зи, розпорядження, положення, інструкції і т.д. При цьому заголовки справ, що містять розпорядження вищестоящих організацій, розташовують перед заголовками справ з наказами керівника власної організації. Далі - заголовки справ з плановими і звітними документами. Кадрові документи розташовуються в кінці. А після них йдуть заголовки справ для групування документів громадських підрозділів (наприклад, профспілкового комітету). В номенклатурі справ на основі переліків документів встановлюються терміни зберігання (Графа 4) документів. Терміни можна змінювати, але тільки у бік їх збільшення. Номенклатура справ організації складається з номенклатур справ її структурних підрозділів (або напрямів діяльності). До номенклатурі справ створюється науково-довідковий апарат: зміст, список прийнятих скорочень, список переліків документів для визначення термінів зберігання документів і т.д. перший примірник зберігається в службі ДОП, другий використовується цією службою як робочий При появі справ. За При складанні номенклатури справ
В Порядок їх документи. кореспондентів.
В Відомості, підписи.
6. Це В У відношенні У відношенні Терміни керівником). Якщо останній день терміну виконання документа Про це Про особи.
7. реєстраційний номер. Внутрішні На Реєстрація
8. реєстрації.першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, вказуючих місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю та пошуку документа. Кожен документ реєструють лише один раз: вхідні документи - у день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Не всі документи проходять реєстрацію (не реєструють вітальні листи, запрошення, каталоги, прайс-листи, сповіщення, листи з позначкою В«особистоВ»). Кожна установа має перелік документів, що не підлягають реєстрації. Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовують єдину реєстраційну картку - РКФ (Реєстраційно-контрольна форма). Її заповнюють машинописним або рукописним способом. В установах з невеликим документообігом всі документи реєструють у журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп (на нижньому полі першого аркуша з правого боку). Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Для внутрішніх документів звичайно використовується порядкова нумерація. Нерідко для реєстрації надходять різноманітні інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, листи, телефонограми, факси, довіреності. Інформація, яка міститься в них, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. Ці документи часто служать підставою для прийняття розпорядчих документів. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, ведучому все діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека являє собою картотечний ящик або кілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напрямки діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється таку кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки за будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і по ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран і на друк в табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили у багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації по документам і самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів.
9. Етапи руху і порядок обробки документів. Рух документів всередині установи (документообіг) складається з наступних етапів: облік, довідкова робота, контроль, відправка і зберігання документів. Головний принцип правильної організації документообігу - оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу і праці на їх обробку. Усі вхідні (надходять в установи), витікаючі (Відправляються) і внутрішні документи перебувають на обліку в установі. Для обліку, контролю та пошуку документів проводиться їх реєстрація: вхідні - у день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Для цього застосовується єдина реєстраційна картка. В установах з невеликим документообігом всі документи реєструють у журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і. наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, ведучому все діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека являє собою картотечний ящик або декілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напряму діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки за будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної-картку документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і по ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати по...
