ічна точка зору - по даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікований - є можливість швидко звернути увагу на ключові моменти. Та й з технічної точки зору - уніфікація текстів спрощує і здешевлює використання електронної техніки, комп'ютерів. І, нарешті, система ГОСТів закріплює вимоги до змісту документа - його обсягом, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка і т.п.; вимоги до мови документів.
3. Засоби копіювання та оперативного розмноження документів, робота з ними. У процесі управління виникає необхідність копіювання та розмноження документів. Для цієї мети застосовується копіювально-розмножувальна техніка. Ще зовсім недавно в цьому питанні все так було складно - жах наводять одні назви: способи копіювання - термографічний, фотографічний, електрографічний; тут тобі і спеціальна термореактивних папір, і восківці (В«При листі на восківці лентоводітель пишучої машини відключається. В місцях зображення букв віск пробивається ... В»- які жахи!), гектографи, ротатори ... З приходом комп'ютерів світ кардинально змінився. Копіювання і розмноження документів стало можливим за допомогою спеціальних копіюють і скануючих програм, дуже легко і швидко здійснюється просте ксерокопіювання. Копіювання документів стало широко доступним, і в яку організацію сьогодні не піди - всюди потрібні копії, копії ...
4. Класифікація документів. Документи поділяють на службові (виходять від імені установ, організацій, підприємств або представляють їх посадових осіб) і особисті (створені окремими громадянами - автобіографія, заява, довіреність, розписка, листи, пропозиції). Такі документи, як паспорт, посвідчення, документи про освіту та ін установи видають громадянам на руки. Службові підрозділяються: ОРД (Організаційно-розпорядча документація) - організаційна (положення, статути, інструкції, правила); розпорядча (постанови, розпорядження, накази з оргпитань); довідково-інформаційна (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти, протоколи); про особовий склад (накази про особовому складі, особисті справи, характеристики і т.д.); пропозиції, заяви і скарги громадян. За місцем складання документи можуть бути внутрішні (створює сама установа в процесі своєї діяльності) та зовнішні (ця документація приходить ззовні - від інших організацій, від окремих громадян). За складністю змісту - прості (відображають одне питання, одну тему) і складні (присвячені кількох питань). за формою - індивідуальні (довільно складені); типові (що представляють собою текст-зразок) і трафаретні (коли частина документавидрукувана заздалегідь - постійна інформація, а частина вписується при його складанні - мінлива інформація, тобто бланки). За стадіями створення - оригінали (створені в перший раз) і копії (повторне абсолютно точне відтворення оригіналу як вручну, так і за допомогою технічних засобів). Сьогодні вже часто електронна копія має юридичну силу оригіналу. Види копій - виписка (копія частини документа, яка видається на руки), відпустка (Повна копія відісланого документа, підшивається в справу установи-відправника, засвідчується поміткою В«вірноВ» і підписом відповідального за діловодство), дублікат (має однакову силу з оригіналом, видають у разі втрати власником справжнього документа).
Ще одна класифікація документів:
ВЁ За способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото-, відео-, аудіо-, кінодокументи, а також на різноманітних машинних носіях);
ВЁ За змістом або роду діяльності (Організаційно-розпорядчі, планові, бухгалтерські тощо);
ВЁ За призначенням (накази, положення, протоколи, статути, акти, звіти, листи, заяви ...);
ВЁ За видами (типові, тобто обов'язкові до застосування в певній галузі; зразкові, трафаретні, індивідуальні ...);
ВЁ За ступенем складності (прості, тобто присвячені одному питання і вирішуються в одному підрозділі; та складні - містять ряд проблем);
ВЁ За місцем складання (вхідні, вихідні та внутрішні);
ВЁ За терміном виконання (термінові і нетермінові);
ВЁ За сферою дії (службові, або ділові; та офіційно-особисті - із зазначенням конкретної особи);
ВЁ За ступенем гласності (звичайні - без обмеження доступу; та з обмеженням доступу - секретні, для службового користування, що містять комерційну таємницю, конфіденційні);
ВЁ За юридичною силою (оригінали володіють повною легітимністю, якщо підписані посадовою особою, підпис якого засвідчена відбитком печатки; копії, відпустки - по суті, це другий примірник оригіналу, підписаний керівником та завірений печаткою; дублікати, підроблені);
ВЁ За ступенем повноти представленої інформації (повні і виписки, тобто копії частини документа);
ВЁ За строками зберігання - в одну папку (справа) повинні направлятися документи, що мають однаковий термін зберігання.
Класифікації можуть бути різні.
5. Номенклатура справ, утримання, використання. Документи організації повинні зберігатися в установленому порядку. Такий порядок може бути забезпечений тільки при наявності грамотної та чіткої систематизації документів. Основою систематизації документів в діловодстві є їх групування в справи. Справа - це сукупність документів, або документ, що відноситься до одного питання або ділянки діяльності, поміщених під одну обкладинку. Порядок розподілу документів у справи називається номенклатурою справ. Це систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в діловодстві організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатури справ бувають: типові (що містять уніфіковані заголовки справ, що утворюються в діловодстві однорідних установ); зразкові (встановлюють приблизний склад справ, що заводяться в діловодстві) і конкретні. Типові і зразкові є методичними посібниками і використовуються при складанні номенклатур справ конкретних організацій. За своєю суттю номенклатура справ - це класифікатор справ, в які групуються виконані документи. З її допомогою забезпечується збереження і полегшується пошук документів. Вона є також обліковим документом для справ тимчасового (до 10 років) зберігання. номенклатура справ складається з розділів, відповідних структурних підрозділах (для великих організацій, і першим розділом повинна йти служба документаційного забезпечення - ДОУ, тому що саме в цій службі створюються і зберігаються документи, які фіксують розпорядчу діяльність керівництва) або напрямками діяльності фірми (для невеликих організацій розділи: організаційно-розпорядча діяльність; планово-звітна; виробнича; комерційна; маркетинг; діяльність по забезпечення безпеки; довідково-інформаційна; фінансова; громадська; управління персоналом та ін). Будь, створений або отриманий в організації, документ повинен мати свою В«справуВ» в номенклатурі, в яке він поміщається. Кожна справа, включена до номенклатури справ повинно мати індекс (номер), який складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділи (або напрямки діяльності) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах розділу (графа 1). Заголовок справи (графа 2) повинен стисло відображати зміст і склад документів справи. Заголовок складається з наступних елементів: назва виду справи або документа; автор документа (Назва організації чи структурного підрозділу); короткий зміст документів справи; назву адресата (кореспондента) документа; назву місцевості, з яким пов'язаний зміст документа; дати (період), до яких відноситься зміст документів справи; вказівки на копійность документів. Чи не кожна справа буде містити повний набір цих елементів - це залежить від характеру документів, зібраних в одній справі. Всередині номенклатури справ заголовки розташовуються за ступенем їх важливості: спочатку організаційно-розпорядчі документація - нака...
