поведінку, здібності, творчі можливості, ставлення до собі та іншим людям, словом - весь його вигляд, рівень домагань і реальне поведінку. Характеристики ці обумовлені природними особливостями людей, наприклад, віком, підлогою, темпераментом та ін, їх сьогоднішніми потребами, інтересами, ціннісними орієнтаціями і соціальними ролями в суспільстві, але в той же час і минулим життєвим досвідом, набутим через отримані знання, уміння, звички, культуру передують поколінь, сімейні традиції і т.д.
На основі отриманих від природи даних (а в разі необхідності і кілька підкоригувавши їх) можна сформувати себе як особистість, здатну оволодіти бажаною професією, приносити користь суспільству і собі і отримувати задоволення від виконуваної роботи. У повної мірою все сказане відноситься до професії секретаря.
Мова йде про секретаря підприємства, установи, організації будь-якої форми господарювання. Зазначена професія дуже поширена у всьому світі, особливо серед дівчат і молодих жінок, але не мало на секретарської роботі зайнято і чоловіків. За кордоном посаду секретаря фірми для молодого чоловіки вважається престижною і досить високо оплачується. Популярність цієї професії в сучасній Росії підвищується у зв'язку з переходом до ринкової економіці та появою маси нових підприємницьких та інших структур. Але в той же час підвищується і рівень професійних та інших вимог до особистості секретаря.
Секретар - Особа установи. За його роботі і поводженню судять про фірму. Секретар повинен дотримуватися "Ділового фірмового стилю ". Точність, компетентність, коректність, оперативність, лаконізм, ввічливість і доброзичливість - ось основні його принципи і їх треба дотримуватися в роботі.
Глава 1. Що повинен знати і вміти секретар.
Секретар-референт повинен знати:
Правові основи управління:
Адміністративне, трудове і господарське право; законодавчо-нормативні акти, що визначають порядок роботи організації того типу, де він працює;
Основи управління:
Систему органів влади і управління в країні і в своєму регіоні принципи організації державних, громадських, кооперативних і приватних організацій; галузь в якій він працює, її взаємозв'язку функцій, завдання, структуру організації, в якій він працює, її зв'язку по вертикалі і горизонталі; основи менеджменту; основи наукової організації управлінського праці: нормативно-методичні документи по інформаційно-документаційного забезпеченню управлінської діяльності; обчислювальну і організаційну техніку; основи загальної соціальної психології; основи естетики та етики; діловодство: методи створення і оформлення документів, організацію роботи з документами; бездокументних обслуговування; архівна справа.
На основі цих знань секретар повинен вміти:
Забезпечувати ефективну роботу керівника надати допомогу в плануванні робочого дня; організувати робоче місце керівника; вести строковий контроль за дорученнями керівництва; організовувати інформаційне обслуговування керівника (Фірми); документної; бездокументних - Вміти працювати з періодикою (Підготовляти огляди друку), організовувати прийом відвідувачів; встановлювати контакти; організовувати і забезпечити роботу наради; складати і оформляти документи з допомогою ПЕОМ; використовувати ПЕОМ, вміти користуватися базами даних, в т.ч. віддаленими (З використанням ПЕОМ); оперативно розмножувати документи; забезпечувати швидку передачу інформації за допомогою засобів зв'язку (в т.ч.-факс, електронна пошта); вести роботу з документами: прийом, відправка, первинна обробка документів, розподіл, реєстрація, контроль, інформаційно-довідкова робота з документами, поточне зберігання, знищення; вести архів.
Те, що повинен знати і вміти секретар викладається в кваліфікованій характеристиці.
Кваліфікаційна характеристика - це нормативний документ, встановлює, що повинен робити той чи інший працівник на своїй роботі, що він повинен знати і вміти для цього і який повинен бути рівень його підготовки.
Глава 2. Посадові обов'язки.
Виконує технічні функції по забезпеченню і обслуговуванню роботи, керівника підприємства (Або підрозділу). Отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів або виконавців, викликає по його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в його відсутність прийняті повідомлення і доводить до відома керівника їх зміст. Здійснює роботу з підготовки засідань і нарад, проведених керівником - (Збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце і порядку денному засідання, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи. Забезпечує канцелярськими приладдям робоче місце керівника, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють його ефективної роботі. Передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроям, друкує по вказівкою керівника різні матеріали. Веде документаційного роботу, приймає надходить на ім'я керівника кореспонденцію, здійснює її систематизацію відповідно (Прийнятим на підприємстві порядком) та передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи, або для підготовки відповіді, стежить за строками виконання доручень керівника по особистим заявам громадян. Організовує прийом відвідувачів, проявляючи при цьому тактовність і увага до ним, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формує справи відповідно до затвердженої номенклатурою справ, забезпечує їх збереження і встановлені строки здає в архів, оформлення (У тому числі друкування) і розсилка розпорядчих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів і т.п., підготовка за вказівкою керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів; аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по ним; підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, конференціям, семінарам, нарад, з'їздів; контроль за виконанням рішень дирекції; організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; контроль за святковими і ювілейними датами; збір ді...
