лової інформації і її реферування за завданням керівника; збір матеріалів для доповідей і мов керівника; ведення табеля обліку робочого часу;
Глава 3. Імідж секретаря-референта.
Імідж - це реальне або уявне уявлення про фірму - складає з фірмового стилю, який, у свою чергу, включає оформлювальний і діловий стиль. Зрозуміло, фірмовий стиль буде ефективно впливати на клієнтів лише за умови бездоганності якості вироблених фірмою товарів робіт, надаваних послуг. Але не в Щонайменше його ефективність залежить від дирекції та працівників фірми і в першу чергу - від секретаря.
Специфіка секретарської роботи полягає в операціях з документами і численних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, телетайпу, з допомогою листування. Причому, як правило, ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням декількох, часом навіть не пов'язаних між собою робіт і доручень. Це передбачає вміння правильно розподіляти увагу, швидко і безпомилково перемикатися з одного об'єкта на інший, оперувати з технікою і одночасно вести прийом відвідувачів. І все треба робити на високому професійному рівні, без нервозності, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично.
У секретаря теж повинен бути свій імідж. Під ним у даному випадку треба розуміти охайний, красивий, але не помітний зовнішній вигляд, уміння триматися в діловій і неформальній обстановці, високопрофесійний стиль роботи з документами і спілкування з людьми, зміст в порядку робочого місця і підсобних технічних засобів, виразну, грамотну і тактовну мова, дбайливе ставлення до людей, гарне настрій і, як вінець всього, - зміцнення авторитету фірми, її репутації у клієнтів.
Глава 4. Професійні і особисті якості помічника керівника.
Робота секретаря-референта відрізняється швидкоплинні ситуацією, різноманітністю виконуваних завдань і потребою їх оперативного рішення та необхідністю часто вести паралельно кілька видів робіт, різноманіттям контактів. Тому при прийомі на роботу секретаря-референта пред'являється ряд вимог, які можна разделіт' на вимоги до ділових і особистим якостям.
До ділових якостям перш за все відносяться професійні навички, тобто секретар-референт повинен мати спеціальне освіту, бути професійно підготовленим. Сьогодні секретарів-референтів готують як у вищих навчальних закладах, так і технікумах-коледжах. Готують секретарів і на численних і короткострокових курсах. Потреба в навчанні секретарів в країні велика.
Секретар-референт повинен відрізнятися високим рівнем самоорганізованості, тому саме на нього падає організаційне обслуговування керівника фірми. Він зобов'язаний забезпечити своєчасність підготовки наради, прийому, оформлення документа і т.д.
Чи не менш важливо така якість секретаря, як відповідальність за якісне і своєчасне виконання поставлених задач. Керівник повинен бути упевнений, що дане секретарю доручення буде виконано в термін.
Секретар-референт повинен відрізнятися ініціативністю, умінням приймати самостійні рішення в межах своєї компетенції, не чекаючи вказівок керівника по кожному приводу.
При підборі секретарів-референтів на одному з перших місць висувається вимога збереження службової таємниці, вміння в розмові проявити дипломатичність в розмовах по телефону і особистих контактах, тактовно піти від бесіди, яка може завдати шкоди справі фірми-це завжди цінується в співробітника.
До найважливішим якостям секретаря-референта відноситься - пунктуальність. Особливо велике значення має своєчасність пред'явлення документів та інформації для прийняття рішення, організація зустрічей, нарад. Секретар-референт ніколи нічого не забуде і своєчасно проінформує, нагадає, організовує.
Секретар- референт повинен володіти вмінням передбачати напружені ситуації та вміти детально спланувати роботу в цей момент.
Робота секретаря-референта ніколи не буде успішною, якщо він не буде відданий своїй фірмі, організації. Відданість в роботі основне якість для ідеальних відносин з керівниками.
Професіоналізм - Це якість увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційної характеристикою: вміння друкувати на друкарській машинці, працювати на комп'ютері, стенографувати, знати основи роботи з документами, правила орфографії і пунктуації, робота зі довідкової літературою.
Відповідальність - Секретар повинен бути готовий прийняти на себе відповідальність по виконанню завдань, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Це якість виробляється з досвідом роботи. При вирішенні таких питань, як підготовка документів, в бесіді з відвідувачем і по телефону секретар повинен використовувати строго перевірену інформацію, що має закритий характер, а також інформацію, яка може завдати шкоди організації або окремим особам. Необхідно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.
Організованість- вміння організовувати робоче місце, раціонально спланувати роботу, забезпечити безумовне виконання щоденних задач.
- - ловного виконання щоденних за-дач. Неприпустимі запізнення сек-ря на
Поінформованість - секретар повинен добре орієнтуватися в питаннях діяльності, за якими працює його керівник і фірма в цілому; бути в курсі подій, що відбуваються в установі.
Відданість професії - любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного вдосконаленню своєї майстерності необхідне умова для того, щоб стати не просто кваліфікованим виконавцем, а буквально першим помічником рук-ля організації.
Для вироблення ділових якостей, потрібно ряд особистих якостей, без яких не можна стати професіоналом. З них на перше місце слід поставити вміння адаптуватися, тобто швидко перемикатися з одного виду роботи на інший і здатність одночасно виконувати кілька доручень. Повільному працівнику складно впорається з різноманітними обов'язками секретаря.
Чи не менш важлива риса характеру - Комунікабельність - Тобто здатність легко встановлювати контакти, зв'язки. Замкнутому, малообщітельние людині важко працювати секретарем, враховуючи необхідність спілкування з великою групою людей.
До особистих якостям, необхідним секретарю, відноситься люб'язність, ввічливість, доброзичливість. Вони завжди проявляються не тільки при особистих контактах, але і при веденні телефонних переговорів. Саме ці якості створюють атмосферу в приймальні керівника, в офісі і допомагають в отриманні підтримки.
Зовнішній вид секретаря-референта повинен завжди відрізнятися охайністю, уміння одягатися з урахуванням ділової обстановки.
До особистих якостям секретаря-референта слід віднести і його прагнення до постійного поповненню і вдосконаленню як загальних, так і професійних знань референта.
Ділові і особисті якості, при виконанні тієї чи іншої роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. При оцінці праці секретарів прийнято виділяти ці раніше перераховані якості.
Висновок.
Таким чином, у професії секретаря поєднуються два, на мій погляд, суперечливих принципу: старанність і ініціативність. Досвідченому, добре знаючому своє справа секретарю, вміє брати рутинну роботу по обслуговуванню управлінського праці, суміщення цих двох начал дозволяє максимально раціоналізувати діяльність керівника, звільняючи його від величезного кількості технічних операцій, безпосередньо пов'язаних з виконанням повсякденних директорських обов'язків. Думаю, ...
