1. Культура промови ділову людину
Мовна культура – це мистецтво мовного спілкування з повним дотриманням певних вимог, і умовностей,предписиваемих сучасними нормами мовного спілкування.
Під мовної культурою мається на увазі мистецтво володіння всім арсеналом мовних коштів, які у процесі спілкування. Мовна культура накладає і певні обмеження на наші мовні можливості, зобов'язуючи у умовах точно дотримуватися.
Успіх ділових контактів, ділових переговорів великою мірою залежить від цього, наскільки ви володієте своєю мовою, вмієте розмовляти, підпорядковуючи своє мовлення поставленому завданню. А полягає у тому, щоб, по-перше, донести її до своїх партнерів із допомогою коштів мовного спілкування ваші ділові пропозиції, зацікавлювати своїх співрозмовників, переконати у тому реальності, по-друге, правильно сприйняти ставлення ваших партнерів до висловленим пропозицій і він, внаслідок взаємних домовленостей виробити спільні рішення.
Щоб ділова мова виконувала це завдання, вона повинна переважно відповідати наступним основним вимогам:
1) Ділова мова мусить бути наскільки можна максимально короткої, ясною та точної. Необхідно уникати невиправданого багатослівності, пустослів'я, безцільної балаканини. Кожен бiзнесмен повинен оволодівати мистецтвом говорити виключно за справі, тобто коротко, саме і ясно.
2) Ділова мова повинна уникати низького стилю. Кожен бiзнесмен повинен ставитися до своєї справи шанобливо й прогнозувати шанобливе ставлення до нього з боку іншим людям. Щоб мова була низькою, вони повинні бути затасканої, що з примітивних, які набили оскому слівець, словесних зворотів і висловів, узятих напрокат з побутового лексики. І вже цілком неприйнятно користуватися у діловій мови і загалом у стосунках між діловими партнерами так званої ненормативної лексикою, лайливими і нецензурними словами.Неопрятная, брудна мова людини виробляє таку ж відразливе враження, як та її нечепурна, брудна одяг. Діловий людина має дотримуватися мовну гігієну – недопущення в господарський оборот брудних і низьких слів, образливих для слуху оборотів. Ділова мова повинна відрізнятися коректністю, акуратністю, певної стриманістю. Діловий людина завжди повинен знати, про що варто сказати докладно, про що лише згадати, чого не стосуватися взагалі.
3) Ділова мова мусить бути виразної. Це означає, що вони повинні бути сухий, млявою, безбарвної. Суха, невиразна мова малоприваблива, вона мало кого зацікавить і потягне. А, щоб мова не здавалася тьмяною, нудотного, вона повинна переважно відрізнятися фразеологічним, морфологічним, лексичним, синтаксичним і інтонаційним розмаїттям. Саме розмаїтість мовних коштів робить нашу мова багатою і яскравою. Але це отже, що повинна бути складною і вигадливою – така мова видасться заумної. Ясність, привабливість і переконливість нашої промови досягається лише простою й зрозумілою мовою. Хороша ділова мова повинна відрізнятися жвавістю, експресивністю. Їй мусить бути властива краса і шляхетність, вона повинна переважно відбивати моральні підвалини, загальноосвітній, інтелектуальний і культурне рівень його носія.
4) Діловий людина завжди повинен знати, коли, кого і що можна слід зазначити. Одне і те повідомлення можна сформулювати по-різному.Близкому приятелю ще можна сказати, наприклад, у середовищі: «Чорт забирай! Втомився як собака!». Але лікаря про стан скажуть: «Я спостерігається підвищена стомлюваність». Характер нашої промови неодмінно має узгоджувати власні дії з ситуаційною роллю повідомлення й соціальним статусом вашого співрозмовника.Жаргонние слівця, жаргонна фразеологія припустимі тільки між членами однієї соціальної групи. Напевно тільки між студентами одного курсу можна застосувати така фразеологія під час обміну новинами: «Вчора залік звалив!». Тільки серед школярів доречно вітання внебрежно-пренебрежительно-ласковом тоні: «>Приветик!», «>Салютик!». Діловий мову ні допускати крайнощів, починаючи з жаргонного лексикону і закінчуючи наукової термінологією, крім випадків, коли предмет обговорення пов'язані зузкопрофильной областю і не потребує спеціальної термінології.
5) Ділова мова повинна відрізнятися вражаючою силою і переконливістю. Це означає, що вона повинна переважно приковувати увагу співрозмовника, викликати підвищений інтерес, запам'ятовуватися, змушувати замислитися, вона повинна переважно переконувати своїми судженнями і доказами. Переконливість – головний синтетичний критерій ділового мовлення. Підприємець, вміє переконувати тих, з ким вона входить у ділове взаємодія, завжди буде зацікавлений у виграші до того, хто таким якістю не має. А, щоб мати здатністю викликати своєю мовою моє найбільше враження, вміти переконувати слухача, домогтися прийняття вашої погляду, згоди із Вами, треба всіляко розвивати свою мовну культуру.
Отже, сукупними показниками якості ділового мовлення є: стислість, ясність, точність, чистота, правильність, оригінальність, зрозумілість, промовистість, вражаюча сила і переконливість.
2. Поняття «інформація» і «документ».Разновидности документів
Рішення кожній із завдань з кожної стадії ділового взаємодії, однак, пов'язаний із збиранням, переробкою, зберіганням, передаванням і використанням інформації. У принципі так ділове спілкування не що інше, як взаємообмін інформацією. Саме передача інформації, обміну інформацією є основою спілкування людей який би формі воно ні здійснювалося – усній, письмовій, сигнальною чи знаковою. І на усній, й у письмовій формах ми передаємо одна одній той чи інший інформацію, ту чи іншу повідомлення.
Принципова відмінність між формами спілкування у тому, що з неформальному, усному спілкуванні обміну інформацією відбувається у одному пункті, лише у точці простору й у реальному режимі часу. І тут говоримо про безпосередньої передачі інформації («із різних вуст у вуста»). При формалізованому спілкуванні з допомогою документа ми маємо справу з закріпленої на матеріальному носії значеннєвий інформацією, переданої у просторі і часу. І тут йдеться про опосередкованої передачею інформації через документ.
Кожна форму спілкування має плюси та "мінуси. При неформальних комунікаціях ми й чуємо співрозмовника, бачимо вираз обличчя, міміку і жести, чуємо його словесну мова, несе різну інтонацію. Ми ніби відразу отримуємо інформацію з кільком каналам, що дозволяє становити понад цілковите і більш наочне уявлення про котра говорить людині та її ставлення до предмета спілкування. Безпосереднє спілкування дозволяє легше й швидше виявити можливості спільної прикладної діяльності, обмінятися діловими міркуваннями і пропозиціями щодо про шляхи співробітництва, «намацати» область спільних інтересів.
Інформація, утворена у суспільстві, – це особливий вид інформації, яка має семантичним, смисловим якістю. Таку інформацію називають соціальної (з її генетичному ознакою), семантичної, значеннєвий чи інтелектуальної (з її основним властивостями). Усі сфери людської роботи і всі види керування цією діяльністю реалізуються у різних видах соціальної інформації.
Тоді як мову є способом спілкування, інформація є змістовний бік спілкування, й у її особлива цінність в значення.
Фіксація, закріплення інформації на матеріальному носії, простіше її документування, забезпечує її збереження, дає можливість багаторазового до неї звернення для перевірки чи підтвердження раніше укладених угод і умов його реалізації; ще, формалізований носій інформації, будучи уніфікованим за формою і уявленню інформації, створює передумови до створення локальних і централізованих інтегральних інформаційних систем.
Відповідно до «Оксфордським словником» «документ – це текст чи зображення, має інформаційне значення», а перекладі з латини «документ» – цей доказ. Кожен документ повинен оцінюватися, передусім, за інформацією, що він містить.
У управлінської діяльності використовуються найрізноманітніші документи: рукописні, машинописні, складені ПЕОМ, отримані з телефаксу тощо. Створити документ можна з допомогою: листи, графіки, малюнка, фотографії,звуко- та відеозаписи.
Діяльність будь-якого підприємства супроводжується упорядкуванням різних видів документів. Та попри все різноманітті документів можна виділити такі 5 груп документів:
1) група – організаційні документи – це статут, установчого договору, структура і штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку.
2) група – розпорядницькі документи – це накази по основний діяльності, розпорядження, рішення.
3) група – документи з особового складу – накази з особового складу, трудові контракти (договори), особисті справи, особисті картки формаТ-2, лицьові рахунку за заробітної плати, трудові книжки.
4) група – фінансово-бухгалтерські документи – головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і збитків, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошторису, рахунки, касові тогочасні книги й ін.
5) група – інформаційно-довідкові документи – листи, факси, довідки, телеграми, доповідні і пояснювальні записки, протоколи та інших.
До окремої групу документів необхідно виділяти – нормативні документи вищих органів. Це документи, які від державних підприємств і муніципальних громадських організацій і регламентують різні запитання щодо діяльності підприємства – це податки, охорона довкілля.
Деякі документи придатні лише для оперативної роботи з ними протягом досить обмеженого часу. Інші, відбивають науково-технічні досягнення, роботу системи управління, громадське життя, мають важливе науково-технічний, історичне, економічне значення. Документи, містять інформацію громадян, співробітників, випускників навчальних установ і таке інше, мають соціальні значення і дружина мають зберігатися протягом усього життя, але де вони втрачають свою цінність зрештою, оскільки мають особистісний характері і представляють цінність тільки конкретної людини.
3. Особливості ділової листування
Ділова листування займає значне місце у документальному масиві установ. Будучи з'єднувальною ланкою з зовнішніми організаціями, вона одне із необхідних елементів ведення будь-який підприємницької діяльності. Листування припадає близько 80% яка входить і що виходить документації.
Види ділової листування та його назви (лист, телеграма, телекс, факс, телефонограма) визначаються способами передачі ділової інформації, які поділяються на дві основні виду: поштова зв'язок і електронна зв'язок.
>Переписку відрізняє широке видове розмаїтість: від мають нормативний характер листів і телеграм державні органи до звернень громадян, і типових заявок. До листування може бути запити, повідомлення, угоди, претензії, угоди, нагадування, вимоги, роз'яснення, підтвердження, прохання, рекомендації, гарантії, і т.д.
При віданні листування мають дотримуватися такі вимоги:
– листи оформляються на спеціальних бланках – бланках для листів і підписуються керівником організації, або його заступники у межах наданої їм компетенції;
– листи повинні складатися грамотно, акуратно, без грубих виправлень, виправлень;
– незалежно від змісту лист має викладатися спокійним, витриманим, офіційно-діловим мовою, мати достатньої аргументацією, точністю, повнотою і ясністю характеристик, стислістю і послідовністю викладу;
– утримувати об'єктивні відомостей произлагаемих подіях і фактах, у необхідних випадках мати що роз'ясняють і що доповнюють матеріали.
Інформаційний обмін з допомогою листування варто використовувати в тому, разі, коли утруднений чи неможливий інший спосіб обміну (телефонні переговори, особиста зустріч та інших.).
Діловий лист як документ інформаційно-довідкового характеру за відповідного оформленні набуває юридичної чинності з оформлення реквізитів та підписання документа посадовою особою.
До реквізитам ділового листи ставляться: Державний герб Російської Федерації; герб суб'єкта Російської Федерації; емблема організації, або товарний знак (знак обслуговування); найменування організації; довідкові дані про організацію; дата документа; реєстраційний номер документа; посилання реєстраційний номер і дату документа; адресат; заголовок до тексту; текст документа; позначка про наявність докладання; підпис; відбиток друку; позначка про виконавця; позначка про виконання документи й напрямі його до справи.
Листи оформляють у двох примірниках – перший готують на бланку (чистий аркуш папери) і надсилають адресата, а другий – направляють у справа.
Ділова листування представлена листами різного призначення. Через своє розмаїття цей вид документів найбільш вільний і найменш стандартизовано не більше наступних єдиних вимог, тобто, в листах повинна бути – ясність, простота викладу, повнота інформації, шанобливий тон викладів (вимоги ділового етикету), грамотність.
>Официально-деловая листування за тематичним ознакою ділиться на ділову (ділове лист) і комерційну (комерційне лист). Листування, з допомогою якої оформляють економічні, правові, комерційні фірми та інших форм діяльності, називають ділової кореспонденцією. Листи,составляемие під час укладання і виконання комерційних угод, з питань збуту і забезпечення, мають правову силу, ставляться до комерційної кореспонденції (наприклад,письмо-запрос,письмо-напоминание (оферта),письмо-претензия і ними). По функціональному ознакою листи можна розділити на потребують і потребують відповіді.
Службове (ділове) лист – узагальнену назву різних за змісту документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту – пересилкою поштою.
Лист складається на спеціальному бланку формату А4 чиА5 залежно від розміру тексту листи. Обов'язковими реквізитами листи є: найменування організації – автора, поштові реквізити організації – автора, дата, номер документа, посилання дату і номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, підпис, позначка про виконавця, в супровідних листах – позначка про наявність додатків.
Текст листи має бути логічним, послідовним, переконливим і коректним формою. Факти і повинні викладатися об'єктивно, лаконічно, ясно. Текст листи ні допускати різного тлумачення.
Використання типових текстів ітекстов-трафаретов допомагає спростити ділову листування.
Телеграма – узагальнену назву різних за змісту документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту – по телеграфної мережі загального користування. Телеграми найчастіше відправляють поштою, у своїй необхідно заповнити готовий бланк з такими реквізитами: адресат, текст, підпис і записуйте адресу відправника.
>Телекс – узагальнену назву різних за змісту документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі – по абонентськоїтелексной мережі. Інакше висловлюючись, телекс – це телеграма, послана по телетайпу (>телепринту) – апарату, застосовуваному для безпосередньої телеграфної зв'язку.Телексная зв'язок є абонентської, у ній відсутні категорії й ті види телексів, як і телеграмах (тобто терміновий, простий).
>Телекси від телеграм використанням пунктуації – точок (.) і ком (,) – і різних шрифтів.
Обов'язковими реквізитами телекса є: адресат, підпис, номер, найменування і адреси відправника. Вимоги до оформлення телекса аналогічні вимогам до оформлення і написання телеграм. Відрізняється телекс від телеграми змістом службового заголовка, де вказують інформація про адресаті і відправника, і навіть час передачі повідомлення.
>Факс чи телефакс (факсограма) – отримувана на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого каналами факсимільного зв'язку (з допомогою факсимільного апаратури).
Немає будь-яких спеціальних вимог оформлення документів, переданих факсом; вони мають оформлятися відповідно до вимогами, що висуваються до відповідного виду документа: друкуватися чітким, контрастним шрифтом. Не допускається хвилястість чи деформація матеріального носія що відправляється документа. На на лицьовій стороні першотвору повинно бути зморщок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці.
>Телефонограмма – узагальнену назву різних за змісту документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту: передається усно каналами телефонного зв'язку й записується (друкується) одержувачем.
Обов'язковими реквізитами телефонограми є: вихідний реєстраційний номеротправляемой телефонограми; найменування посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, відправило телефонограму; підпис особи, прийняв телефонограму, вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми.
У тексті телефонограми повинно бути понад 50 відсотків слів, у своїй слід уникатитруднопроизносимих слів і складних оборотів. Для записи телефонограми доцільно використовувати спеціальні бланки.
>Телефонограмма складається у одному примірнику і підписується керівником чи відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій та підприємств, яким її направляють, і номери телефонів, якими повинна бути передано.
>Поступившая телефонограма повинен мати самі реквізити, як іотправляемая крім підписи.
Електронний повідомлення – документ, переданий «електронною поштою» у системі зв'язок між ЕОМ, отримуваний як відеограми на екрані монітора (телетекст) або у вигляді паперової копії, видрукуваної на принтері (>машинограмма).
Електронний повідомлення складається з адреси (чи навіть кількох адрес одержувачів); заголовка, що містить службову інформацію, і тексту. Адреса у системі електронної пошти складається з імені електронного поштової скриньки (який зазвичай збігаються з реєстраційним ім'ям користувача) і домену, який описує місце (комп'ютер чи локальну систему), де цей електронний ящик перебуває. Ім'я і домен поділяються знаком «@».Домен, своєю чергою, складається з кількохподдоменов, розділених точками. Останнійподдомен – це код країни з цих двох літер (у мережіRed-Com це звичайно «>ru» (Росія), передостанній позначає місто –msk (Москва) чи організацію усередині країни та т.д.
Електронна пошта використовують як передачі повідомлень всередині закладу, і між різними організаціями, мають відповідні апаратні і програмні засоби. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через поштові ящики.
Список літератури
1)Плещенко Т.П., Федотова Н.В.,ЧечетР.Г. Стилістика і "культуру промови, Москва:ТетраСистемс, 2001 р.
2) ВведенськаЛ.А., ПавловаЛ.Г.,КашаеваЕ.Ю. Російську мову й культура промови, Москва: Фенікс, 2002 р.
3)ГраудинаЛ.К., Ширяєв О.Н. Культура російської мови, Москва: Норма, 2005 р.
4) Культура російської мови. Підручник для вузів/ під ред. проф.Л.К.Граудиной і проф. О.Н. Ширяєва. – Москва: Видавнича групаНОРМА–ИНФРА М, 1999 р.
5) Документи і діловодство. Довідкове посібник /Сост.М.Т. Лихачов, Москва, 1991 р.
6) Кондратьєва С.І., Маслова О.Л. Ділова листування. – Москва: Маркетинг, 2001 р.
7) Лагутіна Т. М.,Щуко Л. П. Діловий лист. – СПб.: Видавничий будинок Герда, 2003 р.
8) Словник ділову людину (для вузів) / під ред. В.Ф.Калипова. – Москва: Інтерфакс, 1994 р.
9) Культура усній і письмовій промови ділову людину. Довідник.Практикум, 4-те вид. – Москва:Флинта: Наука, 2000 р.
