що справжній секретар повинен бути "Єдиний у двох обличчях " - і слухняний виконавець волі свого керівника, і його активний помічник, як б прокладаючи шлях до якнайшвидшого досягненню кінцевих цілей управління.
Важко сьогодні уявити діяльність будь-якої установи, підприємства, організації без секретаря. І дійсно, секретар-особа фірми. Він перший, з ким стикається прийшов в установа відвідувач. Перший, з ким зустрічається, починаючи трудової день, керівник . Перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Тому, від поведінки секретаря під чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.
Секретар повинен бути завжди "у формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення, уміти спокійно, без розгубленості, різкості суєти і з гідністю вирішувати питання в рамках своєї компетенції. І в той же час йому необхідний дар відчувати "Нюанси" справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, в Зокрема, "не бачити і не чути "того, що не слід бачити і чути. Секретар на увазі і в курсі багатьох справ.
Для мене професія секретаря приваблива. Функції його різноманітні. Ряд з них неважко освоїти за порівняно короткий період часу. Іноді секретарю доводиться виконувати разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську розмову, відвідувати хворого товариша по службі і т.д.
Технічне оновлення виробництва, вдосконалення процесів праці вимагають постійного підвищення знань і вмінь всіх категорій працівників, включаючи секретарів.
Сьогодні у всіх розвинених країнах в підготовці секретарів стався поворот до значного розширенню професійної ерудиції та кругозору, підвищенню здатності самостійно вирішувати різні завдання. Сама життя орієнтує підприємства і установи на підготовку секретарів-референтів, вміють професійно збирати і аналізувати корисну для бізнесу інформацію. Майбутнє професії секретаря, безсумнівно, пов'язане з володінням електронної технікою, в тому числі аудіовізуальної, розмножувальної, обчислювальної, комп'ютерної, іноземними мовами, основами журналістики і рекламоведенія, а так само методами етичного самовиховання, бо, крім високих професійних якостей, у цієї професії особисті грають на останню роль.
Розділ II. Збереження і пошук файлу в Word'е
Введення
Всі простір жорсткого диска займають окремі сектора, звані файлами, і складові файлову структуру жорсткого диска. Суворе впорядкування зберігання інформації, яке стало можливо завдяки виділенню окремих програм, їх елементів в файли, дозволяє швидко працювати самому комп'ютеру, користувачеві. Цей же елемент зберігання інформації був перенесений і для документів. Якщо документ, з яким ви працюєте, може коли-небудь в майбутньому знадобитися вам знову, ви повинні записати його під якимсь ім'ям, яке дозволить вам знайти цей документ згодом. Зберігши документ, ви завжди маєте можливість знайти і відкрити його за допомогою команди Файл - Відкрити.
Ви можете зберегти свій документ на якому диску і в будь-якій папці дискової системи. Можна також зберігати документ у файлах різного формату, що дасть можливість іншим програмам відкривати файли з вашими документами і працювати з ними, як якщо б це були їхні власні документи.
На випадок, якщо вам важко знайти збережений документ. Word пропонує спеціальні інструменти, дозволяють сортувати і шукати файли різними способами, користуючись такими властивостями файлу, як його місце розташування, автор, дата створення, вміст й інше.
Глава 1. Збереження файлу.
Зробивши небудь вартісне зі своїм документом, ви обов'язково повинні зберегти його у файлі на диску. Щоб зберегти документ, зробіть наступне:
1. Клацніть по кнопці Зберегти, показаної нижче, на стандартній панелі інструментів. Word виведе на екран діалогове вікно Збереження документа.
2. Виберіть диск і папку на диску, в якій ви хочете зберегти ваш документ. Якщо вам необхідно створіть нову папку для зберігання документа.
3. Введіть ім'я для вашого документа (або прийміть ім'я, запропоноване Word) і клацніть по кнопці Зберегти. Ім'я може бути довжиною до 255 символів, включаючи розширення ". Doc". Однак від вас ніхто не вимагає вводити це розширення, так як Word додасть ". Doc" до імені файлу автоматично. Це розширення імені файлу дозволяє всім програмам знати, що цей файл є документом, створеним в Word.
У рядку стану при цьому видна смуга прогресу, показує процес збереження документа Word.
Одного разу зберігши свою роботу, ви можете клацати по кнопці Зберегти на стандартній панелі інструментів і зберігати таким чином ваш документ знову і знову без необхідності вказувати його ім'я. Word при цьому не буде виводити на екран діалогове вікно Збереження документа.
В§ 1.1. Створення нової папки
Щоб створити нову папку в поточній відкритій папці, клацніть по кнопці Створити нову папку діалоговому вікні Збереження документа.
Word виведе на екран діалогове вікно Створення папки. Введіть ім'я, відповідне того, що ви збираєтеся зберігати в цій папці.
В§ 1.2. Зміна імені і місця зберігання документа
Через різних причин вам може знадобитися змінити ім'я файлу або місце де він зберігається. Наприклад, якщо Ви відредагували файл і хочете зберегти його нову версію під новим ім'ям, залишивши старий варіант недоторканим, то вам потрібно перейменувати файл з вашим документом. Крім того, вам може знадобитися перенести файл на інший диск або в іншу папку. Щоб змінити ім'я файлу або місце його зберігання, зробіть наступне:
1. Виберіть команду Файл - Зберегти як.
2. Якщо необхідно, вкажіть потрібний диск або потрібну папку, в якій буде зберігатися документ.
3. Якщо необхідно, введіть інше ім'я для документа.
4. Клацніть по кнопці Зберегти.
В§ 1.3. Інші можливості збереження.
Крім того, що Word надає вам можливість зберігати документ під різними іменами і в різних місцях, ви можете встановлювати деякі дру-Гії опції, відносяться до збереження. До найбільш цікавим з цих опцій при-надлежат: створення страхувальної копії, дозвіл або заборона "Швидкого збереження ", збереження документа в файлі іншого формату, а також установка захисту паролем, щоб запобігти несанкціонований доступ до вашого до-кументи. Крім цього, Word має кілька інших опцій збереження документів.
В§ 1.4. Резервні копії документа.
Напевно, вам не раз доводилося, змінивши файл, шкодувати про те, що ви не зробили резервної копії первісного варіанта. В цьому випадку Word може прийти до вас на допомогу, створивши таку копію автоматично. Щоб забезпечити створення резервних копій документів, зробіть наступне:
1. Виберіть команду Сервіс - Параметри.
2. У діалоговому вікні Параметри виберіть вкладку Збереження, встановіть прапорець Завжди створювати резервну копію і клацніть по ОК.
Коли ви встановите прапорець Завжди створювати резервну копію, кожен раз при збереженні документа Word буде записувати попередню версію файлу під тим же ім'ям, але з розширенням . Bak замість . Doc.
1.5. Швидке збереження.
Фірма Microsoft додала в Word можливість "Швидкого збереження ". Ця можливість дозволяє вам майже не витрачати час на збереження документа, тим самим підвищуючи швидкість вашої роботи. Однак здатність Word швидко запису-вать документ досягнута в результаті деякої хитрості програмістів - созда-телей Word, і ця хитрість, як і всі хитрощі, неминуче має свою оборотну сторону. В даному випадку ціною швидкого збереження є підвищені тре-б...
