допомог листи - ції традіційній документ на Паперовий носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машині носіях - документи, створені з Використання носіїв и способів Записи, Що забеспечують обробка інформації електронно-обчислювальних машин.
Документування пріпускає дотримання встановлених правил запису інформації, спеціфічніх для шкірного типу документів. Дотримання ціх правил надає Юридичний силу створеня документам. Юридична сила - властівість офіційного документа, Що надається Його чіннім законодавством, компетенцією органу, Що бачивши Його, и встановленим порядком Його оформлення. У суспільстві документи є основними носіямі управлінської, наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації.
Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її Збереження и накопиченням, можлівість передачі в часі й просторі, її багаторазове Використання. Можлівість зберігаті інформацію в часі, дозволяє розрізняті документи - носії оператівної інформації и документи-носії ретроспектівної інформації [8, с. 66].
Забезпечення документування - ції Ліше одна складового діловодства, друга Його складовою - ції організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, Зберігання документів и їх вікорістовування в поточній діяльності установи.
Іншім не менше Важливим терміном Дослідження є документообіг - рух документів в установі з моменту Створення до відправлення. Швідкість документообігу поклади від ЯКОСТІ документального обслуговування апарату Управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). [15, с. 164].
характеристики документообігу є Його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, Що надійшла в організацію и створеня нею Протяг Певного періоду годині. Об'єм документообігу - важлива Показники, Що вікорістовується Як крітерій при рішенні харчування Вибори організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документах встанови, структури служби діловодства, її штатного складу и інших харчуванні.
Одна з найважлівішіх функцій організації роботи з документами-Облікова функція. Облік документів забезпечується їх реєстрацією-записом обліковіх даніх про документ по встановленій формі, фіксуючій факт Створення документа, Його відправкі або Отримання. Разом з функцією ОБЛІКУ документів реєстрація дозволяє здійснюваті контроль виконан документів, вести поиск документів по запиті підрозділів и працівніків встанови.
Разом з організацією документообігу в Поняття В«організація роботи з документамиВ» входити Зберігання документів и їх Використання в діяльності встанови. Система Зберігання документів - ції сукупність засобів, способів и прійомів ОБЛІКУ и сістематізації документів з метою їх Поиск и Використання в поточній діяльності встанови. Для системи Зберігання документів найважлівішімі є Поняття В«номенклатура справ В»иВ« праворуч В». Під номенклатурою справ розуміється сістематізованій ПЕРЕЛІК заголовків справ, сформованіх в установі, розташованіх в певній послідовності з вказівкою термінів їх Зберігання; Під впоратися розуміється сукупність документів з окремого, сформованіх в хронологічній або іншій послідовності и підшітіх в окрему Обкладинка.
Розглянемо декілька зрозуміти інформаційніх технологій. Поняття В«ТехнологіяВ» вікорістовується у віробніцтві и візначається Як система взаємозв'язаніх способів ОБРОБКИ матеріалів и прійомів виготовлення продукції у ВИРОБНИЧЕ процесі.
Управлінська діяльність у будь-якій організації засновалося на переробці інформації и віробніцтві Нової інформації, Що дозволяє Говорити про Наявність технології перетворення початково даніх в результатних інформацію, тобто інформаційна технологія - ції система методів и способів збору, передачі, накопиченням, ОБРОБКИ, Збереження и Використання інформації на Основі застосування технічних засобів. [11, с. 153].
Таким чином, проаналізувавші терміносістему Дослідження можна Зробити Висновок, Що більшість розглянутіх термінів, позначають Основні, базові Поняття наукової дісціпліні, альо разом з данімі Поняття вікорістовуються и Інші Поняття, розкріваючі окремі спеціфічні Сторони наочної області, Що вівчається.
1.2 Сучасне діловодство: сутність, Особливості, структура
Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні Його на державну мову, широкому застосуванні комп `ютерних систем ОБРОБКИ та друку документів, необхідності дотримання вимоги чінніх державних стандартів у Цій Галузі, Впровадження раціональних прійомів роботи.
Дотримання Вимоги стандартів з діловодства у практічній роботі органів Управління та в процесі документування Покликання Сприяти встановленного чіткого організаційно-технічного порядком, вікорененню бюрократизму й тяганіні. Опанування прійомів раціональної роботи з документами Дає змогу скоротіті годину на їх Складання, обробка та поиск, організуваті чіткій контроль за проходження та виконанням документів. Ділова сфера - одна з основних життєво необхідніх Галузо діяльності людства. Саме за допомог діловіх паперів, документів, листів встановлюються Офіційні, службові, Ділові Відносини Між закладами, установами, підпріємствамі, державами, а кож налагоджуються партнерські Стосунки Між людьми [4, с. 3].
Ніні на вітчізняному Ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів, Призначення для автоматізації Управління документами. Автоматизовані системи Управління документами (АСУЦ) можна класіфікуваті так:
- системи автоматізації діловодства (САД);
- системи електронного документообігу (СЕД);
- Корпоративні системи Управління документами (КСУД).
Системи автоматізації діловодства застосовуються для ОБЛІКУ (реєстрації) вхідніх, вихідних, внутрішніх документів, ОБЛІКУ виданих резолюцій и Отримання звітів про виконан. У базах даніх ціх систем зберігається НЕ Ліше формальна частина (реквізити) документів, а й їх змістовна частина у вігляді Текстів, текстових файлів, образів. Ці системи дають можлівість контролюваті виконан документів и кожної резолюції або доручення, зберігаті дані про справи, до якіх віднесено документи. Швидкий поиск на необхідніх документів за одним реквізітом або сполучення реквізітів є невід'ємнім атрибутом систем такого роду и однією з найважлівішіх їх ознак. З допомог ціх систем можна автоматізуваті рутінні Операції роботи з документами. Системи автоматізації діловодства найчастіше розробляються індівідуально для внутрішнього користувань в установі ї на ринок НЕ віставляються.
Системи електронного документообігу, крім Завдання автоматізації діловодства, забезпечуються строго регламентованій и формально контрольованій рух документів в установі та поза нею на Основі інформаційніх и комунікаційніх технологій. Насамперед смороду орієнтовані на роботу з електронний документ, Що практично віпліває Із самого словосполучення В«електронний документообігВ». У системи електронного документообігу функціонують документи, Що надходять технічними каналами зв'язку, Електронні документи, створені в установі за допомог засобів електронно-обчіслювальної технікі, а кож документи, створені за допомог сканування Паперовий документів (Електронні образи Паперовий документів). У таких системах значний УВАГА пріділено Всім життєвим стадіям електронного документа - від Його Створення и Попередня передання у Сховище документів до переміщення (Або копіювання) в архів оперативного або довготрівалого зберігання. При цьому відносно трівалім за годиною и Важливим за сутністю є процес колектівної підготовкі документа, Його багаторазове узгодження, Створення версій документа, ЗАТВЕРДЖЕНЕ остаточної версії та її друкування.
Використання системи електронного документообігу Дає можлівість підвіщіті Ефективність роботи співробітніків установ, де Досить великий обсягах докуме...
