ЗМІСТ
ВСТУП
1. Поняття про діловийдокументі
2. Класифікація діловихдокументів
3. Текст ділового документа
4. Реквізити та оформленняділового документа
5. Характеристика окремихвидів ділових документів
5.1 Інформаційний діловийдокумент і документ колегіального органу, їх реквізити
5.2 Розпорядчийдокумент
5.3 Організаційний документ
ВИСНОВОК
ЛІТЕРАТУРА
ВСТУП
Тема реферату В«Діловий документВ» з дисципліни В«ДокументознавствоВ».
Мета роботи - розглянути поняття про діловому документі; вміти виконуватикласифікацію ділових документів; розглянути складання тексту діловогодокумента, його реквізити та оформлення; справити короткі характеристикиокремих видів ділових документів, а саме:
- інформаційного ділового документа та документа колегіальногооргану;
- розпорядчого документа;
- організаційного документа.
1. Поняття про діловому документі
Діловий документ є різновидомнепублікуемого, тобто призначеного для однократного використання. Його мета- Прийняття чи виконання безпосередніх управлінських рішень. Він міститьпервісні вихідні фактичні відомості, показники, параметри і т. п. іє засобом і результатом управлінської діяльності, оскількиуправління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством(Організацією, установою) являє собою з погляду технологіїпроцес отримання, обробки і передачі інформації.
Переважна більшість використовуваної в управлінні інформаціїфіксується. Матеріальним носієм фіксованої інформації є документ.
До ділових документів відносяться:
- інформаційні;
- документиколегіальних органів (службові листи,телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службовізаписки);
- розпорядчі (постанови,рішення, накази, розпорядження);
- організаційні (положення, статути,інструкції);
- документи по особовому складу (заявипро прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, по контрактнійсистемі найму працівників);
- документи з господарсько-договірної діяльності (договір поставки, підряду, про матеріальну відповідальність,господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів постворенню нових форм господарювання, комплект договорів про взаєминипідприємства і банку);
- документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти,претензійні листи, позовні заяви);
- обліково-фінансові (оформленнявідкриття рахунку в банку, заява-зобов'язання, відмови від акцепту, акти,трудові угоди, доручення);
- документи по зовнішньоекономічній діяльності (щодо організації зовнішньоекономічних зв'язків і створенню спільнихпідприємств).
Ділові документи часто називають управлінськими, а їх сукупність- Управлінською документацією (сукупність документів за певнимпредмету). В установах, організаціях і підприємствах утворюються функціональнікомплекси документів (потоки і масиви) або функціональні системидокументації: організаційно-розпорядчої, фінансово-розрахункової, постачальницько-збутовоїі т. п.
Діловий документ відрізняється сукупністю зовнішніх ознак,включають спосіб фіксації інформації, носій, фізико-хімічнестан, форму і розмір документа, елементи його правового,діловодного оформлення і накреслення знаків письма.
Більшість ділових документів оформляються згідно з формуляром-зразком,на базі якого розробляються уніфіковані документи з урахуванням можливостіїх машинної обробки та виготовлення бланків. Існують стандарти на уніфікованісистеми документації.
Найчастіше документи під однією назвою входять в різні системидокументації. Наприклад, заяви на надання відпустки та на відкриттярозрахункового рахунку в банку відносяться до різних систем документації, хочамають одну назву - заява.
Діяльність по створенню документів називається документуванням. Умови,забезпечують рух, пошук і зберігання документів, об'єднуються під загальноюназвою - організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документуванняі організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності,називається діловодством.
2. Класифікація ділових документів
Ділові документи класифікуються за різними ознаками: надходженню,походженням, напрямку, стадіями створення, складності, строками виконання,призначенням, гласності, термінами зберігання, формі і ін
За надходженню ділові документиділяться на офіційні (службові) та особисті.
Офіційний (службовий) документ створюєтьсяорганізацією або посадовою особою й оформлюється в установленому порядку.Посадова особа здійснює функцію представника влади і займаєпосаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих,адміністративно-господарських обов'язків. Такий документ відображає діяльністьустанови, фірми, організації, підприємства (положення, статути, розпорядження,накази).
Серед офіційних документів виділяють особисті, засвідчуютьособистість людини та/або його права, обов'язки, а також службове абосуспільне становище (візитка, посвідчення, студентський квиток, пропуск іін.)
Документ особистого походження створюєтьсяособою поза сферою його службової діяльності або виконання службовихобов'язків (лист, записка).
Запоходженням розрізняють документи внутрішні і зовнішні.Внутрішній документ призначений для функціонування всередині створила йогоорганізації (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ призначений длянапрямки за межі організації, в якій він створений (лист, телеграма,запит).
За напрямком діяльності документиділять на вхідні та вихідні. Вхідний документ надходить в організацію, витікаючий- Направлений з установи (організації, підприємства).
діловий документ
За стадіями створення розрізняютьчорновий, білової документи, оригінал та копію. Чорновий документ - рукописнийабо машиночитаних, він відображає роботу автора над текстом. Бєлової - маєтекст, переписаний або передрукований з чорнового документа без помарок івиправлень. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний йогоекземпляр. Оригінали (оригінали) називають помноженими, коли вони складені вдекількох екземплярах і кожен з них має однакову юридичну силу(Договір, положення, статут).
Копія відтворює інформаціюдокумента і всі його зовнішні ознаки або частину їх, у т. ч. елементи йогоправового, діловодного, художнього оформлення. В юридичномувідношенні оригінал і копія рівноцінні.
Розрізняють декілька видів копій: виписки-копії, які відтворюютьчастина тексту документа; відпустки - повні копії документа. Особливий вид копії - дублікат,що має однакову юридичну силу з оригіналом. Він видається при втратіпершотвору (паспорта, свідоцтва, посвідчення).
За складністю виділяють прості (розглядаютьодне питання) і складні (два або декілька питань) документи.
За терміном виконання документиподіляються на термінові (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження)і нетермінові.
За призначенням розрізняють документи,використовувані як засіб фіксування фактів, подій і явищ (акт, звіт,протокол та ін), а також і спосіб передачі інформації на відстань (лист,телеграма, телефонограма і т. п.).
За гласності розрізняють документи звичайні,секретні, для службового користування. Секретні документи мають особливу відміткуі гриф секретності - В«секретноВ». З ними ведуть роботу особи, які маютьдозвіл і ознайомлені зі спеціальною інструкцією по секретному діловодству.Документи службового користування, містять несекретні відомості, не підлягаютьрозголосу у відкритій пресі, по радіо, телебаченню, використовуються тількипрацівниками даного підприємства (організації, установи). На таких документахставиться гриф В«Для службового користуванняВ».
За строками зберігання виділяють: документи...
