я у двох банкетних залах.
Перший зал призначений для зустрічі гостей. Він оформляється і накривається, як зал для прийому-коктейль і передбачає наявність декількох барних стійок для напоїв. В іншому залі накривають один або кілька фуршетних столів, на кожному з яких відсутня скляний посуд для напоїв. Офіціанти в підсобному приміщенні наповнюють фужери, келихи, чарки, стакани напоями, встановлюють їх на підноси і пропонують гостям.
Банкет-чай - вид банкету, на якому господинею є жінка, і влаштовується він для жінок. Однак у ньому можуть брати участь і чоловіки. Такий банкет проводять у другій половині дня, зазвичай з 16-18 годин., тривалість його не більше 2-х годин; кількість учасників 6-12 чоловік, але може бути і більше. Обслуговування банкету проводиться з розрахунку 2 офіціанта на 8-10 гостей.
Для банкету-чаю підбирають невеликий затишний зал з неяскравим освітленням і оригінальним інтер'єром.
2. Порядок прийому замовлення і розрахунку
Прийом замовлення є основним при організації банкету, оскільки в ньому докладно і своєчасно продумані й узгоджені всі умови і порядок проведення банкету між його упорядниками (замовниками) та адміністрацією ресторану. Як правило, заявку на проведення банкета приймає метрдотель, тобто той, хто буде безпосередньо керувати банкетом.
При прийманні замовлення на організацію банкету метрдотель повинен погодити із замовниками цілий комплекс питань; уточнити дату і годинники проведення банкету; кількість гостей та їх склад (стать, вік, національність, професії); відмічувана подія; загальну суму асигнувань; суму на кожну персону; форму оплати - наявними, у кредит (для організацій) і т.д.; список запрошених почесних гостей. Необхідно уточнити, з ким вести переговори при обслуговуванні (бажано з однією людиною). Метрдотель, перш ніж прийняти замовлення, повинен ознайомити замовника із залом, в якому буде проходити банкет, погодити з ним план розміщення столів, при цьому обумовлюються такі питання, як місця почесних гостей або план розміщення гостей за кожним столом в окремо, уточнюють, чи буде поданий гостям аперитив, чи потрібні квіти для прикраси столу, музичний супровід і місце для танців. Одночасно знайомлять замовника з правилами роботи підприємства, порядком обслуговування, а також порядком відшкодування збитків.
При оформленні замовлення погоджують дату, час початку та закінчення урочистостей. Після цього можна приступити до складання меню з урахуванням конкретних продуктів, вирішити питання необхідності включення блюд національної кухні і т.д.
Адміністрація ресторанів вищої категорії зобов'язана надати відвідувачам можливість вести міжміські та міжнародні телефонні переговори за окрему плату, а також користуватися телефонами-автоматами; викликати по їх прохання легкові автомашини - таксі; приймати надіслані на адресу відвідувачів святкових вечорів, банкетів, весіль вітальні телеграми; забезпечувати відвідувачів за їх попереднім замовленням живими квітами за окрему плату, приймати заявки на музичне обслуговування і фотографування.
При прийомі замовлень від різних посольств на організацію банкетів-прийомів слід уточнити: чи слід вивішувати великі державні прапори в залі прийомів, якщо так, то де їх отримати, коли і як повісити, хто буде запрошений з почесних гостей, чи потрібна додаткова установка мікрофона на столі або в певному місці залу. Уточнюють порядок розміщення гостей за столом, дізнаються, потрібно чи виступ оркестру, концерт. Слід з'ясувати, чи потрібний мікрофон для виклику автомобілів до під'їзду при роз'їзді гостей. У таких випадках запрошують диктора, що володіє двома-трьома мовами (обов'язково англійським).
При оформленні замовлення замовник повинен внести аванс у розмірі не менше 50% вартості замовлення і отримати квитанцію до прибуткового касового ордера. Замовлення реєструється в спеціальній книзі обліку, яка повинна бути пронумерована, прошнурована та мати запис про кількість листів, скріплену печаткою.
Не пізніше, ніж за два дні до торжества працівник, який брав замовлення. Спільно із замовником оформляє замовлення-рахунок. Номер замовлення-рахунку повинен відповідати номеру, зазначеному в книзі обліку замовлення.
Замовлення-рахунок виписується в п'яти примірниках, затверджується керівником підприємства громадського харчування, передається в касу.
При видачі першого примірника замовлення-рахунку замовнику касир отримує від нього доплату і проставляє на всіх п'яти примірниках замовлення-рахунку штамп "Сплачено", запевняючи кожен екземпляр своїм підписом. Другий екземпляр замовлення-рахунку залишається у касира, а в день проведення урочистостей він здає його в бухгалтерію разом з касовим звітом. Третій примірник передається виконує замовлення, який звітує в кінці обслуговування, четвертий і п'ятий - матеріально відповідальним особам виробництва і буфета.
Касир на підставі замовлення-рахунку друкує на контрольно-касової машині чеки і передає їх офіціантові або барменові, що підтверджують отримання чеків на другому примірнику замовлення-рахунку. У разі зменшення замовлення по сумі гроші можуть бути повернені замовнику або на цю суму відпускається інша продукція. Всі зміни відображаються у замовленні-рахунку.
Форма книги обліку замовлень на обслуговування урочистостей
(найменування підприємства громадського харчування)
Книга обліку замовлень на обслуговування урочистостей
на________________г.
№ замовлення
Дата прийому замовлення
Прізвище замовника, адреса, телефон
Дата торжества, годинник початку обслуговування
Кількість персон
В якому залі і характер заходу
Оплачено
Всього
Дата приходу замовника для складання замовлення-рахунку
Прізвище особи. прийняв замовлення
Відмітка про виконанні замовлення
Прізвище відповідального за виконання замовлення
Аванс
Доплата
Дата, номер прибуткового ордера
сума
Дата, номер прибуткового ордера
Сума
Відпущено продукції
Повернено готівкою, номер видаткового ордера
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Форма замовлення-рахунку
Затверджую
__________________________________ Діректор_____________________________ (найменування підприємства громадського
харчування) В«____В» ___________________20__г.
ЗАМОВЛЕННЯ-РАХУНОК № ______
(служить розрахунковим документом)
Заказчик_________________________________________...
