МІНІСТЕРСТВООСВІТИ І НАУКИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
ДЕРЖАВНЕОсвітніх установ
ВИЩОЇПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ
НИЖЕГОРОДСЬКИЙДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМ. Р.Є. АЛЕКСЄЄВА
Факультет комунікативнихтехнологій
Кафедра історії та документознавства
ЗВІТ
про практику поорганізації і технології документаційного забезпечення управління
Нижній Новгород2011
Зміст
документообіг ділової експертиза архів
ВСТУП
1.ІСТОРІЯ, СУЧАСНІ ЗАВДАННЯ, ФУНКЦІЇ І СТРУКТУРА ОРГАНІЗАЦІЇ
2.ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ
3.ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
3.1Організація документообігу
3.2Побудова інформаційно-пошукової системи
3.3Класифікаціяі систематизація документів. Формування справ
3.4 Експертиза цінності документів. Підготовкасправ до здачі в архів
4.ОПТИМІЗАЦІЯ ДОУ
ВИСНОВОК
СПИСОКДЖЕРЕЛ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Тема "Методологіядокументаційного забезпечення управління "актуальна і становить інтерес,як для фахівців документаційного забезпечення управління, так і длякерівників організацій, підприємств, установ. Одним з важливих завданьдіяльності підприємства і є організація та ведення документів стосуютьсясвоєї діяльності.
Практична значимістьданої курсової роботи полягає в наступних аспектах:
1)вчитьавтора даної роботи професійним навичкам, що допоможе в оволодінні майбутньоюспеціальністю; сприяє розвитку логічного мислення і вдосконаленнюнавичок аналізу і синтезу інформації, розвиває комунікативні навички приспілкуванні з людьми;
2)розвинеі вдосконалить роботу з документами практикуючих фахівців службидокументаційного забезпечення управління Семенівського районної експлуатаційноїгазової служби у власній щоденній діяльності з документаційногозабезпеченню управління.
Завдання даної роботививчити документування діяльності організації, організації роботи здокументами (документообіг, побудова інформаційно-пошукової системи,класифікація та систематизація документів, формування справ, експертизацінності документів, підготовка справ до здачі в архів), оптимізація діяльностіорганізації.
Мета практики поорганізації і технології ДОП-закріплення і поглиблення отриманих теоретичнихзнань та набуття практичних навичок роботи за обраною спеціальністю.
У даній роботі буливикористані такі нормативно-правові джерела як Трудовий кодекс РосійськоїФедерації: офіційний текст (станом на 1 вересня 2010 р), Федеральнийзакон Російської Федерації "Про інформацію, інформаційні технології ізахист інформації "від 27 липня 2006 р. № 149 - ФЗ.) та інші федеральнізакони, на які спирався студент при проходженні практики та подальшогостворенню звіту по практиці.
Також були використанілітература, безпосередньо відноситься до даної теми, такі як навчальнийпосібник Бикова, Т.А. Документаційне забезпечення управління недержавнихорганізацій; Кузнєцова, Т.В.Документаційне забезпечення управління; Рогожин, М.Ю.Документаційне забезпечення управління та інші.
1. ІСТОРІЯ, СУЧАСНІЗАВДАННЯ, ФУНКЦІЇ І СТРУКТУРА ОРГАНІЗАЦІЇ
У 2002 роціНижегородська область відзначила ювілей. 45 років тому в Нижній Новгород прийшовгаз. Тоді ж був утворений трест "Міськгаз", пізніше перейменування вТПП "Ніжегородскоблгаз", який в 1994 році був перетворений у ВАТ"Ніжегородоблгаз".
В даний час ВАТ"Ніжегородоблгаз" виконує функції експлуатаційної організації.
У зв'язку з соліднимвіком газових комунікацій велика увага приділяється їх профілактиці таперекладка.
Підрозділ ВАТ"Ніжегородоблгаз" - аварійно-диспетчерська служба "04" -здійснює цілодобове оперативне обслуговування газових мереж та газовогообладнання. Велика увага приділяється роботі з персоналом. У ВАТ"Ніжегородоблгаз" працює навчальний центр для молодих фахівців іпідвищення кваліфікації.
Для зручностіпотребтелей в ВАТ "Ніжегородоблгаз" організована група єдиногозамовника, яка виконує всі роботи з підготовки проектно-кошторисноїдокументації та погодження "під ключ".
З входженням до складугазового холдингу підприємство відроджує колишню силу. Два роки поспіль ВАТ"Ніжегородоблгаз" нагороджувалося дипломом ВАТ"Росгазифікації" II і III ступеня як краще підприємство газовогогосподарства Росії.
Підприємство такожвідзначено Свідченням сумлінного платника податків Міністерства зподатків та зборів РФ, а також штандарти губернатора. До складу підприємствавходить п'ять філій по всій Нижегородської області, в тому числі філія № 4г.Бор. У цей філіал входять Семенівська районна експлуатаційна газоваслужба, а також Краснобаковская, Воскресенська, Городецька служба.
Графічна схемаділоводної служби Семенівської районної газової дільниці
Начальникслужби
Секретарслужби
Чисельний складділоводної служби складає одна людина, так як штатрозглянутої організація складає сорок п'ять чоловік, що дозволяє секретарюсправлятися зі своїми обов'язками і контролювати весь діловоднийпроцес згідно своєї посадової інструкції.
Робоче місце секретаряобладнане сучасною офісною технікою: персональним комп'ютером, телефоном,факсом, принтером зі сканером і ксероксом. Простір достатньо ергономічно,вся техніка знаходиться під рукою. У секретаря є електронна пошта, текстовийредактор Word, також працівниквикористовує електронну систему документообігу під назвою "ДЕЛО".Дана система дозволяє контролювати процес документообігу не тільки вслужбі, але й у всій організації ВАТ "Ніжегородоблгаз". Документинадсилаються "Зверху" для їх подальшого виконання, а вже в даномуструктурному підрозділі ставиться відмітка про їх виконання.
Всі документи,надійшли до секретаря реєструються в журналі реєстрації, на самомудокументі ставиться номер та дата вхідного, вихідного документа. Далідокумент відправляється або на розгляд керівнику (якщо він відноситься довхідної документації), або підшивається в папку і зберігається в організації.
Нормативно-методичнезабезпечення діловодства
Нормативно-методичнерегулювання діловодства (або документаційного забезпечення управління)дозволяє грамотно організувати не тільки діяльність служби ДОП, але і всюсистему діловодства в цілому.
Дане регулюванняздійснюється за допомогою нормативно-методичної бази діловодства, беззнання якої неможливо:
1. правильно створити таоформити документи, надавши їм юридичну силу;
2. організуватидокументообіг;
3. забезпечити зберіганняі використання документів в поточній діяльності.
Нормативно-методичнабаза діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів іметодичних документів, що регламентують технологію створення документів, їхобробки, зберігання та використання в поточній діяльності установи, а такождіяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічнезабезпечення та деякі інші аспекти.
Нормативну базуділоводства складають:
1. законодавчі актиРосійської Федерації в сфері документації та інформації;
2. укази і розпорядженняПрезидента Російської Федерації, постанови Уряду РосійськоїФедерації в сфері діловодства;
3. нормативні правовіакти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб,агентств та ін), які регламентують питання документаційного забезпечення;
4. технічнірегламенти та національні стандарти в області документаційного забезпеченняуправління;
5. уніфікованісистеми документації;
7. нормативні правовіакти, які видаються керівництвом установ, організацій і підприємств.
У нормативну базуділоводства входять також законодавчі акти суб'єктів РосійськоїФедерації і правові акти, прийняті органами виконавчої влади суб'єктівРосійської Федерації. Ці акти повинні враховуватися при організації...
