жливим є вміння розрахувати необхідну для виконання час. Завжди майте на увазі відомий закон Мерфі і наслідки з нього.
Закон Мерфі. Якщо небудь неприємність може трапитися, вона трапляється.
Слідство. 1. Всяка робота вимагає більше часу, ніж ви думаєте.
2. Якщо чотири причини можливих неприємностей заздалегідь усунуті, то завжди знайдеться п'ята.
3. Надані самі собі, події мають тенденцію розвиватися від поганого до гіршого.
4. Як тільки ви беретеся робити якусь роботу, завжди знаходиться інша, яку треба зробити раніше.
Крім того, корисно тримати в розумі і другий закон Чизхолма: коли справи йдуть добре, щось повинно трапитися в самому найближчому майбутньому.
Так що час на виконання завдань треба виділяти із запасом, враховуючи ті можливі проблеми, які важко прогнозувати.
"Не базікай зайвого". Суть цього принципу в тому, що людина зобов'язана зберігати секрети своєї організації. Причому мова йде про всіх справах фірми чи установі, де він працює, - від технологічних до кадрових. Те ж можна сказати і про тих подробиці свого особистому житті, про які можуть повідати один одному по службі.
"Думай не тільки про себе, але і про інших ". Без цього не може бути й мови про будь успіхи. Не враховувати думку й інтереси покупця, клієнта або партнера - все одно що намагатися летіти у вакуумі, махаючи крильми. Один з бізнесменів сказав з цього приводу: "Всі неприємності відбуваються через егоїзм або зацикленості на своїх інтересах, наприклад, іноді намагаються зашкодити колегам, щоб заробити перевага в конкуренції з колегами або висунутися в рамках власного закладу ".
Завжди треба мати на увазі, що у всіх є свої інтереси і у всякій точці зору міститься частка істини, навіть якщо вам здається, що ваш опонент або співрозмовник абсолютно не правий. Тому непорушним вимогою ділового етикету є необхідність поважати чужу дум
ка і прагнення зрозуміти його. Зживає в собі внутрішній "більшовизм", тобто нетерпимість до інакомислення і прагнення знищити "супротивника". Інакше рано чи пізно знайдеться хтось, хто змушений буде "знищити" вас. До речі, терпимість і скромність аж ніяк не завадять вам бути впевненим у собі.
Одягайся як годиться. В цьому принципі найголовніше - необхідність вписатися в оточення на службі, а усередині цього оточення - в контингент працівників вашого рівня. Крім того, що вам треба "вписатися", ваша одяг повинна бути обрана зі смаком - відповідати моді за фасоном і колірній гамі. Те ж стосується взуття і преч аксесуарів.
Якщо відразу після роботи вам належить ділову вечерю, то не одягайтеся в вечірній туалет, інакше люди подумають, що у вас до них особистий, а не професійний інтерес (тим більше якщо ви зустрічаєтеся з особою протилежної статі).
Говори і пиши гарною мовою. Цей принцип означає, що всі промовлене і написане вами - записки, листи і т.д. - Повинні не тільки нести ясну і цілеспрямовану думка, але і бути викладені гарною мовою, причому всі власні імена повинні вимовлятися і писатися без помилок. У разі труднощів з граматикою і правописом користуйтеся словниками, підручниками та послугами більш грамотних співробітників.
Необхідно заборонити самому собі використовувати лайливі і нецензурні вирази - навіть чужі, які ви переказуєте. Існує безліч "словозаменітелей", які здатні передати ваше негативне ставлення до чого-небудь. До того ж не виключений варіант, що занадто принциповий начальник (особливо начальниця) може вас звільнити за ненормативну лексику.
2. Загальні правила ведення ділової переписки
Сучасні форми ділового листування, прийняті тепер у міжнародному спілкуванні, склалися близько 150 років тому. Батьківщина їх - Англія. Саме звідти ведуть свій початок основні правила етикету складання кореспонденції. За кордоном формальним сторонам ділової та особистої кореспонденції приділяється більше уваги, ніж у нас. І тому, щоб не зіпсувати через незнання хороших взаємин з партнерами за кордоном, етикет листування повинен строго дотримуватися.
Сьогодні, в епоху електронної пошти, телефаксу і комп'ютера добре написані особисті, рекомендаційні, вітальні та інші листи, різного роду листівки, телеграми, традиційно і красиво виконані запрошення доставлять задоволення одержувачу, а щирі співчуття дозволять скрасити втрату.
Значна частина ділових контактів у всьому світі здійснюється за допомогою листування. Тому дуже важливо вміти писати ділові листи, які дають найбільш вигідне уявлення про вас особисто і про вашу організацію.
В принципі, всі офіційні листи складаються за єдиним міжнародним стандартом. У відповідності з ним лист пишеться не від конкретної особи, а від особи колективного - юридичної. Така форма викладу визначається тим, що в службовому листі виражаються колективні інтереси і підписується воно, як правило, офіційною особою - директором підприємства, установи, головою комісії, секретарем оргкомітету (або просто оргкомітетом, що не зовсім вірно).
У Росії немає загальноприйнятого стандарту службового листа, але все-таки є певні правила, які слід дотримуватися.
Організації, що займаються бізнесом, як правило, використовують для ділового листування фірмові бланки, надруковані типографським способом. Особисті ділові листи друкуються на звичайному папері.
Папір для листа повинна бути чистою, акуратно обрізаним.
Службові листи пишуться тільки по одному питанню, при цьому інформація повинна бути вичерпною, а лист по можливості короткою.
В службових листах не повинно бути складних речень, не рекомендується використовувати складні способи мотивування.
Обсяг службового листа не повинен перевищувати півтора сторінок машинописного тексту. У тих випадках, коли необхідно викласти більш розлогі відомості, довідки, висновки і т. п., фактично діловим листом буде лист, супроводжуюче ці документи (вони будуть додатком до листа). Обсяг додатків до листа і їх кількість не обмежені.
Слід відповідати на отримані листи негайно, протягом 10 днів. Якщо неможливо дати докладну відповідь у такий термін, необхідно принаймні повідомити про отримання листа і пояснити, чому відбулася затримка з відповіддю.
Всі учасники ділового листування повинні бути поставлені до відома про те, що зроблено по отриманні листа.
Слід письмово подякувати того, хто дав рекомендаційного листа. У цьому листі слід повідомити або повідомити про результатах ділового знайомства.
Важливо письмово дякувати за письмові поздоровлення та добрі побажання. Листи подяки за подарунки, надані послуги і за все, що має відношення до вашого бізнесу, можуть бути надруковані на бланку фірми. Слід писати на звичайному папері лише тоді, коли не виступають від імені фірми або від себе як члена цієї фірми.
Слід підписувати та відправляти тільки ті листи, які добре віддруковані, красиво розташовані на папері, бездоганно акуратні і зовні виглядають приємно, тобто листи, які відразу ж виробляють сприятливе враження. Лист - дзеркало, що відбиває зовнішність, смак і характер людини.
Ось кілька порад, необхідних для того, щоб діловий лист вийшло привабливим і правильно оформленим.
Для ділового листування необхідно користуватися папером кращої якості.
Конверт повинен відповідати бланку по якості і щільності паперу. Все, що надруковано на конверті на машинці або типографським способом, має відповідати надрукованому на папері.
Канцелярські речі повинні відрізнятися гарною якістю і шляхетним смаком. Ніколи не можна користуватися нестандартними конвертами і папером, використовуваної для щоденної ділової переписки.
Усі ділові листи слід друкувати на машинці принаймні у двох примірниках. Копія повинна зберігатися в папці для кореспонденції.
У правому верхньому куті під адресою організації, яка відряджає лист, ставиться дата відправлення листа. Дати зараз можна ...
