Реферат Принципи складання комерційної переписки

2. Опис господарської ситуації і

основні види комерційних листів ........................................ ... 9

.... Список використаних джерел ................................................. ..... 14

Введення

Темою даної роботи є складання комерційної листування. Комерційна переписка є одним з основних засобів обміну інформацією між установами, організаціями, підприємствами і різними фірмами. Тому дуже важливим є вміння правильно писати ділові листи в потрібному стилі і тоні. У зв'язку з цим метою даної роботи приймається навчитися правильному веденню комерційної листування в цілому і написання окремих ділових листів зокрема.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

n вивчення особливостей стилю написання комерційних листів;

n вивчення визначення і області застосування кожного листа;

n опису господарської ситуації;

n складання схеми комерційної листування пов'язаної з описаною господарської ситуацією;

n написання комерційної листування, містить наступні види листів:

1.Пісьмо-прохання,

2.Сопроводітельное

3.Пісьмо-підтвердження,

4.Пісьмо-нагадування,

5.Пісьмо-повідомлення,

6.Гарантійное лист,

7.Пісьмо-запит і відповідь на нього,

8.Заказ і відповідь на нього,

9.Оферта і відповідь на неї.

У даній роботі всі поставлені завдання будуть належним чином виконані. Далі наведені опису і результати практичних дій і теоретичний вишукувань вироблених в процесі роботи.

Глава 1

Особливості написання

ділових листів

1.1 Мова і стиль ділового листа.

Однією з головних особливостей ділового листа є стиль і мову їх написання, які повинні підкорятися певним обмеженням. Загальні вимоги до стилю написання, мови та загальному настрою листи полягають у тому, що всі лист в ідеалі повинно виражати з одного боку привітність, але з іншого і гідність. Листи написані в такому стилі викликають у читає почуття щирості і дружнього розташування написав лист. Однак у випадку зловживання привітністю лист може викликати зворотний ефект і читає втратить інтерес до письма.

Тон листа повинен характеризуватися ввічливістю і точністю - якостями невід'ємними в ділової кореспонденції. Однак загальний настрій може мінятися залежно від його змісту. Листи, що направляються державним діячам та офіційним особам, прохання про прийом на роботу повинні відрізнятися більш офіційним і поважним тоном, ніж звичайні ділові листи. Крім того у зверненні, адресу на конверті, вітанні і заключній фразі (узгоджується з привітанням), повинні бути вжиті певні загальноприйняті офіційні звернення, специфічні для кожної країни і кожного класу офіційних осіб.

Кожен лист переслідує певні цілі і тому повинно бути написано мовою, найбільшою мірою сприяє кращому досягненню її. Листування між людьми, що спілкуються протягом певного часу може мати менш офіційний тон на відміну від листування між кореспондентами, вперше вступають в контакт. Повідомлення у листі повинно бути викладено простим і природним мовою, повністю виключає подвійне тлумачення.

1.2 Основні частини ділового листа.

Основними частинами міжнародного ділового листа є:

1.Шапка на фірмовому бланку установи чи приватної особи

2.Ссилкі і дата

3.Внутренняя адресу

4.Пріветствіе

5.Основние частину листа

6.Заключітельние фрази

7.Подпісь

Шапка на фірмовому бланку віддрукована вгорі аркуша листа. Вона зазвичай містить назву фірми і поштову адресу. Як доповнення може вказуватися номер телефону факс, телекс і телеграфна адреса (вони можуть бути і внизу аркуша). За законодавством деяких країн на бланку потрібно вказати і певну додаткову інформацію (Імена директорів, адреса зареєстрованого офісу, місце реєстрації, ...). Багато шапки мають спеціальне місце залишене для посилань. Також деякі шапки можуть містити емблему фірми або зареєстрований фірмовий знак.

Лінк складається з ініціалів диктує, за якими слідують ініціали друкарки. Для посилань можна використовувати букви і цифри, що позначають сектор, відділ або інший структурний підрозділ пишучого, номер справи і т.п. Дата може писатися різними способами. Звичайно застосовується той спосіб, який прийнятий в тій країні, куди направляється лист. Розрізняють три основні формати:

1.День, місяць, рік - британський стандарт;

2.Месяц, день, рік - американський стандарт;

3.Год, місяць, день - варіант ISO. (буде використовуватися в роботі)

Внутрішній адреса складається з імен адресата і поштової адреси

Кожна фірма має своє певну назву. Приватні фірми можуть бути зареєстровані під ім'ям власника або під загальним ім'ям. Товариства з обмеженою відповідальністю зазвичай містять у своїй назві імена власників та скорочення Ltd. Американські корпорації мають в своїй назві скорочення Corp, Inc або Co. Pte. Ltd - скорочення, використовувані в приватними компаніями з обмеженою відповідальністю у Франції.

Поштова адреса зазвичай складається з номера вулиці і будинки; місцевості; назви округи, провінції; поштового коду. У зарубіжній листуванні необхідно додавати і назву країни в яку адресовано лист (мовою країни відправника). Якщо в одержувача є поштову скриньку, то його номер проставляється замість номера будинку і вулиці. Коли лист надсилається на тимчасову адресу, використовують маркер до запитання. Поштова адреса також може містити інструкції поштою та/або адресату.

Основна частина листа містить повідомлення. Зазвичай воно не перевищує одну сторінку. Якщо розмір повідомлення більше, то воно продовжується на новому аркуші.

Привітання в кожній країні має певну форму і як правило специфічно для кожної країни. Під Франції як правило використовується звернення Мадам і Месьє. Заключна фраза повинна узгоджуватися з привітанням.

Підпис може ставитися тільки тими особами, які це робити уповноважені. Цим повноваженням наділені власник компанії, офіційні особи компанії і службовці, яким це повноваження було передано. Оскільки підписи дуже важко прочитати, то ім'я особи друкується під самою підписом. Назва фірми ставиться під підписом.

1.3 Додаткові частини ділового листи.

Крім основних частин лист може містити і додаткові:

1.Вніманію конкретної особи;

2.Краткая зміст листа;

3.Пріложеніе і копії;

4.Постскріптум;

5.Заглавіе аркуша продовження;

Маркер увазі конкретної особи застосовується коли необхідно доставити лист, адресований організації, конкретній особі або відділу; друкується нижче адреси зі словом "увазі".

Суть листа для зручності читає може викладатися перед початком тексту. Зазвичай поміщається нижче привітання, але може ставитися і вище вітання. Короткий зміст листа друкується заголовними літерами, підкреслюється або береться в квадратні дужки.

Коли лист надсилається з додатками або копіями це має бути відображено в нижньому лівому куті аркуша. Як правило використовується слово "копія (і)" за яким слідує перелік осіб, яким вона (і) призначена (и). Посилання на додатки може вказуватися в лівому полі навпроти того рядка, де згадується додаток, В нижньому лівому кутку бланка листа ставиться слово "додаток (я)" з наступним їх перерахуванням.

Постскриптум , надрукований у нижній частині листа додається для повідомлення чит...