МЕТОДИЧНІРЕКОМЕНДАЦІЇ ПО РОБОТІ БЕК-ОФІСУ
Як відомо, брокерсько-ділерська компанія (інвестиційний інститут)організаційно підрозділяється на три напрямки:
- Торговіпідрозділи ("Фронт-офіс"),
- Бек-офіс,
- Бухгалтерія.
Місцебек-офісу в брокерських і дилерських компаніях визначається його основнимфункціональним призначенням, яке включає в себе:
оформлення договорів і виконання зобов'язань за угодою,
внутрішній облік операцій з цінними паперами, цінних паперів та грошовихкоштів (власних і клієнтських),
формування достовірної звітності про стан власного портфелякомпанії і грошових коштів, виділених на його формування, а також звітностіпро стан грошових коштів і портфелів клієнтів, тобто формуваннязвітності, необхідної для прийняття правильного управлінського рішення,
надання клієнтам компанії періодичної звітності про проведеніза його рахунок операціях і про залишки належать клієнту коштів тацінних паперів.
Як видно з перерахованих вище функцій, бек-офіс належить до основному,а не до допоміжному В«виробництвуВ», тобто він є не обслуговуючимпідрозділом, а підрозділом, що забезпечує основну діяльністькомпанії.
Тому, ми вважаємо невірним положення про те, що бек-офіс не В«даєВ»прибутку, оскільки розмір прибутку залежить не тільки від вартості проданогоВ«ТоваруВ», але і від швидкості його обігу, що забезпечує бек-офіс. До того жкомпанія в особі як торгового відділу, так і бек-офісу продає клієнтуВ«ЯкіснеВ» виконання його доручень і, таким чином, забезпечує компаніїхорошу репутацію.
Бек-офіс,виконуючи вищевказані функції, заносить інформацію в систему взаємопов'язанихрегістрів внутрішнього обліку, що забезпечують здійснення оперативного облікуоперацій з цінними паперами. Облік операцій в бек-офісі відбиває етапипроходження угод та стану цінних паперів. Він заснований на більш широкій,ніж в бухгалтерії, інформаційної базі, тому система книжок та журналівобліку бек-офісу існує незалежно від бухгалтерії.
Структура бек-офісу визначається розмірами компанії, змістом іоб'ємом операцій. Невеликі компанії можуть мати бек-офіс, не повністюформально відокремлений від бухгалтерії. Досить великі компанії маютьвідокремлений бек-офіс з поділом на функціональні групи, відповідальні запевні напрями роботи, пов'язані з виконанням документів та їхобліком, оскільки кожен етап проходження угоди пов'язаний з формуванням,отриманням і відправкою певних документів.
Процес виконання і обліку операцій з цінними паперами в загальному виглядівключає в себе:
1. Документарнеоформлення угоди.
2. Безпосереднєвиконання зобов'язань за угодою, а саме:
перереєстрація(Поставка) цінних паперів,
організаціясвоєчасної оплати за договором.
3. Контрольза виконанням угоди.
4. Внутрішнійоблік операцій та етапів їх проходження.
5. Передачапервинних документів у відповідні підрозділи.
6. Оперативнапередача достовірних зведених даних у відповідні підрозділи дляприйняття оперативних управлінських рішень.
7. Формуваннявідповідної регулярної звітності клієнтам і контролюючим органам.
Заналізу технологічного процесу видно, що він безпосередньо пов'язаний зтехнологією проходження документів, тобто з документообігом. ГОСТ визначаєдокументообіг як В«рух документів в організації з моменту їх створенняабо отримання до завершення виконання або відправлення В». Управліннядокументообігом в процесі виконання зобов'язань за угодою якраз іє однією з основних завдань, що стоять перед бек-офісом.
Процес проходження документів по угоді досить жорсткорегламентований і гранично короткий. Тому саме від якості організаціїдокументообігу залежить не тільки робота самого бек-офісу, але й усієї компаніїв цілому, тому що саме документообіг по угоді є складовою частиноюосновної діяльності брокерських і дилерських компаній.
Для того, щоб розробити конкретну організаційну структурубек-офісу компанії та оптимальний процес документообігу, необхідновизначити і проаналізувати проведені операції, розбити їх на етапи,визначити документи, з якими пов'язаний той чи інший етап виконання угоди, апотім В«побудувати конвеєрВ» по проходженню документів, більшість з якихє підставою для записів у регістрах внутрішнього обліку.
Для прикладу розглянемо операції з купівлі-продажу акцій (бездокументарнихкорпоративних цінних паперів приватизованих підприємств).
Етапи, а також перелік і види документів, пов'язаних з тим чи іншиметапом, залежать від характеру контрагента (фізична, юридична особа,підприємець, резидент або нерезидент), від умов виконання зобов'язаньпо угоді (наприклад, хто перереєструє цінні папери) і від місця укладанняугоди (визначать порядок та процедуру підписання і виконання договору), відмісця обліку прав за цінними паперами (реєстратор, депозитарій, номінальнийутримувач), а так само від наявності рахунку в системі обліку прав за цінними паперами таін
Для початку розглянемо операцію з купівлі цінних паперів у юридичної особи- Резидента, укладену в РТС (Російської Торговельній Системі), в результатіякою цінні папери будуть переведені на раніше відкритий особовий рахунок в системіобліку реєстратора. В даному випадку у нас виникає зобов'язання по оплаті, уконтрагента - по поставці цінних паперів. При цьому В«готуєВ» договір,реєструє угоду й проводить перереєстрацію прав за цінними паперамиконтрагент.
Виконання нами зобов'язань по даній угоді ( покупка -перереєструє контрагент ) можна розбити на наступні основні етапи:
1. Висновокугоди торговим відділом.
2. Відправкапідтвердження угоди.
3. Підписаннядоговору і передавального розпорядження.
4. Передачанеобхідних для перереєстрації документів.
5. Отриманнявід контрагента копії документа про перереєстрацію.
6. Підготовкаслужбової записки в бухгалтерію про оплату ЦБ.
7. Передачаконтрагенту факсимільного зв'язком копії документа про оплату.
8. Отриманнявід контрагента оригіналу документа про перереєстрацію.
ВЗалежно від порядку виконання зобов'язань (предпоставка або передоплата)зміниться порядок проходження етапів.
Розглянемояк будуть виглядати етапи виконання угоди по покупці у випадку, якщоперереєстрацію прав по ЦП бере на себе покупець ( покупка -перереєстрували ми ):
1. Висновокугоди торговим відділом.
2. Відправкапідтвердження угоди.
3. Підписаннядоговору і передавального розпорядження.
4. Отриманнявід контрагента необхідних для перереєстрації документів.
5. Передачареєстратору необхідних для перереєстрації документів.
6. Отриманнявід реєстратора рахунки на оплату послуг.
7. Підготовкаслужбової записки в бухгалтерію про оплату рахунка.
8. Оплатарахунки на перереєстрацію
9. Передачареєстратору платіжного доручення про оплату послуг.
10. Отримання від реєстратора документа проперереєстрації ЦП.
11. Передача контрагенту копії документа проперереєстрації.
12. Підготовка службової записки в бухгалтерію прооплаті ЦБ.
13. Передача контрагенту факсимільного зв'язком копіїдокумента про оплату.
Аналогічнорозглянемо етапи виконання угод з продажу цінних паперів.
Продаж- Перереєстрували ми:
1. Висновокугоди торговим відділом.
2. Отриманняпідтвердження угоди.
3. Оформленнядоговору і передавального розпорядження.
4. Підписаннядоговору і передавального розпорядження.
5. Отриманнянеобхідних для перереєстрації документів.
6. Реєстраціяугоди в інвестиційному інституті.
7. Передачареєстратору необхідних для перереєстрації документів.
8. Отриманнявід реєстратора рахунки на оплату послуг.
9. Підготовкаслужбової записки в бухгалтерію про оплату рахунка.
10. Оплата рахунку на перереєстрацію.
1...
