лексна СЕД повинна охоплюваті весь цикл діловодства підпріємства чі організації - від постановки Завдання на Створення документа до Його списання в архів, забезпечуваті централізоване Збереження документів у будь-яких форматах, у тому чіслі, складаний композиційних документів. СЕД повінні поєднуваті розрізнені потоки документів територіально віддаленіх підпріємств у єдину систему. Смороду повінні забезпечуваті Гнучкий Керування документами Як за допомог жорсткого визначення маршрутів руху, так и шляхом Вільної маршрутізації документів. У СЕД повинності буті реалізоване Тверді розмежування доступу Користувачів до різніх документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади и Призначення їм Повноваження. Крім того, СЕД повинна настроюватіся на існуючу організаційно-штатну структуру и систему діловодства підпріємства, а кож інтегруватіся з існуючімі корпоративними системами.
Основними Користувачами СЕД є Великі Державні організації, підпріємства, банки, Великі промислові підпріємства и ВСІ Інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягах створюваніх, оброблюваніх и Збереження документів.
В§ 2 Особливості СЕД
2.1 Особливості Збереження документів
СЕД Працюють, переважно, на базі розподіленіх архітектур и вікорістовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, поиск и Перегляд Електрон документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система Збереження документів (за принципом "шафа/папка"). Коженов документ містіться в папку, ЩО, у свою Черга, знаходится на поліці и т.д. Кількість рівнів вкладень при збереженні документів НЕ обмеження. Тій самий документ Може входити до складу декількох папок и поліція за рахунок застосування механізму посилання (вихідний документ у цьому випадка залішається незміннім и зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані галі більш могутні возможности Збереження за рахунок організації зв'язків Між документами (ці зв'язки можна встановлюваті и редагуваті в графічному віді).
Будь-якому документові в СЕД властівій Певний набор атрібутів (Наприклад, Його назва, автор документа, час Його Створення ї ін.). Набор атрібутів Може змінюватіся від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів ВІН зберігається незміннім). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даніх. Для шкірного типу документів за допомог візуальніх засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вігляді представлені Найменування атрібутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідній шаблон и заповнюється картка (заносяться Значення атрібутів). Після заповненості картка віявляється зв'язаних Із самим документом.
Деякі галузеві аналітікі навіть вважають, Що СЕД ЦІЛКОМ можут стати основою корпоратівної інформаційної системи підпріємства чі організації.
СЕД Працюють, переважно, на базі розподіленіх архітектур и вікорістовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, поиск и Перегляд Електрон документів. У більшості віпадків, серверна частина СЕД Складається з Наступний логічніх компонентів (які можут розташовуватіся Як на одному, так и на декількох серверах):
1. Сховище атрібутів документів (Карток);
2. Сховище документів;
3. Сервісів повнотекстової індексації.
Під Сховище документів звичайна розуміється Сховище вмісту документів. Сховище атрібутів и Сховище документів часто поєднують Під загально назви "архів документів ". Слід зазначіті, Що великими Переваги СЕД є Збереження документів у віхідному форматі ї автоматичності розпізнавання безлічі форматів файлів.
Останнім годиною все Більшу Популярність здобуває Збереження документів разом з атрибутами в базі даніх. Такий підхід має Свої Переваги и недолікі. Переваги є Значне підвіщення безопасности доступу до документів, а Основним недоліком - низько Ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даного підході кож потрібне Використання могутніх серверів з великими обсягах оператівної пам'яті и жорсткіх дисків. Крім того, у випадка збою Бази даних відновіті документи, Що зберігаліся в ній, буде Дуже непросто.
2.2 Особливості маршрутізації документів
Модулі СЕД, Що відповідають за документообіг, прийнято назіваті модулями маршрутізації документів. У загально випадка вікорістовуються Поняття "вільної" і "твердої" маршрутізації документів. При "вільній" маршрутізації будь-який користувач, Що бере участь у документообігу, Може за Своїм Розсудів Изменить існуючій маршрут проходження документів (або задаті новий маршрут). При "твердій" маршрутізації маршрути проходження документів строго регламентовані, и Користувачі НЕ мают права їх змінюваті. Однак при "твердій "Маршрутізації можут оброблятіся логічні Операції, коли маршрут змінюється при віконанні яких-небудь аздалегідь завданні умів (Наприклад, відправленню документа керівніцтву при перевіщенні конкретним Користувачем своїх Посадовим Повноваження).
2.3 розмежування доступу
У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування Повноваження и контролю за доступом до документів. У більшості віпадків з їхньою допомог визначаються наступні види доступу (набор повноважень, Що задаються, поклади від конкретної СЕД):
- повний контроль над документом;
- Право редагуваті, альо НЕ зніщуваті документ;
- Право створюваті Нові версії документа, альо НЕ редагуваті Його;
- Право анотуваті документ, альо НЕ редагуваті Його и НЕ створюваті Нові версії;
- Право читать документ, альо НЕ редагуваті Його;
- Право доступу до картки, альо не до вмісту документа;
- Повна відсутність прав доступу до документа (Під година роботи Із СЕД Кожна дія користувача протоколюється, і, який таким чином, вся історія Його роботи з документами Може буті легко проконтрольована).
2.4 Відстеження версій и підверсій документів
При одночасній роботі Із документом відразу декількох Користувачів (особливо, ЯКЩО Його необхідно погоджуватися в різніх інстанціях) Дуже Зручний функцією СЕД є Використання версій и підверсій документа. Пріпустімо, виконавець створі дерло версію документа и передавши її на Розгляд Наступний корістувачеві. Другий користувач змінів документ и створі на Його Основі Вже нову версію. Потім ВІН передавши свою версію документа в Наступний інстанцію Третьому корістувачеві, Що створі вже третю версію. Через Певний годину, ознайомівшісь Із Зауваження и Виправлення, Перший виконавець документа вірішує допрацюваті віхідну версію и на її Основі створює підверсію Першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можлівість автоматичного відстеження версій и підверсій документів (Користувачі Завжди можут візначіті, Яки самє версия документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього Створення).
2.5 Анотування документів
При організації групової роботи над документами Досить Корисна можлівість їхнього анотування. Тому що в Деяк випадка Користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі Його узгодження, то смороду можут скорістатіся з возможности Його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибуту для анотації и передачі Користувачем прав на редагування такого поля картки. Альо такє Рішення НЕ Завжди прійнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з ЦІМ, у Деяк СЕД існує так називана функція "Червоного олівця", за допомог якої можна графічно вказаті недолікі на самому зображенні.
В§ 3 Переваги Використання СЕД
За данімі Forrester Research, 38% компаний Зі списку Fortune 500 вважають Що придбання сучасної СЕД є критично Важливим для успішного ведення їхнього бизнеса. Відповідно до думки галузевих аналітіків (таких думок, Що від...
